Windykacja – co to jest i jak przebiega postępowanie windykacyjne?

Masz fakturę, której nikt nie chce opłacić? Klient nie odbiera telefonów, a Twoje monity trafiają w próżnię? Brzmi znajomo? Właśnie w takich sytuacjach konieczna jest zwykle windykacja – nie taka straszna, jak ją malują. W tym artykule rozwiejemy wszystkie wątpliwości: windykacja co to, jak działa, z czego się składa proces windykacji i jak wygląda postępowanie windykacyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Co to jest i na czym polega windykacja?

Zanim zaczniemy mówić o działaniach windykacyjnych, pozwól, że rozwiejemy jedną z największych wątpliwości: na czym polega windykacja? To nie to samo, co egzekucja komornicza, choć wiele osób wrzuca oba pojęcia do jednego worka. Windykacja to cały proces windykacyjny, czyli zestaw kroków podejmowanych w celu odzyskania należności – najpierw polubownie, potem (jeśli trzeba) przez sąd, a w ostateczności przy wsparciu komornika.

W praktyce to działania zmierzające do tego, by nakłonić dłużnika do uregulowania należności, zanim sprawa wymknie się spod kontroli. Możesz to robić samodzielnie, przez firmę windykacyjną, albo – w trudniejszych przypadkach – przy wsparciu prawnika i sądu.

Działania windykacyjne a korzystanie z egzekucji komorniczej – nie myl tych pojęć

To bardzo częsty błąd. Ludzie myślą, że windykator to komornik. Otóż nie! Choć cel mają ten sam – odzyskać pieniądze – to ich kompetencje są zupełnie inne.

Windykacja to szerszy termin. Obejmuje zarówno działania przed sądem, jak i działania w imieniu wierzyciela jeszcze zanim dojdzie do pozwu. Z kolei egzekucji komorniczej dokonuje wyłącznie komornik sądowy, ale dopiero wtedy, gdy istnieje prawomocny wyrok sądu, czyli tytuł wykonawczy z nadaną klauzulą wykonalności.

Sytuacje, w których trzeba odzyskać pieniądze – dlaczego dochodzi do windykacji?

Zacznijmy od prostego przykładu, który niestety zna zbyt wielu przedsiębiorców: wystawiasz fakturę, czekasz na przelew i… nic. Mija tydzień, dwa, miesiąc – dalej nic. Właśnie wtedy konieczna jest windykacja należności, a Ty zastanawiasz się, co poszło nie tak. No właśnie – dlaczego w ogóle dochodzi do windykacji?

Wbrew pozorom, to wcale nie musi być zła wola dłużnika. W wielu przypadkach winna jest zwykła ludzka niefrasobliwość, chaos organizacyjny albo brak komunikacji. Ale nie oszukujmy się – bywają też sytuacje, w których jedynym rozwiązaniem jest procedura odzyskiwania długów, bo dłużnik po prostu unika kontaktu i liczy, że jakoś to będzie.

Najczęstsze przyczyny powstania zadłużenia:

• Nieterminowe płatności – klasyka. Dłużnik ma pieniądze, ale „zapomniał”, „coś mu wypadło” albo „czeka na przelew od swojego kontrahenta”. A Ty w tym czasie tracisz płynność.
• Problemy finansowe dłużnika – czyli tzw. efekt domina. Jedna niezapłacona faktura potrafi zablokować kolejne. I nagle ktoś, kto zawsze płacił na czas, staje się obiektem działań windykacyjnych.
• Błędy w komunikacji lub umowach – źle wpisany numer konta, brak akceptacji warunków, sporne zapisy. Z takich drobiazgów rodzą się potem duże problemy i potrzeba odzyskiwania należności na drodze prawnej.

