Dotacje na e-biznes. Najczęstsze pytania

Myślisz o rozpoczęciu działalności w Internecie, ale brakuje Ci kapitału na realizację swojego pomysłu? Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) rusza 16 lutego z nowym konkursem, w ramach którego mikro i małe firmy będą mogły uzyskać środki unijne na projekty e-biznesowe. Na działalność w Internecie można uzyskać nawet 1 mln zł. Prezentujemy najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące tego programu.

Krótko o programie

W ramach tego programu można otrzymać od 20 000 do 1 000 000 zł dotacji na wprowadzenie lub rozwój e-usług. Wysokość dofinansowania wynosi 85% kosztów kwalifikowanych. Dotacja przeznaczona jest dla mikro i małych firm działających krócej niż rok ( Licząc od dnia rejestracji działalności do dnia złożenia wniosku.)

Wprowadzone w ramach projektu usługi muszą być zautomatyzowane. Co to oznacza w praktyce? Sklepy internetowe, kwiaciarnie internetowe, firmy świadczące usługi hostingu i rejestracji domen, biura doradcze, rachunkowości, architektoniczne, czy porad prawnych nie mogą starać się o dotację na budowę np. strony internetowej firmy. Trzeba wprowadzić usługę, która jest świadczona automatycznie, bez czynnego udziału pracownika. Samo przyjmowanie zleceń za pośrednictwem Internetu nie spełnia tych kryteriów.

Diabeł tkwi w szczegółach

Jak zawsze przysłowiowy diabeł tkwi w szczegółach. Przyjrzyjmy się więc najczęściej zadawanym pytaniom związanym z tym programem pomocowym

Pytanie 1:Środki zagwarantowane przez wnioskodawcę muszą wynosić co najmniej 60% całkowitych wydatków projektu. Jak należy zatem wypełnić pkt 22 wniosku zgodnie z Instrukcją, według której wnioskodawca powinien zagwarantować finansowanie projektu w 100% do momentu otrzymania dofinansowania?

Odpowiedź: Punkt 22 wniosku powinien wskazywać źródła finansowania dostępne podczas całego okresu realizacji projektu na poszczególnych jego etapach – stąd suma środków gwarantowanych przez wnioskodawcę powinna się równać kwocie całkowitych wydatków związanych z realizacją projektu (kwalifikowalnych oraz niekwalifikowalnych).

Wymóg zagwarantowania co najmniej 60% całkowitych wydatków projektu dotyczy wyłącznie samego momentu wnioskowania o dofinansowanie i jest brany pod uwagę podczas oceny merytorycznej projektu – środki w takiej wysokości muszą zostać wykazane we wniosku o dofinansowanie oraz opcjonalnych załącznikach jako minimalne środki dostępne dla wnioskodawcy przed planowanym terminem rozpoczęcia projektu.

Niemniej jednak, w celu zagwarantowania płynnej i terminowej realizacji projektu zalecane jest jak najwcześniejsze zapewnienie środków pokrywających całkowite planowane wydatki związane z realizacją projektu.

Pytanie 2: Jaka jest maksymalna kwota refundacji w programie 8.1 – czy jest to 85% kwoty 1 miliona złotych (maksimum kosztów kwalifikowanych) czy jest to 200 000 euro?

Odpowiedź: Pomoc udzielana w ramach działania 8.1 jest pomocą de minimis. Pomoc może wynosić do 85% wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, które to wydatki muszą mieścić się w granicach od 20 tys. PLN do 1 miliona PLN.

Pytanie 3: Czy w ramach 8.1 można zatrudniać osoby do realizacji projektu w formie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, czy tylko umowy o pracę? W przypadku spółki z o.o. czy jeśli zarząd jest bezpośrednio zaangażowany w realizację projektu to czy może otrzymywać wynagrodzenie z tytułu sprawowania funkcji w Zarządzie, lub z tytułu umowy o dzieło, lub umowy zlecenia? W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jeśli osoba ją prowadząca jest bezpośrednio zaangażowana w realizacje projektu to jakiej formie może sobie z tego tytułu wypłacać wynagrodzenie? Jak to ująć w planach finansowych ?

Odpowiedź: Dopuszcza się rozliczenie wynagrodzeń na podstawie umów o pracę, umów o dzieło i umów zlecenia. W przypadku spółki z o.o. (i innych spółek prawa handlowego / formach osób prawnych) może ono objąć również wynagrodzenie członków zarządu / udziałowców, w zakresie w jakim będą oni zaangażowani bezpośrednio w realizację celów projektu.

Wzór umowy dla dziania 8.1 zawiera m.in. listę załączników, jakie należy złożyć w celu udokumentowania ponoszonych wydatków na wynagrodzenia. Jednym z wymaganych dokumentów jest kopia umowy określającej warunki zatrudnienia. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, osoba wykonująca tą działalność nie może zawrzeć tego rodzaju umowy sama ze sobą.

