KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, będzie wchodzić etapami. Od 1 lutego 2026 roku obejmie firmy, które w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł (z VAT) sprzedaży. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia, system będzie dotyczyć już wszystkich pozostałych podatników. Natomiast osoby, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie mają czas do końca roku, aby przygotować się na zmiany.
Choć wdrożenie KSeF było wielokrotnie przekładane, to już nie ma odwrotu. Jak wynika z badania iFirmy, blisko 60% właścicieli firm chciałoby jeszcze odroczyć wejście w życie elektronicznego systemu. Co czwarty badany wskazuje, że obawia się konsekwencji pomyłek wynikających z nowych procedur. Dlatego pytamy eksperta czy Polacy są gotowi na wejście w życie nowego systemu oraz co się stanie w przypadku pomyłek?
„Z moich obserwacji wynika, że najmniej przygotowani są mali i mikroprzedsiębiorcy. Tu świadomość jest często bardzo mała, łącznie z założeniem, że fakturowanie elektroniczne oznacza po prostu obowiązek wysyłania mailem faktur w PDF. Wielu przedsiębiorców uważa się też za „gotowych na KSeF”, bo ich program księgowy będzie wysyłał i ściągał faktury z KSeF. Natomiast trzeba jeszcze raz podkreślić, że wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych powinno być poprzedzone analizą procesów w organizacji, m.in. kto i kiedy wystawia faktury, jakie są grupy kontrahentów, kto przyjmuje i zatwierdza faktury kosztowe itd.” – komentuje dla MamBiznes Maciej Małanicz-Przybylski, adwokat, partner w KBiW Kurpiejewski Budzewski i Wspólnicy.
KSeF i możliwe pomyłki
Ze względu na to, że wdrożenie KSeF było kilkukrotnie przekładane, przedsiębiorcy nie spieszyli się z przygotowaniem do nowych procedur. Pomimo że od 1 stycznia 2022 roku mogli korzystać z systemu wcześniej, całkowicie dobrowolnie. Krajowy System e-Faktur nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem administracyjnym, narzuconym przez państwo. Dla firm oznacza to zmianę sposobu pracy z fakturami.
Jak wskazuje adwokat Maciej Małanicz-Przybylski, Polacy często nie są świadomi czym dokładnie jest KSeF. Jest to szczególnie widoczne wśród mikroprzedsiębiorców, którzy stanowią 96% firm w Polsce. Wielu z nich uważa, że wprowadzenie nowego systemu to sprawa dla informatyków. KSeF jest natomiast kolejnym krokiem w stronę cyfryzacji. W takim razie co się stanie, gdy nie będziemy gotowi i będziemy popełniać błędy?
„System KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. Wtedy stanie się obowiązkowy dla największych firm. Dla pozostałych kluczowa jest data 1 kwietnia 2026 r. Za naruszenie obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, albo za nieprzesłanie jej w terminie do systemu grożą kary pieniężne do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na takiej fakturze, a jeżeli faktura nie zawiera podatku – do 18,7 proc. kwoty należności wynikającej z takiej faktury. Zatem kary mogą być naprawdę dotkliwe, dlatego zaczną obowiązywać dopiero od 2027 roku” – wskazuje Maciej Małanicz-Przybylski.
Ekspert wskazuje ponadto, że to błędy organizacyjne będą kosztować najwięcej. Jednak kary finansowe to nie wszystko. Warto podkreślić, że osoby, które będą wystawiać faktury poza KSeF, nie będą przyjmowane i opłacane. Tym samym przedsiębiorcy mogą zostać wykluczeni z rynku na własne życzenie.
A jak to wygląda z perspektywy przepisów? „Kary nie będą nakładane „z automatu”. Sankcje pieniężne za uchybienia związane z KSeF (te które będą obowiązywać od przyszłego roku), nakładane będą w drodze decyzji podatkowej. Oznacza to, że organ będzie musiał przeprowadzić postępowanie, w którym podatnik może i powinien brać czynny udział. Przewidziano górny limit kar, przez co organy będą musiały każdorazowo badać i uwzględniać okoliczności konkretnej sprawy np. przyczyny i częstotliwość naruszenia, czy zostały podjęte działania naprawcze i zmierzające do zapobieżenia uchybieniom w przyszłości” – komentuje partner w KBiW Kurpiejewski Budzewski i Wspólnicy.
Obawy przedsiębiorców
Według badania przeprowadzonego przez iFirmę, dla Polaków przygotowania do KSeF były najbardziej wymagającą zmianą regulacyjną w ostatnich latach. Dla 45% respondentów było to bardziej uciążliwe niż podwyżki ZUS! Obaw związanych z nowym systemem jest sporo – od pomyłek i karnych konsekwencji po odpowiednie zabezpieczenie danych.
„Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duża zmiana, która naturalnie budzi pytania i ostrożność. Wymaga dostosowania do nowych wytycznych, zmiany nawyków i pracy wdrożeniowej, dlatego obawy są zrozumiałe. Zwłaszcza że w grę wchodzi odpowiedzialność finansowa i potencjalne sankcje, które (mimo odroczenia) pozostają w świadomości małych przedsiębiorców. Kluczowa jest tu ścisła współpraca przedsiębiorcy i księgowego – wspólne ustalenie zasad, procesów i odpowiedzialności pozwoli przejść przez wdrożenie płynnie i bezpiecznie” – mówi Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.
Przekonanie, że „i tak w ostatniej chwili przesuną” albo że „ten rok będzie dopiero testowy” nie powinno nam już towarzyszyć. Faktem jest, że KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego. Warto być gotowym.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)