Jeden za wszystkich, wszyscy do KSeF. System objął większość przedsiębiorców

Tym razem to nie żart. Od 1 kwietnia 2026 roku większość przedsiębiorców swoje faktury musi wystawiać w KSeF. To ostatni moment, by przygotować się do pracy z systemem.

Od dziś dla większości przedsiębiorców nie ma już odwrotu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, z którego muszą korzystać teraz także ci z nich, których sprzedaż w 2024 roku nie przekroczyła sumy 200 mln zł. Od tej reguły wciąż jest jednak wyjątek, który części prowadzących firmy da więcej czasu na przygotowanie się do zmian. Pozostali, jeśli jeszcze tego nie zrobili, powinni jak najszybciej podjąć konkretne kroki.

Harmonogram wdrożeń

Dla przedsiębiorców w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 roku kluczowe były dwie daty. Obowiązkowy KSeF dla dużych firm (obroty powyżej 200 mln zł w 2024 roku) wszedł życie 1 lutego. Pozostali na przygotowania zyskali 2 miesiące więcej. Dla nich nowy obowiązek rozpoczyna się 1 kwietnia.

Co ze wspomnianym wyżej wyjątkiem? Ten dotyczy niestety jedynie nielicznych. W przypadku firm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza sumy 10 tys. zł, czas na zaprzyjaźnienie się z systemem upływa 1 stycznia 2027 roku. