Rozmawiamy z Jarosławem Józefowskim, radcą prawnym w firmie dotlaw o mitach związanych z IP Box, kontrolach podatkowych oraz uldze B+R. Natomiast w drugiej części wywiadu Kamila Brylak, ekspertka ochrony własności intelektualnej opowiada o czym najczęściej zapominają startupy i jaką wartość niesie za sobą zabezpieczenie IP.
Natalia Kieszek: Wiele się mówi o zmianach jakie mają zajść w sprawie IP Box. Z jakimi mitami lub nieporozumieniami dotyczącymi IP BOX najczęściej się spotykacie?
Jarosław Józefowski: Jeżeli mówimy o zmianach w uldze IP Box, to raczej są one na niekorzyść przedsiębiorców. Taki kierunek był sugerowany w kontekście ograniczenia w prawie do stosowania wspomnianej ulgi przez jednoosobowych przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników. W ogłoszonych planach było wprowadzenie wymogu zatrudnienia co najmniej trzech osób, lecz na razie ich nie zrealizowano.
Myślę, że największym mitem z jakim się spotkałem dotyczącym ulgi IP Box to stwierdzenie, że jest to ulga przysługująca każdemu, zwłaszcza informatykom i tak naprawdę nic nie trzeba robić, aby móc zastosować 5% stawkę podatku dochodowego. Jest to moim zdaniem niebezpieczne podejście, ponieważ IP Box jest rozwiązaniem stanowiącym legalną optymalizację podatkową, którego zastosowanie wymaga spełnienia określonych warunków.
Aby wdrożyć ulgę IP Box należy dokładnie przeanalizować czym zajmuje się nasza działalność, jakie mamy warunki umów z kontrahentami, czy jesteśmy w stanie prowadzić ewidencję kosztów i przychodów oraz czy nasze działania są badawczo-rozwojowe w zakresie wytwarzania kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Często przedsiębiorcy działają powierzchownie, przez co zwiększają ryzyko, że organy podatkowe zakwestionują zastosowanie IP Box.
Jakie podstawowe warunki musi spełnić firma IT lub startup, aby skorzystać z ulgi IP BOX?
J.J.: Działalność objęta IP Boxem jest mocno skonkretyzowana. Opiera się na wytwarzaniu konkretnych praw własności intelektualnej wymienionych w ustawie. I jest to pierwszy, najważniejszy warunek, który należy spełnić. Do tych praw możemy zaliczyć m.in. patent, wzór przemysłowy czy majątkowe prawo autorskie.
Drugim warunkiem jest wytworzenie tych praw w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej. W praktyce oznacza to, że nasza działalność musi być twórcza, czyli kreatywna. Nie może być ona odtwórcza czy też rutynowa. Ponadto, nasz produkt musi być innowacyjny w skali przedsiębiorstwa. Trzecia rzecz to systematyczność. Organy skarbowe wskazują, że aby mówić o działalności B+R musi być to działalność uporządkowana – konieczne jest istnienie pewnego harmonogramu prac, budżetu, czy też wyznaczenie kamieni milowych.
Czwarty warunek wskazywany w ostatnim czasie przez sądy administracyjne mówi o braku pewności działania. Choć dla niektórych może to brzmieć tajemniczo, to sądy mówią, że nie może istnieć działalność B+R, jeśli przed rozpoczęciem projektu z góry wiemy jaki wynik uzyskamy. Według sądów administracyjnych jest to właśnie cecha badawczo-rozwojowych działań – godzimy się na niepewność wypracowanego rezultatu.
Dlatego tak kluczowe przy stosowaniu ulgi IP Box jest określenie, czy dany podatnik rzeczywiście prowadzi działalność B+R, ponieważ jest to często kwestia sporów między podatnikami a urzędami.
Jakie podejście mają organy skarbowe do IP BOX? Czy jest to raczej problem dla przedsiębiorców czy faktycznie ulga?
J.J.: IP Box to ulga o charakterze nadpłatowym, dlatego z założenia zasadność jej zastosowania jest kontrolowana przed jej zwrotem. Sam proces wykazywania IP Boxa w deklaracjach podatkowych wygląda tak, że wskazujemy kwotę do zwrotu, a organy podatkowe przed tym wykonaniem mają możliwość zweryfikowania naszej działalności.
