Jakie parametry sprawdzić wybierając firmowy e-mail?

Adres e-mail w domenie z nazwą firmy nie tylko wygląda profesjonalnie, ale wpływa na wiarygodność właściciela. Na co warto zwrócić uwagę, szukając miejsca na firmową pocztę? 

Adres dla strony internetowej to najbardziej oczywiste zastosowanie dla domeny z nazwą przedsiębiorstwa. Domena może również posłużyć do tworzenia firmowych adresów e-mail. Brzmi banalnie? Na rynku wciąż można znaleźć firmy, które na swoich wizytówkach i innych materiałach promocyjnych umieszczają adresy, stworzone w darmowych serwisach pocztowych, takich jak Gmail. 

Możliwe, że jest to kwestia przyzwyczajenia. Właściciel firmy, który prywatnie używa poczty w domenie onet.pl lub wp.pl uznaje, że najwygodniej będzie założyć kolejną skrzynkę typu [email protected]. Tymczasem stworzenie adresu e-mail we własnej domenie ma pozytywny wpływ na wizerunek firmy. 

Przede wszystkim taki adres wygląda bardziej profesjonalnie i wiarygodnie. Aby się o tym przekonać, wystarczy zaglądnąć do dowolnego serwisu z ogłoszeniami o pracę. Widząc ogłoszenie, odsyłające nas do adresu pocztowego na jednym z darmowych serwisów, będziemy bardziej podejrzliwi niż widząc adres w domenie firmowej. W końcu pocztę w domenie gmail.com lub wp.pl może założyć każdy. Widząc adres z nazwą firmy można wejść na jej stronę i zweryfikować czy firma rzeczywiście istnieje. 

Utworzenie własnej poczty firmowej nie jest trudne. Można zrobić to samodzielnie w panelu klienta lub poprosić biuro obsługi klienta o pomoc. Zanim to zrobimy, trzeba zarejestrować domenę internetową i wykupić konto hostingowe. To na nim będą przechowywane wiadomości wraz załącznikami, dlatego porównując oferty warto zwrócić uwagę na parametry, związane z pocztą. Najważniejsze z nich to liczba skrzynek, pojemność poczty oraz inne funkcje. 

Co oznaczają parametry konta pocztowego?

Liczba skrzynek to nic innego jak ilość osobnych kont pocztowych, jakie możemy stworzyć w ramach wykupionego hostingu. Każde z nich ma osobny login i hasło, a wiadomości są przechowywane oddzielnie. Oznacza to, że pracownik sekretariatu, odbierający skrzynkę [email protected] nie widzi wiadomości przychodzących na adres [email protected]. Chyba, że zna login i hasło. 

W niższych pakietach hostingowych liczba skrzynek bywa ograniczona. Na początku działalności dla firmy zwykle nie jest to problem. Jednak w miarę rozwoju pojawiają się nowi pracownicy, kolejne projekty i inne okoliczności, wymagające osobnego adresu poczty. W większości firm hostingowych można jednak dokupić dodatkowe skrzynki bez przechodzenia na wyższy pakiet. 

Wiadomości i załączniki ze wszystkich skrzynek są przechowywane w ramach konta hostingowego i przeważnie korzystają z tego samego limitu, co miejsce na pliki tworzące stronę www. Wtedy poczta jest wliczana do pojemności konta. Niektórzy dostawcy hostingu oddzielają miejsce na pocztę od miejsca na stronę internetową. Wówczas w tabeli z parametrami konta znajdziemy pozycję pojemność poczty. Warto zwrócić uwagę na tą wielkość. Codzienna działalność firmy powoduje, że objętość maili szybko rośnie, szczególnie wtedy, gdy wszystkie wiadomości są przechowywane na serwerze. 

Dodatkowe funkcje konta pocztowego

Wśród parametrów poczty e-mail znajdziemy nazwy, które czasami mogą brzmieć tajemniczo. Z punku widzenia osoby, stawiającej pierwsze kroki w biznesie, najważniejszymi będą: 

– Filtr antyspamowy

– Autoresponder

– Aliasy poczty 

– Funkcja catch-all

O tym, jak uciążliwe mogą być niechciane wiadomości, nie trzeba nikogo przekonywać. Obecność filtru antyspamowego na koncie hostingowym na pewno ułatwia życie. Dostawcy zwykle korzystają z profesjonalnych filtrów oraz tzw. czarnych list. Pozwalają one na odsianie poczty zawierającej słowa charakterystyczne dla spamu lub wysłanej z podejrzanych adresów IP. 

Wygodną funkcją są autorespondery. To wiadomości automatycznie wysyłane jako odpowiedzi na maile przychodzące na firmową skrzynkę. Są szczególnie przydatne podczas urlopu. Klient może włączyć autoresponder dla każdego konta pocztowego, określając treść automatycznej wiadomości i okres, w jakim ma być wysyłana. 

Ostatnie dwie funkcje odnoszą się do przepływu wiadomości pomiędzy różnymi adresami w tej samej domenie. Alias to adres pocztowy, kierujący wszystkie wiadomości na inny, określony przez klienta adres. Załóżmy, że pan Piotr Nowak prowadzi serwis betoniarek pod adresem betoniarki.com.pl. Sam używa adresu e-mail [email protected]. Dodatkowo w firmie działa adres [email protected]. Funkcja aliasu pozwala kierować wszystkie wiadomości przychodzące na drugi adres bezpośrednio na skrzynkę [email protected]. 

Podobną rolę odgrywa funkcja catch-all (z ang. „przechwytuj wszystko”). Dzięki niej e-mail dotrze do adresata nawet wtedy, gdy nadawca wiadomości popełni błąd w adresie. Jak to działa w praktyce? Wróćmy do przykładu z panem Nowakiem. Potencjalny klient wysyła zapytanie ofertowe na ogólny adres firmy, ale przez pomyłkę pomija ostatnią literę, wpisując [email protected] zamiast [email protected]. Mimo błędu w adresie wiadomość i tak dotrze do adresata. Funkcja catch-all przekaże ją na właściwy adres, na przykład [email protected].

Maciej Kurek