Na czym polega leasing operacyjny?

Katarzyna Kubacka

7 lutego 2024 (07:30) / Aktualizacja: 7 lutego 2024 (08:25) Komentuj teraz!

Leasing operacyjny to popularne rozwiązanie, z którego korzysta wielu przedsiębiorców. Pozwala on firmom, a w niektórych przypadkach także osobom fizycznym, użytkować pewne dobra, bez konieczności ich kupna. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi brać kredytu na zakup samochodu czy potrzebnego sprzętu. Zamiast tego, może używać go w ramach umowy z leasingodawcą.

Leasing operacyjny – co to jest?

Pośród różnych form umów między firmami lub osobami fizycznymi, leasing jest jedną z najbardziej popularnych opcji. Istnieją dwa rodzaje leasingu – operacyjny i finansowy. Ten pierwszy pozwala na użytkowanie konkretnego środka – może to być np. samochód – w zamian za płacenie rat. Ważne jest to, że podczas umowy leasingowej, czyli przez cały czas użytkowania danego środka trwałego, pozostaje on we własności leasingodawcy. Po zakończeniu umowy, przedmiot leasingu jest zwracany właścicielowi, chyba że obydwie strony postanowią inaczej. Wykup jest w tym przypadku opcjonalny.

Leasing operacyjny to doskonała opcja dla małych przedsiębiorstw, których nie stać jeszcze na zakup własnych sprzętów, lub startupów, chcących sprawdzić się na rynku.

Wypożyczenie środków wiąże się oczywiście z ich zużyciem. W leasingu dla obydwu stron umowy ważne są więc zagadnienia związane z amortyzacją sprzętu, która oznacza stopniowe zużywanie się środków stałych, będących przedmiotem umowy. W przypadku leasingu operacyjnego amortyzacja jest po stronie leasingodawcy. Oznacza to, że dokonuje on odpisów amortyzacyjnych. To z kolei skutkuje możliwością wliczenia jej przez leasingobiorcę jako kosztów uzyskania przychodu.

Podatek VAT w leasingu operacyjnym

W leasingu operacyjnym podatek VAT jest automatycznie doliczany do rat finansowania. Wypożyczane w ramach leasingu dobro jest nadal własnością leasingodawcy, to on dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Oznacza to, że podatek VAT jest płacony przez leasingobiorcę w całości. Wynosi on 23% od każdej opłaty leasingowej. W jej skład wchodzą m.in.:

• opłata wstępna,
• stała rata leasingu,
• wykup, z wyjątkiem wykupu prywatnego (w tym przypadku nie odlicza się podatku VAT),
• inne opłaty dodatkowe.

W przypadku leasingu operacyjnego nie płaci się podatku jednorazowo – dolicza się go do każdej raty. Ważne jest jednak to, że korzystając z leasingu do celów firmowych, możesz w zeznaniu podatkowym odliczyć 100% podatku VAT. Aby skorzystać z tej opcji, należy jednak udowodnić, że dany środek był wykorzystywany tylko do celów firmowych. Dla przykładu, używając samochodu z leasingu, trzeba prowadzić tzw. kilometrówkę, a także zgłosić pojazd do urzędu skarbowego w specjalnym formularzu VAT-26. Należy także posiadać regulamin użytkowania samochodu w firmie i oczywiście być płatnikiem VAT.

Osoby, które korzystają z pojazdu w leasingu operacyjnym zarówno w celach prywatnych, jak i firmowych, mogą odliczyć 50% podatku VAT.

W umowie tego rodzaju, po wykupieniu środka można już wliczyć go do kosztów uzyskania przychodu. Warunkiem jest kwota na fakturze wykupu – nie może ona przekraczać 10 000 złotych.

Leasing operacyjny a leasing finansowy

Leasing operacyjny jest jedną z najczęściej wybieranych opcji, jeśli chodzi o mniejsze przedsiębiorstwa. Inną formą pożyczki środków trwałych jest leasing finansowy, który działa na podobnych zasadach. Podstawowymi różnicami są jednak czas trwania umowy oraz kwestie wykupu. W przypadku leasingu operacyjnego minimalny czas trwania umowy to 40% okresu amortyzacji. Jest to jasno określone w przepisach i nie da się tego czasu przyspieszyć. Przykładowo, czas umowy leasingu operacyjnego dla samochodów osobowych wynosi minimum 24 miesiące. Jeśli chodzi o maszyny i inne urządzenia, są to nawet 3 lub 4 lata.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku leasingu finansowego.  Nie ma tu ściśle określonych ram i ograniczeń, dotyczących czasu trwania kontraktu. Przyjmuje się jednak, że umowa leasingowa powinna wynosić minimum 6 miesięcy.

W obydwu przypadkach, dla przedsiębiorcy ważne są kwestie wykupu. Jeśli chodzi o leasing operacyjny, sama umowa leasingu nie oznacza automatycznie zakupu konkretnego sprzętu po jej zakończeniu. To leasingobiorca decyduje, czy będzie chciał zatrzymać środek, którego używał w ramach kontraktu. Jeśli natomiast chodzi o leasing finansowy, po wygaśnięciu umowy sprzęt automatycznie staje się własnością leasingobiorcy. Z uwagi na tę regułę, leasing finansowy jest zazwyczaj dużo droższy, niż operacyjny.

Leasing operacyjny – kto może z niego korzystać?

Zarówno leasing operacyjny, jak i finansowy, jest przeznaczony głównie dla przedsiębiorców. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy masz pod sobą dużą korporację, korzystanie z leasingu jest dostępne dla każdej działalności zarejestrowanej w Polsce i posiadającej numer NIP.

Leasing to pewnego rodzaju pożyczka, dlatego leasingodawca może sprawdzić historię kredytową osoby starającej się o dany środek. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej potrzebne będzie tylko oświadczenie o przychodzie firmy z ubiegłego roku.

Wzięcie sprzętu w leasing operacyjny to duże ułatwienie dla firmy. Przede wszystkim pozwala leasingobiorcy sprawdzić, czy potrzebuje danego sprzętu, oraz ocenić, jak sprawuje się konkretny środek. W tym przypadku decyzję o wykupie podejmuje się dopiero później, co sprawia, że użytkownik może zadecydować, czy dana rzecz mu odpowiada.

Warto zaznaczyć, że umowa leasingu daje leasingobiorcy możliwość wykupu środka do celów prywatnych. Warto jednak pamiętać, że w takim przypadku nie ma możliwości odliczenia podatku VAT.

Leasing operacyjny samochodu – wady i zalety

Leasing operacyjny znalazł szerokie zastosowanie w wielu branżach. Jest obecny w motoryzacji, informatyce, telekomunikacji czy lotnictwie. Przedsiębiorcy najczęściej jednak biorą w leasing samochody. Jakie są wady i zalety leasingu operacyjnego? Jak już zostało wspomniane, w jego przypadku, przedsiębiorca nie musi wykupić samochodu po zakończeniu umowy. Jeśli więc firma potrzebuje pojazdu tylko na jakiś czas, jest to dobre rozwiązanie. Największe korzyści z umowy leasingowej dla samochodu to:

• brak konieczności inwestowania dużych kwot w dany środek na początku działalności,
• elastyczność i łatwość wymiany samochodu na nowy model po zakończeniu okresu najmu, jeśli jest taka potrzeba,
• możliwość wypróbowania z nowoczesnego sprzętu bez konieczności jego nabycia,
• możliwość wykupu samochodu na cele firmowe, a także prywatne w niskiej cenie,
• możliwość odliczenia podatku VAT w przypadku wykupu samochodu do celów firmowych.

Samochód leasingowy to duża oszczędność dla firmy. Pojazd można używać w nieograniczonym zakresie, warto jednak pamiętać, że za wszystkie naprawy i przeglądy odpowiedzialny jest leasingobiorca, mimo że nie jest właścicielem auta.

Leasing operacyjny — kiedy czas spłaty?

Jeśli chodzi o spłatę leasingu, wszystko zależy od jego rodzaju. Leasing finansowy jest z zasady mniej restrykcyjny w kwestii czasu trwania umowy. W przypadku leasingu operacyjnego obowiązuje natomiast wspomniana już zasada 40% okresu amortyzacji. Oznacza to, że wcześniejsza spłata leasingu może nastąpić dopiero po tym czasie. Najkrótsza umowa na samochód leasingowy trwa dwa lata. Tak długi okres umowy wynika m.in. z faktu, że skrócenie czasu amortyzacji – która w przypadku wypożyczania środków trwałych jest obowiązkowa – może wiązać się ryzykiem kontroli urzędu skarbowego w temacie wliczania w koszty uzyskania przychodu zapłaconych już rat leasingowych.

Jeśli przedsiębiorca chce spłacić leasing wcześniej, musi liczyć się z potencjalnymi kosztami dodatkowymi. Są one związane m.in. z ponownym przeliczeniem należności lub innymi zapisami, które leasingodawca umieści w umowie. Wcześniejsza spłata zobowiązania obejmuje uregulowanie należności w całości. Sprawa komplikuje się w przypadku leasingu finansowego, który zakłada wykup środka po rozwiązaniu umowy. W przypadku leasingu operacyjnego wcześniejsze zakończenie umowy nie powinno stanowić problemu.

Leasing operacyjny to dobre rozwiązanie dla małych firm lub przedsiębiorstw, które dopiero zaczynają swoją działalność na rynku i sprawdzają różne możliwości. Umowa leasingu pozwala na rozwój firmy bez dużych inwestycji, co jest bardzo inspirujące w początkach biznesu. Jedną z najkorzystniejszych cech leasingu operacyjnego jest opcjonalność wykupu. Sprawia ona, że przedsiębiorca zawsze ma wybór, czy dany środek chce sobie zostawić, czy jednak oddać go z powrotem osobie wypożyczającej.