10 najczęstszych błędów przy wnioskowaniu o dotację

Każdy chyba zetknął się ze sławną unijną biurokracją. Wbrew pozorom nie powstała ona jedynie, aby utrudniać życie przedsiębiorstwom i sprawić, że aplikowanie o środki unijne wydaje się prawie niemożliwe, ale aby zapobiec marnowaniu unijnych pieniędzy na inwestycje nieefektywne. Celem skomplikowanych procedur jest wyłonienie najbardziej efektywnych i innowacyjnych przedsięwzięć. Procedury te przysparzają jednak często kłopotów i są przyczyną wielu błędów.

Nie istnieją statystyki mówiące o tym, jakie błędy są popełniane przez przedsiębiorstwa najczęściej, a klasyfikacja błędu popełnionego we wniosku bywa dosyć „płynna”. Należy też wziąć pod uwagę, że bardzo wiele zależy od osoby oceniającej wniosek. Nie zawsze pracownik urzędu wykaże nam te same uchybienia we Wniosku. Biorąc jednak pod uwagę wskazówki udzielane w licznych instrukcjach przez Instytucje Wdrażające można przepuszczać, że główne problemy Wnioskodawców to:

1. Nie opieczętowanie lub nie podpisanie wszystkich stron wniosku. Często zdarza się, że spośród wielu stron Wniosku i licznych załączników, nie zauważono braku podpisu czy pieczątki. Tak niewielkie, wydawać by się mogło, niedopatrzenie stanowi poważny błąd. Wymagania dotyczące tego, jak powinien wyglądać wniosek są dość jasno sprecyzowane. Na wnioskach i na załącznikach musi znajdować się pieczątka instytucji i pieczątka wnioskodawcy (lub osoby upoważnionej), wnioskodawca podpisuje się również na wniosku i na załącznikach. Oprócz tego każda strona musi być parafowana przez wnioskodawcę. Przed oddaniem wniosku najlepiej jest więc wiele razy sprawdzić czy podpisy i pieczątki znajdują się na wszystkich stronach wniosku. W końcu trudno jest potem tłumaczyć się sklejeniem stron…

2. Nie ponumerowanie stron w załącznikach. Duża liczba stron w dokumentach, zwłaszcza przy projektach budowlanych, które wymagają załączenia dokumentacji budowlanej i kosztorysów powoduje sytuację, w której któraś ze stron nie została ponumerowana przez co wniosek w całości posiada złą numerację. Zdarzają się także sytuacje, w których dwie strony posiadają ten sam numer. Podobnie jak w przypadku nie opieczętowania lub nie podpisania wszystkich stron wniosku błędy te wynikają w większości z niedopatrzenia. Staranność i dokładność to dwie rzeczy, o których powinien zawsze pamiętać wnioskodawca w celu uniknięcia prostych i niepotrzebnych błędów.

3. Pisanie zbyt specjalistycznym językiem. Ten błąd najczęściej zdarza się w przypadku projektów budowlanych, związanych z technologią, czy branżą, której tajniki zna tylko grupa specjalistów. Przy składaniu wniosku należy pamiętać, że nie będzie go oceniał i czytał specjalista tej branży, ale osoba, która w tej dziedzinie jest laikiem. W związku z tym zaleca się szczególnie unikanie sformułowań specjalistycznych. Wskazane jest przekształcenie naukowego języka w przeprowadzonych analizach techniczno-technologicznych na bardziej zrozumiałą i czytelną formę, która pozwoli zrozumieć ich treści także tym, którzy nie są specjalistami w danej dziedzinie.

4. Pisanie zbyt ogólne. Zarówno pisanie zbyt specjalistycznym językiem, jak i pisanie zbyt ogólne stanowi poważny błąd. Osoba czytająca i oceniająca wniosek oczekuje znaleźć w nim konkretne informacje. Pisanie zbyt ogólne może sprawiać wrażenie, że nasz plan nie jest jeszcze pełny, że mamy jedynie ogólną wizję, ale brakuje nam konkretnych rozwiązań. A przecież ktoś, kto występuje o dotacje powinien w pełni szczegółowo wiedzieć, co dzięki niej zamierza osiągnąć. Ważne jest zatem znalezienie „złotego środka” pomiędzy pisaniem zbyt specjalistycznym, a pisaniem zbyt ogólnym.

5. Niespójność Wniosku z Biznes Planem. Informacje zawarte we wniosku powinny być w pełni spójne z załączonym Biznes Planem. Tymczasem, bardzo często zdarza się, że informacje zawarte w obu dokumentach znacząco się od siebie różnią. Jest to sytuacja niedopuszczalna, która może spowodować wyłączenie naszego wniosku z konkursu. Należy pamiętać, że Wniosek i Biznes Plan to dokumenty załączone do tego samego projektu, oba muszą zawierać te same informacje, należy je wypełnić rzetelnie i dokładnie sprawdzić zgodność obu dokumentów ze stanem faktycznym. Inne informacje zawarte we wniosku, a inne zawarte w biznes planie sugerują, że informacje zawarte w którymś z dwóch dokumentów są niezgodne z prawdą.

6. Błędy w części finansowej. Część finansowa jest niezwykle ważna w ubieganiu się o dotacje. Musi być wypełniona rzetelnie, wszystkie zawarte w niej informacje i prognozy muszą opierać się na dokładnych obliczeniach. Staramy się przecież o konkretne sumy pieniędzy, musimy więc dokładnie wskazać np. na co mamy zamiar je wydatkować.

