2010-06-24 VAT.pl
Faktura a nota
Prawo rygorystycznie wskazuje kiedy wystawić należy fakturę korygującą, a kiedy notę korygującą błąd. I tak:
- Fakturę korygującą wystawia zawsze ten, kto wystawił fakturę pierwotną, nigdy – nabywca towaru,
- nabywca towaru, gdy dostrzeże błędy, może albo wystawić notę korygującą i przesłać ją wystawcy faktury albo też powiadomić go o dostrzeżonym błędzie i czekać aż wystawca sporządzi fakturę korygującą.
Fakturę korygującą wystawić należy gdy podatnik:
- udzielił udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (a zatem gdy dokonano bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),
- otrzymał zwrotu towaru (reklamacja, zwrot w terminie 10 dni od daty dokonania sprzedaży na odległość, poza lokalem przedsiębiorstwa)
- zwraca kwoty niezależne, wpłacone wcześniej, udokumentowane fakturą (zaliczki, zadatki, przedpłaty)
- zwracane są wpłacone już sprzedawcy raty na poczet towaru lub usługi,
- po wystawieniu faktury pierwotnej podwyższono cenę towaru,
- faktura zawiera błędy w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej pozycji faktury.
Uwaga: Jeżeli rabat został udzielony bezpośrednio przy sprzedaży, w związku ze sprzedażą udzielono upustu cenowego lub też w ramach sprzedaży wręczany jest prezent czy realizowana jest sprzedaż premiowa czy naliczane są punkty, które później można wymienić na nagrody – nie ma konieczności wystawiania faktury korygującej. Dotyczy ona wyłącznie zmian, które zaistniały w stosunku do tego, co na początku znajdowało się na fakturze. W takim przypadku należy wystawić bezpośrednio fakturę prawidłową. Natomiast upusty rabaty udzielone po dokonaniu sprzedaży będą już powodowały konieczność wystawienia faktury korygującej.
Co to jest pozycja faktury i co można, a czego nie można korygować?
Za pozycję faktury uznać należy każdy jej element, który w fakturze obowiązkowo musi się znaleźć. Nie oznacza to jednak, że każdy element faktury można dowolnie podmienić.
Przykład:
Kowalski podał do faktury dane własnej firmy i zapłacił za towar ze środków własnej firmy. Niemniej po kilku dniach z żoną stwierdzili, że towar chętnie zużyje żona w ramach własnego przedsiębiorstwa. Kowalski wystąpił do sprzedawcy z prośbą o fakturę korygującą dane nabywcy. Sprzedawca odmówił.
Nie można korygować wszystkich danych podmiotu dokonującego transakcji. Innymi słowy – gdy jakaś osoba była stroną umowy – to musi nią pozostać. Na jej miejsce nie można wprowadzić innej osoby. Możliwe natomiast jest korygowanie poszczególnych błędów w pozycjach związanych z danymi strony umowy, np. błąd w adresie, imieniu, nazwisku, numerze NIP.
Przykład:
Pracownik przedsiębiorstwa wystawił kilka faktur, po czym okazało się, że jedna z nich podlega anulowaniu. Po zauważeniu tego, wystawił faktury korygujące do wystawianych później faktur w taki sposób, że wyeliminował numer faktury anulowanej. Urząd Skarbowy w czasie kontroli zarzucił podatnikowi błąd w tym zakresie.
W takim przypadku nie ma koniczności wystawiania faktur korygujących. Numeracja faktur nie ulega zmianie, powinno się natomiast anulowaną fakturę pozostawić do wglądu urzędników, przekreślić i opisać.
Przykład:
Kowalski nie wpisał numeru PKWiU na fakturze zwolnionej z opodatkowania VAT. Potem dokonał korekty i wpisał ten numer. Postępowanie jest błędne.
Korekta nie polega na dopisywaniu brakujących elementów faktury. Takich dopisków nie można stosować („korekta” jest czymś innym niż „dopisanie”). Dokument pozbawiony minimalnej treści nie powinien być w ogóle traktowany jako faktura VAT.
Co korygujemy notą?
Nabywca faktury wystawi notę korygującą w przypadku, gdy omyłka dotyczy jakiejkolwiek pozycji faktury poza:
- miarą i ilością sprzedanych towarów lub zakresem wykonanych usług;
- ceną jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceną jednostkową netto);
- wartością towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartością sprzedaży netto);
- stawką podatku;
- sumą wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
- kwotą podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotą należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Pomyłki korygowane notą mogą dotyczyć również elementów niestandardowych, występujących tylko na niektórych typach faktur (numeru NIP UE, numeru PKWiU, numeru rejestracyjnego samochodu).
Przykład:
Nowak tankował paliwo na stacji paliw. Nie zauważył na stacji, że kasjerka wpisała błędnie numer rejestracyjny samochodu, który zatankował. Sporządził więc notę korygującą i wysłał na stację paliw. Postępowanie było prawidłowe.
Jak wystawiać notę i jak wysyłać
Nota zawiera co najmniej:
- numer kolejny noty i datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (dane stron, numery NIP, numer faktury VAT oraz datę wystawienia i sprzedaży zawarte na fakturze VAT)
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
- Wyrażenie „NOTA KORYGUJĄCA”
Notę wysyła się w dwóch egzemplarzach, jako oryginał i kopia.
Akceptacja noty przez sprzedającego (czyli osobę, która wystawiła fakturę pierwotną) następuje poprzez złożenie podpisu na niej i odesłanie tej kopii do wystawcy noty.
Przykład:
Kostrzyński zauważył pomyłkę w swoim nazwisku w wystawionej mu fakturze. Sporządza notę korygującą, do koperty wkłada jej oryginał i kopię. Przesyłka trafia do przedsiębiorstwa Nowaka, ten akceptuje swój błąd składa podpis na kopii noty i zwrotnie przesyła do Kostrzyńskiego.
A jeśli nie zaakceptuje?
Jeśli wystawca faktury nie akceptuje treści noty, nie odsyła podpisanej kopii. W takiej sytuacji dochodzi do sporu. Możliwe jest wystawienie faktury korygującej, zgodnie z wolą wystawcy faktury pierwotnej lub też pozostawienie jej bez zmiany. Oczywiście błędne wystawienie faktury podlega odpowiedzialności karnej, tym samym donos ze strony nabywcy towaru, a w jego konsekwencji kontrola podatkowa może zatwardziałego sprzedawcę kosztować znacznie więcej. Nierzetelność wystawionego dokumentu może spowodować odpowiedzialność karną skarbową do 240 stawek dziennych grzywny.
A może po prostu przedrzeć fakturę i wystawić nową?
To ogólnie przyjęta między przedsiębiorcami, niestety karalna metoda postępowania. Przedarcie (przekreślenie) faktury i wystawienie w jej miejsce innej może mieć miejsce wyłącznie, gdy faktura nie trafiła do obrotu (tzw. anulowanie faktury).
Zniszczenie faktury (niezależnie czy łącznie z odesłanym oryginałem, czy bez niego) po jej wystawieniu i wprowadzeniu do obrotu (wydaniu nabywcy, wysłaniu pocztą) będzie pozbawione podstaw prawnych. Więcej, tylko wystawienie faktury korygującej będzie podstawą do rozliczenia wykazanego w niej podatku naliczonego (Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego z dnia 11.06.2007 r., sygn. 1461/DCi-II/4407/14-4/07/TM — Izba Skarbowa w Warszawie).
O tym co zrobić, z wystawioną fakturą lub notą i jak zaksięgować ją w KPiR oraz ewidencji VAT oraz w jaki sposób korygować deklaracje podatkowe – w następnej części artykułu.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki