Jak większość zmian podatkowych, również KSeF był kilkukrotnie odkładany w czasie. W związku z tym firmy też nie spieszyły się z wdrażaniem systemu. Pomimo że można było to zrobić dobrowolnie już w 2022 roku. Wielkimi krokami nadchodzi 1 lutego 2026 roku, od kiedy to największe podmioty będą musiały wdrożyć KSeF. Chwilę później obowiązek ten będzie dotyczyć pozostałych podmiotów.
Rozmawiamy z Bogdanem Zatorskim, kierownikiem do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych Symfonii, o wdrażaniu KSeF w przedsiębiorstwach, dobrych praktykach oraz gotowości polskich podatników.
Natalia Kieszek: Czy KSeF to rewolucja czy ewolucja polskiego systemu?
Bogdan Zatorski: Każdy ekspert ma swoją opinię. W mojej ocenie mamy do czynienia bardziej z ewolucją niż rewolucją. Wynika to z tego, że patrzę na to nie tylko z perspektywy podatkowej, ale również organizacyjnej czy technicznej związanej z wdrażaniem automatyzacji w organizacjach. Faktura elektroniczna przecież nie pojawia się dopiero teraz. W Symfonii wprowadziliśmy fakturę elektroniczną, która działa na podobnych zasadach jak KSeF już 13 lat temu. Nazwaliśmy to rozwiązanie „Między firmami” i służyło ono do generowania faktur w postaci XML, przesyłania ich do odbiorcy, aby mógł on automatycznie przenieść dane do swojej ewidencji. Jednak w tamtym czasie nie byliśmy w stanie narzucić rynkowi takich standardów.
Dlatego uważam, że KSeF to ewolucyjne rozwiązanie, ponieważ pozwoli ustandaryzować obsługę faktur między przedsiębiorcami.
Wielu przedsiębiorców „odetchnęło z ulgą” po odroczeniu KSeF. Czy z Pana perspektywy to błąd? Jak duży dług technologiczny zaciągają firmy, które czekają na ostatnią chwilę?
Choć faktycznie proces wprowadzenia KSeF mocno się wydłużył, to wstrzymywanie przygotowań jest ogromnym błędem. Pierwsza ustawa, która reguluje posługiwanie się fakturą w pełni elektroniczną, weszła w życie już w 2022 roku. Czyli od czterech lat można ją stosować w sposób dobrowolny. Zainteresowanie jest niewielkie, brak efektu skali w konsekwencji nie ma korzyści biznesowych elektronicznej wymiany faktur, dlatego potrzebny jest nakaz prawny, aby dokonać jakiejkolwiek zmiany.
Pierwszy ważny termin to 1 lutego 2026 roku, który obejmie największe firmy z obrotami na poziomie 200 mln zł brutto wypracowanymi w 2024 roku. Szacuje się, że w Polsce mamy około 6 tys. takich podmiotów. Dwa miesiące później przepisy będą dotyczyć mniejszych podmiotów, którzy są podatnikami VAT. I tutaj muszę podkreślić, że ustawa od podatków i usług ma charakter powszechny, bo jest skierowana do każdego podatnika. To oni są objęci obowiązkiem fakturowania, a nie przedsiębiorcy. W tym zakresie pojawia się wciąż wiele nieporozumień. Co jest szczególnie istotne dla trzeciej grupy podatników wykluczonych cyfrowo. Charakteryzują się oni stosunkowo niewielką sprzedażą, do 10 tys. zł w miesiącu. Często korzystają ze zwolnienia z VAT, co jednak nie zwalnia ich automatycznie z fakturowania za pomocą KSeF. Generalnie wejdą w obowiązek wystawiania faktur w KSeF w styczniu 2027 roku, chyba że, w którymś z miesięcy 2026 roku przekroczą limit 10 tys. na fakturach. To automatycznie oznacza konieczność fakturowania w KSeF.
Mnogość terminów i odwlekanie w czasie wprowadzenia KSeF spowodowało, że wielu podatników stwierdziło, iż zmiany ich nadal nie dotyczą i będą mieli czas na wdrożenie. Niestety to nie prawda. Musimy mieć czas na dostosowanie organizacji na wprowadzanie w pełni elektronicznych faktur. I nie tylko od strony technicznej, jak większości się wydaje. Jeżeli osoby zainteresowane nadal nie odbyły żadnego szkolenia z KSeF, to nie jest to dobry znak. Zrozumienie istoty działania KSeF jest punktem wyjścia do właściwego wdrożenia.