7. Załączniki – pozostawianie pustych pól. Wszystkie pola zamieszczone w załącznikach powinny być wypełnione. Nawet, gdy dane pole nie dotyczy naszego projektu musimy to dokładnie napisać w załączniku, zwykle używając do tego formuły „nie dotyczy”.

8. Formularz Oceny Oddziaływania Projektu na Środowisko. Do projektów wymagany jest załącznik oceniający, w jaki sposób planowana inwestycja będzie oddziaływać na środowisko. Wielu składających wnioski zapomina o formularzu lub traktuje go bardzo pobieżnie. Tymczasem, jego znaczenie jest niezwykle istotne. Im więcej, najlepiej potwierdzonych przez ekspertyzy fachowców, informacji, że projekt nie spowoduje negatywnych zmian w środowisku tym lepiej. Nie należy jednak przedstawiać informacji w sposób oczywisty niezgodnych z prawda, np. że budowa drogi w środku lasu nie spowoduje zmian w otaczającym budowę środowisku naturalnym.

9. Załączniki – nowe formularze. Należy dokładnie śledzić informacje i wzory dokumentów pojawiające się na stronach internetowych odpowiednich instytucji odpowiedzialnych za nabór projektów. Niejednokrotnie zdarza się, że formularze wniosków do danego projektu w bardzo krótkim czasie ulegają zmianom. Przeoczenie zmiany skutkuje złożenie załączników na nieodpowiednim, nieobowiązującym już formularzu.

10. Niezgodność Wniosku z programem. Program, dzięki któremu możemy ubiegać się o wniosek zawiera konkretne działania i poddziałania. Opisano w nich cele, jakie dzięki działaniu maja być osiągnięte oraz przykładowe rodzaje projektów. Zanim przystąpimy do składania wniosku dokładnie sprawdźmy czy cele programu są zgodne z celami, jakie chcemy osiągnąć, dzięki naszej inwestycji, czy przykładowe rodzaje projektów są choć trochę podobne do tego, co zakłada nasz projekt.

Unijna biurokracja w praktyce oznacza gromadzenie odpowiednich dokumentów i poprawne wypełnienie wniosków przez potencjalnych beneficjentów, co często sprawia wiele problemów i jest oczywiście czasochłonne. W związku z tym wielu przedsiębiorców decyduje się na wynajęcie firmy doradczej. Należy jednak pamiętać, że podstawą projektu jest dobrze przemyślana koncepcja inwestycji.

Zatrudnienie nawet najlepszej firmy doradczej nie rozwiąże problemów tych, którzy ubiegają się o dofinansowanie, a ich inwestycja jest nieprzemyślana, niemożliwa do realizacji w wyznaczonych terminach, że brakuje środków na jej finansowanie do momentu zwrotu kosztów z Unii. W takiej sytuacji przeszkody w otrzymaniu dofinansowania nie będzie stanowić unijna biurokracja czy niekompetencja firmy doradczej, ale nieprzygotowanie wnioskodawcy.

Jeśli projekt jest dobrze przemyślany jedyną przeszkodą może stać się nieumiejętność poradzenia sobie z odpowiednim wypełnieniem sterty dokumentów. Najpierw należy sporządzić wniosek wraz z rozbudowanym biznesplanem i wszystkimi załącznikami. Następnie opracowany wniosek złożyć w określonym terminie do odpowiedniej instytucji i czekać na ocenę formalną.

Po pomyślnym przejściu tego etapu wniosek oceniany jest pod względem techniczno-merytorycznym, finansowym i strategicznym (zgodność ze wszystkimi strategiami i planami regionalnymi). Przy przygotowywaniu wniosku należy pamiętać o wszystkich najczęściej popełnianych błędach, aby móc ich uniknąć.

W dużym skrócie: żeby napisać dobry wniosek poza ciekawym projektem trzeba mieć dużo wolnego czasu, dobrą księgową… lub znaleźć kogoś, kto to za nas zrobi. Przygotowanie dokumentacji to dla wykwalifikowanej firmy około dwa tygodnie pracy przy standardowym projekcie. Bardziej złożone przygotowuje się nawet do sześciu miesięcy.

Warto zastanowić się, kiedy warto zdecydować się na usługi zewnętrzne. Zatrudnienie firmy doradczej gwarantuje przede wszystkim zaoszczędzenie czasu w walce z biurokracją. Pracy nad projektem przybywa proporcjonalnie do wielkości inwestycji, dlatego wskazuje się, iż zatrudnienie firmy doradczej opłaca się, gdy projekt sięga kwoty 100 tysięcy złotych. Przy mniejszych projektach barierę stanowić będą koszty- kwota, jaką trzeba zapłacić firmie doradczej stanowić będzie znaczną część inwestycji.

Czasami jednak lepiej i takiej sytuacji nie ryzykować i zlecić wykonanie zadania specjaliście. Przy większych projektach, gdzie wzrasta ilość pracy nad projektem, a czynności, jakie należy wykonać zdają się być o wiele bardziej skomplikowane zatrudnienie firmy zewnętrznej czasami zdaje się być wręcz konieczne. Ponadto, należy pamiętać, iż uzyskanie dotacji to dopiero początek drogi. Projekt należy, bowiem, po jego realizacji odpowiednio rozliczyć. W tym także może nam pomóc odpowiednio do tego przygotowana firma z zewnątrz.

Poznanie wszystkich problemów związanych z otrzymaniem i rozliczeniem dotacji nie powinno stać się czynnikiem zniechęcającym do ubiegania się o dotacje. Wprost przeciwnie, znając wszystkie zagrożenia jesteśmy świadomi, czego możemy oczekiwać i przygotowani na wszelkie trudności.

Aleksandra Ujda
Talento – fundusze europejskie