dagaxx

obieg dokumentów w firmie

Recommended Posts

Rekomenduję elektroniczny obieg dokumentów. Takie rozwiązanie ma kilka podstawowych zalet, m.in. dostęp do dokumentacji w każdym miejscu ( a nie tylko w siedzibie firmy), brak ryzyka związanego z zagubieniem ważnych dokumentów etc. Co również ważne, obecnie dokumenty elektroniczne są traktowane na równi z papierowymi odpowiednikami. Firma, którą reprezentuje - Ekoconsultant - wykorzystuje na co dzień innowacyjne technologie w postaci OCR, jak również kodów QR, pomagających w szybki sposób zlokalizować dokumenty. Dodatkowo przedsiębiorcy korzystający z innowacyjnych rozwiązań technologicznych w księgowości mają gwarancję, że w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego archiwizacja dokumentów papierowych w wersji elektronicznej jest zgodna z wytycznych zawartymi w rozporządzaniu MF z dnia 20 grudnia 2012 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zasadniczo daje to przedsiębiorcom wiele korzyści, m.in. zapewnienie, że dokument z którego odliczono podatek VAT nie ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Większość firm zajmujących się usługami księgowymi gwarantuje utrzymanie tych zasad poprzez wprowadzanie na fakturach unikalnych numerów, które widoczne są zarówno na elektronicznej jak i papierowej wersji. My zastosowaliśmy innowacyjne rozwiązanie jakim jest oznaczanie dokumentów dodatkowo kodem QR. Dzięki temu nie tylko gwarantujemy integralność wszystkich dokumentów, ale również łatwe ich odszukiwani w archiwum, które jest możliwe za pomocą czytnika do kodów.

Jeśli macie więcej pytań związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów to zachęcam do kontaktu z firmą Ekoconsultant.

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach
Jak rozwiązujecie ten problem we firmie? Korzystacie z jakieś dodatkowej pomocy?
Jak do tej pory u nas w firmie mamy dokumenty tylko i wyłącznie w formie papierowej, ale coraz częściej zastanawiam się nad tym czy nie zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów, tego typu jak chociażby ten - http://www.firma20.pl/moduly/elektroniczny-obieg-dokumentow/. Tak jak już zostało już tutaj wspomniane, tego typu moduł pozwala na ewidencjonowanie dokumentów w postaci elektronicznej, a także na przekazywanie ich do konkretnych pracowników. Według mnie to rozwiązanie, które usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

U nas faktury rejestrowane są w programie do obiegu dokumentów. I tam właśnie poszczególne osoby te fakturki opisują zatwierdzają i na koniec to trafia do księgowej. Dzieki temu nic ie gidzie bo papierowe wersjie są od razu w księgowości a po firmie krąży tylko wersja elektroniczna ;)

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

Obieg dokumentów w firmie to naprawdę bardzo ważna kwestia, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z dużymi przedsiębiorstwami, które mają wiele spółek córek. U nas zdecydowaliśmy się na Teta Web od http://www.unit4.com/pl/produkty/hr/teta-web i musimy przyznać, że system się sprawdza. Wszystko jest uporządkowane i nie ma problemu z księgowością.

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach
Jak do tej pory u nas w firmie mamy dokumenty tylko i wyłącznie w formie papierowej ...

Faktycznie w firmach dużo dokumentów przekazywanych jest właśnie w tej formie. Dużo dokumentów jest drukowanych, a gdy stają się już niepotrzebne lądują w koszu. Trzeba jednak pamiętać, że ustawodawca nakłada na nas obowiązek ochrony danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach. Dlatego niezbędna w każdym biurze jest niszczarka do papieru, która zniszczy dane w taki sposób aby ich odzyskanie było niemożliwe. O tym jak dobrać niszczarkę odpowiednią do potrzeb można przeczytać miedzy innymi na naszej stronie: www.niszczarkibiurowe.com

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

Aby każdy obieg przebiegał prawidłowo, trzeba być pewnym, że wszystkie elementy zabezpieczeń są jak najbardziej aktualne, bez względu na to, czy w tym obiegu biorą udział dokumenty w postaci fizycznej czy cyfrowej. Czasem można nawet nie wiedzieć, że są jakieś problemy w tej kwestii i narazić poufne dane na ataki podmiotów zewnętrznych. Dobrze jest robić kontrole w formie audytu bezpieczeństwa informacji, aby mieć podstawy do weryfikacji systemu informatycznego i archiwizacyjnego w naszej firmie. A to można już zlecić prawdziwym specjalistom, jak tym: http://forsafe.pl/polityka-bezpieczenstwa-informacji/ - wtedy będziemy mieć pewność, że wszystkie ważne informacje są rzetelnie sprawdzone, a usterki zostaną zgłoszone, wraz z rekomendacjami ich naprawy.

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

My próbowaliśmy wielu programów do elektronicznego obiegu dokumentów i dopiero ten od Paperless zdał egzamin. Dopiero z niego byliśmy na tyle zadowoleni, żeby kontyuować prace na nim. No i powiem Ci, że jest u nas w firmie juz jakiś rok i wszystko działa bardzo dobrze.

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

Moim zdaniem warto informacji o tym poszukać w Internecie. Internet to niby wielki śmietnik, ale jak się dobrze przefiltruje wiadomości, to zawsze się coś przydatnego znajdzie :)

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

Moi drodzy, zdradźcie proszę, w jaki sposób przechowujecie dokumenty, aby zachować w nich porządek? Słyszałam, że wystarczy zaopatrzyć się w pudła archiwizacyjne, aby uchronić je przed zniszczeniem - czy to prawda?

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

Obecnie  system EBI24 można przetestować za darmo.  Nie da się ukryć, że elektroniczne zarządzanie dokumentami znacznie ułatwia pracę i przede wszystkim usprawnia wiele procesów.  Właściciel może mieć praktycznie z każdego miejsca na świecie dostęp do wirtualnego biura. Wystarczy tylko posiadać internet, żeby zarządzać dokumentami. Tutaj http://www.ebi24.pl są szczegóły.  EBI24 umożliwia tworzenie, wystawianie, wysyłanie, odbieranie, opisywanie, akceptowanie, przechowywanie oraz archiwizowanie wszystkich dokumentów firmowych. Super sprawa w małych średnich przedsiębiorstwach. 

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

my też mamy elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Używamy już ten system jakiś rok... i po tym czasie mogę śmiało polecić takie rozwiązanie. Jest taniej i szybciej - a wiadomo, że w prowadzeniu firmy o to chodzi. Dla mnie dużym plusem jest też to, że można kontrolować dostęp do dokumentów oraz łatwo sprawdzić kto co robił z dokumentami itp

Udostępnij ten post


Link to postu
Udostępnij na innych stronach

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.

Gość
Odpowiedz...

×   Wkleiłeś treść z formatowaniem.   Usuń formatowanie

  Only 75 emoji are allowed.

×   Twój link będzie automatycznie osadzony.   Wyświetlać jako link

×   Twoja poprzednia zawartość została przywrócona.   Wyczyść edytor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.

Wczytywanie...