Wspomina Pan, że wdrażanie KSeF to nie tylko kwestie techniczne. Które działy firmy powinny być najmocniej zaangażowane w przygotowanie do KSeF?
Oczywiście internet jest obecnie przepełniony ekspertami od wdrażania KSeF akcentujących różne aspekty tego procesu. Moim zdaniem warto zwrócić uwagę, że wprowadzenie tego systemu musi uwzględniać kilka fundamentalnych kwestii. Pierwsza to perspektywa prawna, czyli rozumienie nowych przepisów i ich konsekwencji. To domena doradców podatkowych czy działów księgowych. Druga kwestia dotyczy technicznych aspektów, czyli integracji z KSeF systemu IT do zarządzania przedsiębiorstwem, wgrania odpowiednich certyfikatów czy konfiguracji systemu. Warto korzystać z oprogramowania, które jest powszechnie stosowane w Polsce oraz uniwersalne do zastosowania bez względu na branżę, w której pracujemy. Dzięki temu ograniczyć zaangażowanie deweloperów czy programistów. Włączenie zakładowych specjalistów IT będzie jednak potrzebne.
Wreszcie trzecia perspektywa, procesów wewnątrz organizacji. Pamiętajmy, że fakturowanie jest elementem większego procesu. Wystawienie faktury najczęściej wynika z wcześniejszego pozyskania klienta, wytworzenia, a następnie ze sprzedaży produktu czy usługi. Dlatego mówiąc o implementacji KSeF w organizacji, to również działy sprzedaży powinny być zaangażowane we wdrażanie systemu. To one identyfikują i prowadzą klientów do zakupu. Podobnie przyjmowanie faktur w przedsiębiorstwie to domena procesów zakupowych najczęściej administracyjnych, które ze względu na KSeF należy przejrzeć i dostosować. Dlatego to wcale nie księgowa czy informatyk są najważniejszymi osobami powiązanymi z KSeF, tylko działy operacyjne. A Jest to mit, z którym się często spotykam.
Jak wygląda typowy projekt wdrożenia KSeF w przedsiębiorstwie? Jakie dobre praktyki wdrożeniowe wypracowaliście w Symfonii?
Pominę w tej odpowiedzi największe firmy, które muszą zacząć stosować KSeF od 1 lutego. Mam nadzieję, że te podmioty już dawno zaczęły wdrażanie systemu powinny już kończyć projekty. Skupię się na mniejszych podatnikach, dla których na ten moment najważniejszy jest proces przyjmowania faktur. Podejście w Symfonii opiera się na kilku prostych krokach. Ze względu na to, że kluczowe znaczenie dla aktywowania korzyści z powszechnego zastosowania w polskiej gospodarce standardu prawdziwie elektronicznej faktury, będzie miała integracja używanego w firmie oprogramowania z KSeF. Zalecamy podejście do tego tematu jak do projektu informatycznego. Na początku należy wybrać kierownika wdrożenia i choć wydaje się to banalne, to jednak jest to bardzo istotna kwestia. Pracownicy firmy muszą wiedzieć kto odpowiada za wprowadzanie KSeF-u. Dzięki temu można nadać takiej osobie odpowiednie umocowanie w organizacji i odciążyć ją od innych zadań.
Punktem drugim powinno być wskazanie, kto w naszej firmie będzie miał dostęp do KSeF-u. Musimy poinformować o tym urząd skarbowy, że w imieniu konkretnej organizacji i podatnika dostęp do systemu elektronicznego będzie mieć konkretna osoba. Możemy to zrobić za pośrednictwem dokumentu ZAW-FA. Ta wskazana osoba „otwiera drzwi do KSeF” wszystkim innym, nadając im odpowiednie uprawnienia. Warto podkreślić, że KSeF będzie ściśle pilnować kto ma dostęp do faktur elektronicznych, zarówno z perspektywy wystawiania jak i przeglądania/ pobierania faktur otrzymanych w KSeF. Kolejny krok to budowa zespołu wdrożeniowego, który pomoże zidentyfikować potencjalne problemy i napięcia na styku procedur obsługi faktur sprzedaży i zakupu w naszej organizacji. Musimy zastanowić się czy np. potrzebujemy w teamie więcej informatyków czy przedstawicieli działu sprzedaży lub działu zakupu. To zależy od rozmiaru, branży i specyfiki konkretnej organizacji.