Projekty w działaniu 8.1 mają charakter komercyjny Właściciel firmy będzie finansowany z zysku przedsiębiorstwa, stąd nie jest możliwe objęcie tego rodzaju wynagrodzenia dofinansowaniem. Dofinansowaniem mogą zostać objęte jedynie udokumentowane i niezbędne wydatki na realizację celu projektu (w tym określone koszty wykonywania działalności gospodarczej).

Wynagrodzenie za pracę, które właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej może sobie wypłacać, jest finansowane z zysku na działalności gospodarczej (nie stanowi kosztu działalności gospodarczej). Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku spółek cywilnych.

Pytanie 4: Czy wykonawcą części projektu może być firma osobowo związana z Beneficjentem (osoba z zarządu wykonawcy jest jednocześnie osobą z zarządu firmy Beneficjenta)?

Odpowiedź: Beneficjent zobowiązuje się, w przypadku realizacji dostaw lub usług w ramach Projektu, dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową w związku z realizowanym zamówieniem.

Beneficjent nie może zawierać transakcji z podmiotami powiązanymi. Jeśli istnieją jakiekolwiek powiązania osobowe bądź kapitałowe pomiędzy beneficjentem a oferentem wówczas firma /osoba powiązana nie może być dostawcą towarów lub usług w ramach Projektu.

Pytanie 5: Jak należy liczyć okres działania przedsiębiorcy na rynku w przypadku aplikowania do działania 8.1 spółki jawnej powstałej w wyniku przekształcenia spółki cywilnej?

Odpowiedź: Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę prawa handlowego dokonywane jest w oparciu o przepisy art. 26 ust. 4 i 5 kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z treścią powyższych przepisów, przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego przez wszystkich wspólników, przy czym przyjmuje się, że z chwilą wpisu do rejestru spółka cywilna staje się spółką jawną.

Spółce jawnej przysługują wszystkie prawa i obowiązki stanowiące majątek wspólny wspólników. Spółka jawna jest więc kontynuatorem prowadzonej poprzednio działalności. W ocenie długości prowadzenia działalności gospodarczej należy wziąć pod uwagę okres działalności gospodarczej poszczególnych wspólników spółki cywilnej przekształconej w spółkę jawną, analogicznie jak w przypadku oceny okresu działalności spółki cywilnej zawiązanej przez wspólników (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą). Dotyczy to również przypadku przekształcenia spółki cywilnej w inną spółkę prawa handlowego w trybie przepisów kodeksu spółek handlowych.

Pytanie 6: Co oznacza, że projekt będzie realizowany na terytorium Polski? W przypadku stron internetowych, czy serwery mogą być zlokalizowane poza terytorium Polski?

Odpowiedź: W przypadku planowanego w ramach projektu zakupu serwerów mających podlegać refundacji, muszą one zostać zlokalizowane (zainstalowane) w Polsce, w miejscu wskazanym jako lokalizacja projektu. W przeciwnym wypadku zakup serwera nie będzie stanowić kosztu kwalifikującego się do objęcia wsparciem.

W przypadku zakupu zewnętrznych usług hostingowych, lokalizacja dostawcy oraz serwera nie jest ograniczona terytorialnie i może znajdować się także poza granicami Polski. Lokalizacja dostawcy usług nie ma wpływu na lokalizację realizowanego projektu.

Pytanie 7: W jaki sposób należy rozumieć zobowiązanie beneficjenta do realizacji wskaźników podanych we wniosku w przypadku start-up-ów? Trudno dać gwarancję powodzenia rynkowego nowej e-usługi nawet posiadając najdokładniejsze rozeznanie rynkowe?

Odpowiedź: Umowa o dofinansowanie zawiera wyraźne zapisy zobowiązujące beneficjenta do osiągnięcia planowanych wskaźników (szczególnie § 8). Umowa przewiduje oczywiście pewne odstępstwa w przypadku zadziałania tzw. siły wyższej (§13 ust. 6), niemniej jednak do planowanych wskaźników należy podejść z całą odpowiedzialnością.

Pytanie 8: Jak spółka cywilna ma wpisać osobne numery daty rejestracji w EDG kilku wspólników skoro generator przyjmuje tylko jeden numer i jedną datę rejestracji?

Odpowiedź: Do generatora należy wpisać numer i datę rejestracji działalności wspólnika, który ma najstarszy wpis do EDG. We wniosku w punkcie 11 a “opis dotychczasowej działalności – wiodący profil, źródła największych przychodów” należy podać informacje dotyczące pozostałych wspólników spółki cywilnej.

