Import z Chin. Jak prowadzić negocjacje?

Przedstawiamy trzecią część cyklu poradniczego dla osób, które są zainteresowane importem na własną rękę z Azji. Jak to robić, by zarobić? Cykl został przygotowany we współpracy z firmą Importuj z Nami, zajmującą się pośrednictwem w imporcie z Azji. 

W prowadzeniu komunikacji mailowej z azjatyckimi partnerami trzeba mieć na uwadze dwie podstawowe kwestie. Po pierwsze – Chińczycy stawiają znak równości między interesami a przyjaźnią. Po drugie – bardzo cenią też profesjonalizm, uprzejmość i zachowanie form. Jak to się przekłada na praktykę?

Wzmianki o pogodzie

Przede wszystkim trzeba się nastawić, że rozmowy będą trwały długo i że wymienicie z chińskim kontrahentem bardzo dużo maili. Oprócz zapytań merytorycznych powinny one zawierać wątki pozabiznesowe – wzmiankę o pogodzie, zapytanie o samopoczucie i jak mija dzień. Nie należy dziwić się pytaniom o żonę, dzieci i miasto, w którym mieszkamy. ‘Small talk’ podtrzymywany na równi z prowadzeniem negocjacji to azjatycki standard. Bardzo niegrzecznie jest go ignorować. 

Równie ważne jest demonstrowanie szacunku do kontrahenta. Każdego maila zaczynać trzeba np. „Dear Mr Wang” albo jeśli nie znamy nazwiska osoby, do której piszemy “Dear Friend”, a kończyć „Best regards”, „With kindest regards”. Warto też zadbać o własną autopromocję i w podpisie wstawić logo swojej firmy oraz stopkę. Takie drobne oznaki prestiżu i profesjonalizmu są doceniane. 

Spokój przede wszystkim

Korespondujemy angielszczyzną bardzo prostą, ale formalną. Warto również zastanowić się jak zapisać po angielsku własne imię – jeśli Chińczyk zdecyduje się zadzwonić po otrzymaniu wiadomości, musi wiedzieć, jak je wymówić. Ton wiadomości powinien być zawsze spokojny. Nie wolno ponaglać, wpisywać w temacie słów typu „urgent”, „answer ASAP”. Dla Chińczyka wysyłanie takich maili to utrata godności – spokój trzeba zachować w każdej sytuacji. Trzeba też wiedzieć, że Chińczycy rzadko odmawiają wprost – czasami otrzymamy odpowiedź „We cannot accept it”, ale równie dobrze może to być: „It can be difficult”, „We must act according to our company’s rules” – oznacza to, że partner nie chce ustąpić ze swoich żądań. W takim przypadku negocjacje trzeba podjąć na nowo, starając się doprowadzić do efektu „win-win”. Jeśli przytoczysz dobre argumenty za tym, dlaczego warto obniżyć cenę czy zmienić warunki – chiński kontrahent da się przekonać.  

Siła korespondencji mailowej

Nie warto zadawać wielu pytań w jednym mailu – efektem będzie kłopot z rozszyfrowaniem odpowiedzi. Zdecydowanie lepiej jest wysyłać po jednym pytaniu w każdej pojedynczej wiadomości i zawsze pod spodem wklejać całość dotychczasowej korespondencji. I tak aż do wyczerpania tematu. Jeśli nie zadamy jakiegoś pytania, nie dziwmy się, że partner wykorzysta ten fakt przeciwko nam. Zamówiłeś partię długopisów i uznałeś za oczywiste, że będą z wkładami? Bardzo prawdopodobne, że dostaniesz je bez wkładów – bo nic o nich nie wspominałeś! 

Jeśli zdarzy ci się zadzwonić do kontrahenta i ustalić coś telefonicznie, zawsze potwierdź to mailowo. Co jakiś czas wysyłaj podsumowania dotychczasowych ustaleń. 

Jeśli poświęcimy na korespondencję odpowiednio dużo czasu, cierpliwości i samozaparcia, negocjacje zostaną sfinalizowane umową. W kolejnym odcinku cyklu o tym, jakie certyfikaty są wymagane do wprowadzenia towarów na rynek UE.

– Rozkręć biznes w Chinach, czyli co i jak tam sprzedawać

Ielyzaveta Volotkovska, 

kierownik  ds. operacyjnych w firmie Importuj z Nami