Zadłużenie a biznes – więcej niż tylko koszty windykacji

Wiesz, co jest najgorsze? Że nieuregulowana faktura to nie tylko brak pieniędzy. To też stres, nerwy, utrata zaufania i ryzyko zatorów płatniczych, które mogą rozłożyć całą firmę. Brak płatności od jednego klienta często oznacza, że Ty nie zapłacisz swojemu podwykonawcy, a on – swojemu. I tak dalej. Dlatego postępowanie windykacyjne bywa nieuniknione – szczególnie jeśli chcesz chronić swoją firmę przed negatywnymi konsekwencjami dalszego uchylania się od zapłaty przez kontrahenta.

Czasem warto też spojrzeć szerzej – zadłużenie potrafi zniszczyć wieloletnie relacje biznesowe. Bo choć niektórzy dłużnicy po prostu znikają, inni czują się urażeni samym faktem skierowania sprawy do windykatora. A przecież to tylko forma ochrony Twojego interesu, zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Podstawowe rodzaje windykacji

W windykacji nie ma uniwersalnego rozwiązania, które działa zawsze i na każdego dłużnika. Wszystko zależy od konkretnej sytuacji – rodzaju zaległości, zachowania dłużnika oraz etapu, na którym sprawa się znajduje. Dlatego wyróżniamy różne rodzaje windykacji – od łagodnych przypomnień o płatności, po stanowcze działania sądowe i egzekucję komorniczą. Każde z tych rozwiązań ma swoje miejsce i czas. Ważne jest to, by odpowiednio dobrać je do okoliczności.

Windykacja polubowna (czyli windykacja miękka)

Na start zawsze warto zacząć łagodnie. Windykacja polubowna, znana też jako windykacja miękka, to zestaw działań, które mają za zadanie skłonić dłużnika do zapłaty bez straszenia sądem i komornikiem. Chodzi o to, by dać mu szansę uregulowania zaległości w cywilizowany sposób – czasem wystarczy delikatne wezwanie do zapłaty, telefon lub mail. Istotne są tu:

• monitoring płatności – czyli systematyczne przypominanie o zbliżających się lub przeterminowanych terminach,
• pisemne i telefoniczne monity – uprzejme, ale stanowcze,
• próby nakłonienia dłużnika do rozmów, np. o rozłożeniu spłaty na raty,
• czasem – windykacja terenowa, czyli bezpośredni kontakt z przedstawicielem firmy windykacyjnej.

Dobrze przeprowadzona windykacja bezpośrednia potrafi zdziałać cuda – nie tylko odzyskać pieniądze, ale też uratować relację z klientem.

Windykacja sądowa (czyli windykacja twarda)

Gdy delikatność nie działa, wchodzi windykacja sądowa – zdecydowana, oparta na przepisach, konkretna. To już windykacja twarda, w której proces windykacyjny przenosi się na drogę sądową. Co się wtedy dzieje?

Wierzyciel kieruje sprawy do sądu, składa pozew o zapłatę i wnosi o wydanie nakazu zapłaty. Jeśli sąd uzna roszczenie za zasadne, wydaje nakaz zapłaty, który – gdy dłużnik nie wniesie sprzeciwu – staje się podstawą do dalszych działań. Następnie wierzyciel występuje o klauzulę wykonalności, co pozwala na dalsze kroki. Ten etap kończy się uzyskaniem tytułu wykonawczego, który otwiera drzwi do windykacji komorniczej.

Windykacja komornicza (czyli windykacja egzekucyjna)

To ostateczność – ale czasem nie ma wyjścia. Gdy zawiodą negocjacje, sąd przyzna Ci rację, a dłużnik nadal nie płaci, zaczyna się windykacja egzekucyjna. Tutaj do akcji wkracza już nie windykator, a komornik sądowy, działający na podstawie prawomocnego wyroku i wspomnianej wcześniej klauzuli wykonalności. W ramach wszczęcia windykacji komorniczej komornik może:

• zająć rachunek bankowy dłużnika,
• potrącać z wynagrodzenia za pracę,
• prowadzić egzekucję z majątku dłużnika – zarówno ruchomego (np. samochód), jak i nieruchomego (np. mieszkanie),
• występować do rejestrów dłużników, co utrudni dłużnikowi funkcjonowanie w obrocie gospodarczym.

