E-dotacje, czyli jak nie stracić płynności

W przypadku projektów e-biznesowych – już na etapie planowania inwestycji – niezwykle istotne jest zapewnianie odpowiednich źródeł finansowania, które zagwarantują utrzymanie płynności finansowej przedsięwzięcia.  Tym bardziej, że beneficjentami POIG 8.1 są w większości mikro i małe firmy typu start-up, czyli nierzadko młodzi przedsiębiorcy dopiero rozpoczynający swoją przygodę z biznesem.

Przy doborze strategii finansowania warto pamiętać o istnieniu kilku źródeł, z których można skorzystać. Są to: środki własne, zaliczki i płatności refundacyjne, przychody firmy oraz kredyty bankowe lub fundusze pożyczkowe.

Środki własne

Podstawą sprawnej realizacji projektu, bez której finansowanie e-biznesu stoi pod dużym znakiem zapytania są środki własne. Oprócz kapitału wnoszonego do spółki można postarać się o inwestora, np. anioła biznesu, czyli doświadczonego przedsiębiorcę, który zainteresowany naszym pomysłem i przekonany o jego rynkowym potencjale będzie w stanie – najczęściej w zamian za udziały w spółce – wyłożyć własne pieniądze oraz służyć pomocą i doradztwem na każdym etapie realizowanego projektu. Jeśli jednak ktoś nie posiada wystarczających środków własnych, a nie chce dzielić się z nikim udziałami, nie jest zdany tylko na siebie.

Zaliczki

Inną opcją finansowania są bowiem zaliczki dostępne na początku realizacji projektu. Aby móc je otrzymać należy, już po podpisaniu umowy o dofinansowanie, a jeszcze przed rozpoczęciem projektu, złożyć wniosek o płatność zaliczkową, który opiewa na maksymalnie 30% kwoty dofinansowania. Na przykład jeśli w umowie o dofinansowanie wartość całkowita projektu to 950 000,00 PLN, a kwota dofinansowania wynosi 807 500,00 – oznacza to, że można ubiegać się o 242 250,00 PLN zaliczki.

Przy założeniu, że projekt podzielony jest na 8 etapów po 3 miesiące, taka kwota pozwala nam na sfinansowanie co najmniej I etapu projektu. Jeżeli projekt rozpoczął się przed podpisaniem umowy, zaliczkę w kwocie do 30% dofinansowania można jeszcze uzyskać na pozostałe, nierozpoczęte etapy. Zaliczka wpływa na konto Beneficjenta określone w umowie o dofinansowanie jako konto zaliczkowe. Trzeba się z niej rozliczyć poprzez złożenie wniosku o płatność za dany etap.

Planując zaliczkę należy tak skonstruować harmonogram, aby jej wypłata nie przypadała na koniec roku kalendarzowego, ponieważ zaliczkę należy wydać w roku jej przyznania. A przykładowo zaliczka w kwocie 242 250,00 PLN otrzymana w listopadzie może okazać się zbyt dużą kwotą do wydania do końca roku w przypadku, gdy na dany etap potrzebujemy np. 150 000,00. Dla Beneficjenta oznacza to konieczność zwrotu niewykorzystanej zaliczki (w opisanym przypadku jest to kwota 92 250,00) do 15 stycznia następnego roku.

Refundacja

Po wyczerpaniu zaliczki projekt finansujemy ze środków własnych, ale w ciągu 30 dni po każdym z etapów ubiegamy się o zwrot środków w postaci refundacji, która może stanowić źródło finansowania następnego etapu. Elementem minimalizującym obawy o płynność finansową jest podjęcie pewnych kroków już na etapie planowania założeń projektu.  Należy do nich bez wątpienia odpowiednio sprofilowany harmonogram rzeczowo-finansowy uwzględniający np. 3-miesięczne etapy. Taki zabieg pozwala na częstsze rozliczanie projektu i stosunkowo regularne wpływy refundacyjne. Tym niemniej należy pamiętać, że termin otrzymania refundacji wydłuża się jeżeli składane przez nas wnioski o płatność są niekompletne lub posiadają błędy.

Przychody firmy

Ponadto – sporządzany jeszcze na etapie dokumentacji aplikacyjnej – model biznesowy projektu określa różne przychody firmy w skali roku, czyli, najprościej mówiąc, to na czym nasza firma będzie zarabiać zarówno na etapie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu. Przemyślany model biznesowy może zawierać przychody np. z reklam. Internet dostarcza wielu możliwości promocyjnych, a znalezienie potencjalnych reklamodawców tematycznie związanych z e-usługą nie powinno być trudne. Taki sposób finansowania i zapewnienia płynności finansowej jest również powszechny wśród obecnych Beneficjentów realizujących projekty e-biznesowe.

Kredyty i fundusze pożyczkowe

Dodatkowym źródłem finansowania projektów e-biznesowych może być kredyt bankowy lub fundusz pożyczkowy. Uzyskanie zewnętrznego finansowania jest jednak uzależnione od posiadania zdolności kredytowej i ewentualnych zabezpieczeń. Jeżeli jest to kredyt na finansowanie bieżącej działalności bez wskazania celu, wówczas środki takie traktowane są jak środki własne Beneficjenta.

Natomiast kredyt przeznaczony na finansowanie konkretnego projektu, wiąże się najczęściej z dokonaniem cesji wierzytelności z umowy o dofinansowanie na bank kredytujący. Taka forma wymaga zgody Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej oraz podpisania aneksu do umowy.  Należy jednak nadmienić, że proces aneksowania umowy jest długotrwały i wstrzymuje weryfikację złożonych wniosków o płatność, a tym samym przekazywanie refundacji.

Podsumowując, dla powodzenia projektu e-biznesowego współfinansowanego z działania 8.1, tak samo zresztą jak dla powodzenia każdego przedsięwzięcia biznesowego, kluczową kwestią jest  odpowiedni dobór wewnętrznych i zewnętrznych sposobów finansowania. Tylko umiejętne  zagwarantowanie środków i zapewnienie płynności finansowej daje szansę na powodzenie projektu. Na sukces należy pracować od początku – od koncepcji projektu i modelu biznesowego po rzetelną realizację projektu uwzględniając dostępne zaliczki, transze refundacyjne, środki własne, kredyty i fundusze pożyczkowe oraz przychody firmy.

Zofia Cierzniak, Specjalista ds. funduszy UE, Departament Dotacji, ECDF