Pytanie 9: Czy w pkt.17 wniosku: “Skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu” wymagane są wskaźniki finansowe czy wystarczą np. wskaźniki ilościowe typu: ilość użytkowników? Czy jest określona minimalna ilość tych wskaźników?

Odpowiedź: Pomijając jeden obligatoryjny wskaźnik produktu, Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie nie narzuca beneficjentom konkretnego katalogu ani minimalnej liczby wskaźników produktu i rezultatu. Każdy wnioskodawca znając specyfikę projektu powinien określić adekwatne i realne wskaźniki, które będą stanowić element oceny projektu.

Pytanie 10: Proszę o doprecyzowanie, co należy rozumieć przez “dokumenty potwierdzające możliwość finansowania projektu z innych niż własne źródeł”? Jakie inne dokumenty poza promesą lub umową kredytowa/leasingową są dopuszczalne? Czy są stałe elementy, jakie zawierać powinien taki dokument?

Odpowiedź: W ramach programu nie przewidziano żadnych obostrzeń dotyczących formy i treści takiego dokumentu jak i charakteru działań prowadzących do pozyskania kapitału (kredyt, pożyczka, leasing, podniesienie kapitału, itp.).

Ze względu na liczne zapytania dotyczące formy oraz treści takiego dokumentu sugerujemy, że optymalnym rozwiązaniem byłoby uwzględnienie w treści dokumentu informacji dotyczących:

– przekazującego środki finansowe do dyspozycji Wnioskodawcy (wraz z właściwym dla niego podpisem);
– Wnioskodawcy, jako podmiotu, któremu udostępnione mają być fundusze;
– kwoty, jaka zostanie postawiona do dyspozycji Wnioskodawcy;
– terminu i ewentualnych dodatkowych warunków przekazania funduszy do dyspozycji Wnioskodawcy.

Dokument nie powinien zawierać klauzul, które uniemożliwiałyby faktyczną możliwość wykorzystania funduszy na sfinansowanie danego projektu oraz zapisów sprzecznych z prawem.

Intencją braku sztywnych zasad dotyczących opcjonalnego załącznika – dokumentu potwierdzającego możliwość finansowania projektu z innych niż własne źródeł – jest umożliwienie różnych form i źródeł finansowania, a zadaniem Wnioskodawcy jest wiarygodne udokumentowanie dodatkowych źródeł finansowania.

Pytanie 11: Czy wszyscy wspólnicy spółki cywilnej ubiegającej się o dofinansowanie w ramach działania 8.1 muszą spełniać warunek prowadzenia działalności gospodarczej nie dłużej niż rok od dnia wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej?

Odpowiedź: Wszyscy wspólnicy spółki cywilnej muszą osobno spełniać warunek prowadzenia działalności gospodarczej nie dłużej niż rok od dnia wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Pytanie 12: Czy wydatki na wynagrodzenia brutto wraz z pozapłacowymi kosztami pracy obejmują wynagrodzenie brutto wraz ze wszystkimi pozapłacowymi kosztami pracy?

Odpowiedź: Do wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem zalicza się wynagrodzenia brutto wraz z pozapłacowymi kosztami pracy – składkami na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu objętego wsparciem, ponoszone ze środków własnych mikroprzedsiębiorcy lub małego przedsiębiorcy – płatnika wynagrodzeń i składek.

Zapisy te jednoznacznie wskazują, iż do pozapłacowych kosztów pracy rozporządzenie zalicza jedynie składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Do ubezpieczenia społecznego zalicza się jedynie te ubezpieczenia, które zostały wskazane w art. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych:

1) ubezpieczenie emerytalne;
2) ubezpieczenia rentowe;
3) ubezpieczenie chorobowe;
4) ubezpieczenie wypadkowe

Tym samym do ubezpieczenia społecznego, zgodnie z tą ustawą, nie zalicza się składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Pytanie 13: Czy w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są opłacane przez niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?

Odpowiedź: Płatnikiem składek dla pracownika może być jedynie jego pracodawca; osoba prowadząca działalność gospodarczą (pracodawca) sama opłaca za siebie składki i w myśl przepisów jest traktowana jako ubezpieczony (opłacając własne ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne pracodawca (przedsiębiorca) nigdy nie będzie traktowany w myśl tych przepisów jako płatnik).

Tak więc, zestawiając przepisy rozporządzenia ze wskazanymi powyżej przepisami ustaw, należy uznać, iż do wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem nie można zaliczyć składek opłacanych przez samego ubezpieczonego (czyli osobę nie będącą w tym zakresie płatnikiem składek). Powoduje to, iż pracodawca opłacając za siebie składki jako ubezpieczony, nie może ich zaliczyć do wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem.

Przeczytaj jak zdobyć 1 mln zł na start e-biznesu

Źródło: parp.gov.pl

Mateusz Tarczyński
Nowe-Dotacje.pl