To już poważne działanie, z poważnymi konsekwencjami. I właśnie dlatego firma windykacyjna zawsze najpierw próbuje rozwiązać sprawę bez udziału sądu i komornika. Ale jeśli trzeba, zna dobrze całą procedurę odzyskiwania, od A do Z.

Jak działa windykacja i w jaki sposób przebiega postępowanie windykacyjne?

Skoro już wiesz, czym jest windykacja należności, jakie są jej rodzaje i kiedy się ją stosuje – czas przejść do konkretów. Czyli jak w praktyce wygląda proces windykacyjny, krok po kroku. I nie martw się – nie zawsze kończy się to wizytą komornika. Czasem wystarczy dobrze poprowadzony pierwszy etap.

1. Identyfikacja należności i przygotowanie dokumentacji

Zaczyna się prosto: przeterminowana faktura, nieopłacony rachunek, brak przelewu. Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania windykacyjne, musisz dokładnie ustalić, ile i za co jesteś winien otrzymać. Tu przyda się dobrze prowadzona księgowość, system do monitoringu płatności i porządna dokumentacja – faktury, umowy, korespondencja, potwierdzenia.

Bez tych materiałów nie zaczniesz. Ani firma windykacyjna, ani sąd, ani komornik sądowy nie zrobią nic, jeśli nie pokażesz czarno na białym, że należność rzeczywiście Ci się należy.

2. Kontakt z dłużnikiem – samodzielnie lub poprzez firmę windykacjną

Drugi krok procesu windykacji to rozmowa. Tak po prostu. Wysłanie maila, telefonu, przypomnienia. Miękka windykacja ma za zadanie skłonić dłużnika do uregulowania należności zanim sprawa wejdzie na wyższy poziom. Możesz to zrobić sam lub zlecić usługi windykacyjne specjalistom, którzy wiedzą, jak rozmawiać z trudnym kontrahentem, nie niszcząc przy tym relacji. W tym etapie często pojawiają się:

• wezwania do zapłaty,
• propozycje ugód,
• windykacja bezpośrednia, czyli np. windykacja terenowa.

Cel? Skłonienie dłużnika do spłaty długu bez konieczności skierowania sprawy do sądu.

3. Wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty

Jeśli kontakt nie przyniósł efektu, pora działać bardziej formalnie. Wysyłasz przedsądowe wezwanie do zapłaty – to ostatnia szansa dla dłużnika, by uregulował zaległości, zanim rozpocznie się postępowanie sądowe. Warto zaznaczyć w takim piśmie, że brak reakcji wiąże się z negatywnymi konsekwencjami dalszego unikania płatności – to często działa.

4. Wniesienie sprawy do sądu w celu wydania nakazu zapłaty

Brak odpowiedzi? Czas na sprawy do sądu. Składasz pozew o zapłatę, powołujesz się na zgromadzoną dokumentację i wnosisz o wydanie nakazu zapłaty. Jeśli wszystko się zgadza, sąd może szybko wydać nakaz zapłaty, który – jeśli nie zostanie zaskarżony – stanie się tytułem wykonawczym.

Ten dokument to podstawa do dalszych działań. Ale uwaga – żeby miał moc prawną, trzeba jeszcze wystąpić o klauzulę wykonalności.

5. Uzyskanie tytułu wykonawczego

Po nadaniu klauzuli wykonalności, masz już w ręku coś, co faktycznie otwiera drogę do windykacji sądowo egzekucyjnej. To jak przepustka dla komornika – teraz może wejść do gry i realnie zająć się odzyskiwaniem długów.