Z mojego doświadczenia wynika, że praktycznie w każdym przypadku przed dokonaniem zwrotu wykonywane są czynności sprawdzające, nawet czasem nieformalne ograniczające się do wysłania e-maila czy też rozmowy telefonicznej. Jednak jeśli przedsiębiorca dobrze przygotował się do wdrożenia tej ulgi, to moim zdaniem nie musi obawiać się takich kontroli. Nie spotkałem się dotychczas z bardzo profiskalnym nastawieniem organu skarbowego wobec podatnika i bezpodstawną odmową zastosowania IP Box w sytuacji, w której ulga ta rzeczywiście przysługiwała. Dlatego moim zdaniem warto z IP Boxa korzystać, natomiast warto to zrobić z głową.
Oprócz IP Box, można również skorzystać z ulgi B+R. Na czym polega różnica między ulgą B+R a IP BOX i czy można je łączyć?
J.J.: Podstawową różnicą jest moment, w którym możemy zastosować daną ulgę. B+R będziemy stosować na początku procesu rozwoju danego produktu czy usługi, na etapie koncepcyjnym, kiedy musimy ponieść duże koszty związane właśnie z badaniami. Musimy pamiętać, że jest to ulga kosztowa, a IP Box jest ulgą dochodową. Jednak mimo to bardzo dobrze się uzupełniają. W praktyce dzięki zastosowaniu ulgi B+R możemy zwiększyć kwotę kosztów uzyskania przychodów do rozpoznania i jeszcze możemy dodatkowo uwzględnić zwiększone koszty w kalkulacji dochodu objętego IP Box.
Jeszcze kilka lat temu pojawiało się sporo wątpliwości czy można wykonać takie połączenie obu ulg – organy podatkowe odmawiały podatnikom takiej możliwości. Od 2022 roku zmieniły się przepisy i nie ma wątpliwości, że ulgi te możemy łączyć. W praktyce możemy je więc razem stosować, ale należy pamiętać, że każdą z nich wykorzystujemy co do zasady na różnych etapach procesu badawczo-rozwojowego.
Wiemy jakie warunki musimy spełnić przy IP Boxie, a jak jest z ulgą B+R?
J.J.: Ulga B+R opiera się na wykazaniu kosztów kwalifikowanych. Ustawodawca mówi, że jeżeli podatnik prowadzi działalność B+R i ponosi koszty wskazane w ustawie, to może dokonać dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania. Jest to taki dodatkowy bonus podatkowy. Natomiast sama działalność B+R musi być twórcza, kreatywna oraz innowacyjna, jak również jej rezultat nie może być z góry określony, o czym już wspominałem przy IP Boxie.
Musimy później zebrać koszty, które ponieśliśmy w trakcie roku podatkowego, sprawdzić czy ponieśliśmy koszty wskazane w ustawie. Najczęściej wykorzystywane są wynagrodzenia pracowników. Statystyki pokazują, że to właśnie najczęstsza forma korzystania z ulgi B+R tj. wykazywanie kosztów wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w działalność B+R. W takim przypadku warto mieć ewidencję czasu pracy konkretnych pracowników, aby wiedzieć ile czasu poświęcili w danym miesiącu na prace badawczo-rozwojowe.
Zdarzają się sytuacje, w których podatnicy w kosztach kwalifikowanych uwzględniają wydatki, które nie mogą stanowić kosztów kwalifikowanych, co bywa problematyczne w przypadku kontroli przez organy podatkowe. Takim przykładem mogą być np. wydatki, które zostały pokryte otrzymanymi dotacjami. Często działalność badawczo-rozwojowa otrzymuje wsparcie np. ze strony funduszy unijnych i należy pamiętać, że takie wydatki nie stanowią kosztów kwalifikowanych dla celów ulgi B+R, ponieważ są to koszty, których faktycznie nie ponieśliśmy.
Czy istnieją branże, które zaskakująco dobrze kwalifikują się do ulgi B+R, mimo że z pozoru nie są „innowacyjne”?
J.J.: W przypadku ulgi B+R nie ma ograniczenia branż, które mogłoby ją stosować. W przypadku IP Box ograniczenie to jest naturalne, ponieważ w jego ramach musimy wytwarzać bądź ulepszać konkretne prawo wskazane w ustawie. Dlatego jeśli prowadzimy działalność badawczo-rozwojową i wytwarzamy produkty czy rozwiązania, których wcześniej nie stosowaliśmy w przedsiębiorstwie to niezależnie od branży, możemy zastosować ulgę B+R.
Przykładami branż, które dobrze kwalifikują się do tej ulgi są np. branża biotechnologiczna oraz farmaceutyczna. Jednak w swojej pracy spotkałem się również z podmiotami z innych branż, np. z branży kreatywnej, które prowadziły działalność B+R. Możemy tworzyć nowe rozwiązania do użytku wewnętrznego jak modele analityczne i korzystać z takiej ulgi. W praktyce naprawdę wiele firm może być beneficjentem korzyści podatkowych wynikających z ulgi B+R.