Choć mamy daty główne jak 1 lutego oraz 1 kwietnia, to Ministerstwo Finansów przewiduje, że cały 2026 rok będzie okresem przejściowym. Dlatego jeśli organizacja nie będzie gotowa w wyznaczonym terminie, to powinna dobrze wykorzystać 2026 rok na pełne dostosowanie. Jednak nie czekajmy do końca, badajmy możliwe napięcia z wyprzedzeniem, aby uniknąć późniejszych problemów. Niestety uważam, że od 1 lutego czeka nas 2-3 miesiące ogólnego chaosu związanego fakturami. Musimy zwracać uwagę np. na zdublowane dokumenty docierające zarówno przez KSeF jak i dla pewności tradycyjnym kanałem komunikacji. Musimy się nauczyć poprawnego wystawiania faktury KSAeF również w sensie używania pól fakultatywnych przewidzianych na fakturze ustrukturyzowanej. Później z każdym miesiącem będzie już łatwiej, niestety nie da się tak głębokiej zmiany przeprowadzić teoretycznie. Trzeba zacząć współpracę z KSeF, a następnie systematycznie usprawniać obsługę eliminując napotkane problemy.
To chyba największa obawa firm – co, gdy system padnie? Jakie procedury „offline” firmy powinny wdrożyć na wypadek awarii po stronie Ministerstwa Finansów lub braku internetu?
Są przewidziane tryby na okoliczność awarii systemu. W uproszczeniu mamy dwa rodzaje awarii. Pierwsza z nich dotyczy bezpośrednio KSeF-u. Ministerstwo Finansów przewiduje, że może wydarzyć się sytuacja awaryjna, na którą nie będą mieli wpływu. Dlatego zaprojektowano specjalne tryby postępowania z fakturami, zależnie czy jest to przejściowa sytuacja czy dłuższa przerwa. Jeśli KSeF przestanie działać to pojawi się komunikat MF, że mamy rozpocząć fakturowanie na dotychczasowych zasadach. Wracamy wtedy do standardowych metod, które są nam dobrze znane.
Z drugiej strony mogą wystąpić awarie po stronie podatnika – głównie z powodu braku internetu. Wtedy będziemy mogli skorzystać z KSeF-u w tak zwanym trybie offline 24. Oznacza to, że wystawiamy fakturę, ale możemy ją wysłać do systemu do północy następnego dnia roboczego. Stąd też nazwa trybu 24, który został przewidziany w ustawie. Wystarczy, że z wyprzedzeniem przewidując taką potrzebę zgłosimy elektronicznie przez KSeF odpowiedni wniosek i otrzymamy certyfikat, który upoważnia podatnika do fakturowania w tym trybie. A następnie zastosujemy go w programie fakturującym w naszej organizacji.
Jak ocenia Pan gotowość firm na wdrożenie KSeF?
Niestety trudno odpowiedzieć na to pytanie jednoznacznie. Przedsiębiorcy pytani o to czy są gotowi na ogół oceniają gotowość jedynie z perspektywy funkcji integrujących z KSeF, dodanych do używanych przez nich systemów informatycznych. Te funkcje są obecnie intensywnie rozwijane i testowane przez producentów czy integratorów systemów IT. Jestem przekonany, że generalnie powszechnie stosowane w Polsce systemy będą gotowe na 1 lutego. Jednak nie uważam, że temat zostanie zakończony w tym dniu.
Z całą pewnością do systemów IT będą dodawane kolejne funkcje pomocnicze z perspektywy połączenia z KSeF, a jednocześnie ważne dla aktywowania korzyści biznesowych dla przedsiębiorców wynikających z zastosowania standardu faktury elektronicznej w polskiej praktyce gospodarczej np. automatyzowanie dekretacji w ewidencji księgowej.
Czy firmy powinny traktować KSeF jedynie jako obowiązek prawny, czy jako szansę na automatyzację i optymalizację procesów?
Moim zdaniem zdecydowanie jako szansę. Oczywiście obowiązek jest narzucony przez państwo, które dąży do lepszej ściągalności podatków. Jednak jako biznes powinniśmy wyciągnąć korzyści z tego nowego obowiązku prawnego. Pomyślmy o automatyzacji procesów i odciążeniu kompetentnych pracowników od wykonywania żmudnych zadań. Pomyślmy o zmniejszeniu błędów powodowanych przez przemęczonych pracowników działających pod ciągłą presją czasu. Pomyślmy o pewności dostarczenia dowodu sprzedaży do nabywcy gwarantowanej przez państwo.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)