6. Egzekucja komornicza

Ostatni etap to postępowanie egzekucyjne, czyli po prostu windykację komorniczą. Komornik działa już na mocy prawa i ma szerokie możliwości: może zająć majątek dłużnika, zablokować konto, ściągnąć środki z pensji czy sprzedać nieruchomości. Wszystko po to, byś mógł odzyskać pieniądze, na które czekasz.

Oczywiście, koszty windykacji na tym etapie rosną, ale czasem nie ma innego wyjścia. Na szczęście wiele spraw kończy się wcześniej – dzięki dobrze przeprowadzonej procedurze odzyskiwania i odpowiednio prowadzonym negocjacjom.

Prawa i obowiązki stron biorących udział w windykacji

W trakcie postępowania windykacyjnego obie strony – wierzyciel i dłużnik – mają swoje prawa oraz obowiązki, wynikające z obowiązujących przepisów prawnych. Wierzyciel musi przede wszystkim zadbać o dokumentację: faktury, umowy, korespondencję. Bez tego żadna firma windykacyjna, sąd ani komornik sądowy nie podejmie działań.

Z kolei windykator, działający w imieniu wierzyciela, ma prawo kontaktować się z dłużnikiem, wysyłać wezwania do zapłaty, proponować ugody i informować o negatywnymi konsekwencjami dalszego uchylania się od płatności, ale nie może nachodzić, grozić ani naruszać dóbr osobistych.

Dłużnik ma prawo do szacunku i ochrony swoich danych, może złożyć skargę, jeśli działania windykatora są natarczywe. Nie powinien jednak zwlekać – im dłużej unika kontaktu, tym większe ryzyko, że sprawa trafi do sądu, a później do egzekucji komorniczej. To z kolei wiąże się z wpisem do rejestrów dłużników, zajęciem majątku dłużnika i dodatkowymi kosztami. W wielu przypadkach rozmowa, ustalenie harmonogramu spłaty należności czy zawarcie ugody mogą zatrzymać dalszy proces windykacji wierzytelności.

Windykacja – najczęściej zadawane pytania

1. Windykacja co to tak naprawdę znaczy?

Windykacja to zbiór działań podejmowanych w celu odzyskania należności od dłużnika – może obejmować zarówno windykację polubowną, jak i sądową czy egzekucję komorniczą. Nie jest to jednak samowola – wszystko odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i jasno określoną procedurą odzyskiwania długów.

2. Na czym polega różnica między windykacją a egzekucją komorniczą?

Windykacja to szeroki proces, w którym może uczestniczyć firma windykacyjna działająca w imieniu wierzyciela – obejmuje m.in. negocjacje, wysyłanie wezwania do zapłaty, monitoring płatności. Z kolei egzekucji komorniczej dokonuje wyłącznie komornik sądowy, ale dopiero wtedy, gdy istnieje prawomocny wyrok i klauzula wykonalności.

3. Kiedy najlepiej skierować sprawę do sądu?

Jeśli windykacja miękka nie przynosi efektu, a dłużnik nadal uchyla się od płatności, warto rozważyć skierowanie sprawy do sądu i złożenie pozwu o nakaz zapłaty. To pierwszy krok do uzyskania tytułu wykonawczego, a w dalszej kolejności – do wszczęcia windykacji komorniczej.

4. Czy wpisanie dłużnika do rejestru to skuteczna forma nacisku?

Tak, wpisanie dłużnika do rejestrów dłużników (np. BIG, KRD) to często skuteczny sposób, by nakłonić dłużnika do szybszego uregulowania należności. Taki wpis utrudnia m.in. zaciąganie kredytów i zawieranie nowych umów biznesowych.

5. Jakie są koszty windykacji?

Koszty windykacji zależą od wybranego trybu – windykacja polubowna może być rozliczana prowizyjnie (np. procent od odzyskanej kwoty), natomiast windykacja sądowo egzekucyjna wiąże się z kosztami sądowymi, opłatą za wydanie nakazu zapłaty, wynagrodzeniem komornika i innymi opłatami dodatkowymi.