Przechodząc stricte do startupów, jakie formy ochrony własności intelektualnej są najważniejsze dla startupów technologicznych?
Kamila Brylak: Oczywiście wszystko zależy od rodzaju działalności, którą prowadzi startup. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku medtechów czy biotechnologicznych startupów, gdzie kluczowa jest ochrona patentowa. Natomiast w przypadku popularnych dziś biznesów softwarowych trzeba pomyśleć o innej strategii. Wiele urzędów dość konserwatywnie podchodzi do patentowania wynalazków opartych na programie komputerowym czy wspomaganych sztuczną inteligencją (choć i tu praktyka urzędów się zmienia i próbuje dostosować się do dynamicznie rozwijających się technologii). Niemniej tego typu startupom najczęściej rekomendujemy, aby skupiły się na zabezpieczeniu i egzekucji praw do swojej marki, czyli uzyskaniu prawa ochronnego na znak towarowy. Startupy te mogą pomyśleć także o ochronie w formie wzoru przemysłowego swoich interfejsów czy charakterystycznych i nowych elementów, które wykorzystują w swoim programie (np. grafiki ikon). Kluczowa będzie również ochrona prawnoautorska, której podlegają programy komputerowe.
W jakim momencie rozwoju produktu warto zabezpieczyć prawa autorskie, patenty lub znaki towarowe?
K.B.: Najlepiej pomyśleć już o tym na samym początku, tak naprawdę zanim wejdziemy na rynek czy nawet zarejestrujemy swoją działalność ujawniając nazwę firmy, czy podzielimy się z trzecią osobą naszym pomysłem na biznes i jego, choć wstępnym zarysem. Własność intelektualna jest kluczowym elementem dla każdego startupu, a mimo to większość z nich pomija tę kwestię przy zakładaniu biznesu. Niestety świadomość potrzeby zabezpieczenia IP nie jest jeszcze tak powszechna na polskim rynku jak na Zachodzie Europy czy w Stanach Zjednoczonych. Dlatego w ramach działalności kancelarii angażujemy się w projekty pro bono i bierzemy udział w panelach dyskusyjnych i konferencjach, aby szerzyć wiedzę o IP, podkreślając jednocześnie praktyczne benefity płynące z jej zabezpieczenia jak i skutki pominięcia istoty IP w działalności.
Każdy (nie tylko startup) powinien przyjąć zasadę, że jeżeli pokazuje swój produkt światu, to w pierwszej kolejności należy go efektywnie i skutecznie zabezpieczyć. Można to zrobić na kilka sposobów jak np. poprzez zgłoszenie swoich praw IP do urzędu patentowego lub podpisanie umowy poufności z inwestorami czy kontrahentami.
Ile czasu zajmuje zabezpieczenie IP w praktyce?
K.B.: Każdy urząd inaczej procesuje dane zgłoszenie i to w zależności od tego, z jakim prawem własności przemysłowej mamy do czynienia – czy z patentem, wzorem użytkowym, wzorem przemysłowym czy znakiem towarowym będzie zależał czas uzyskania świadectwa prawa ochronnego, czy certyfikatu rejestracji. Najszybciej można zarejestrować wzór przemysłowy i to zarówno w UE jak i w Polsce, oczywiście zakładając, że nie będzie żadnych przeszkód w trakcie rejestracji Najdłużej zwykle trwa uzyskanie ochrony patentowej – często trzeba czekać na patent nawet kilka lat.
W jaki sposób startup może zmonetyzować swoje IP – czy tylko przez sprzedaż/licencjonowanie?
K.B.: Sprzedaż oraz licencjonowanie to rzeczywiście najpopularniejsze formy monetyzacji, ale nie są to jedyne opcje. Przykładowo startup, który oferuje aplikację online, może zarabiać w modelu subskrypcji, freemium, na reklamach czy prowadzeniu sprzedaży za pomocą aplikacji. Innym sposobem może być joint venture, w ramach których startup będzie wnosił swoje IP do tego przedsięwzięcia jako swój wkład niefinansowy. Możemy też mówić o monetyzacji IP startupu pod kątem uzyskania finansowania od inwestorów czy przy exicie. Silne portfolio IP zwiększa wartość samego startupu. Nie wszyscy zdają sobie również sprawę, że IP może służyć jako zabezpieczenie finansowe. Na znaku towarowym można ustanowić zastaw.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)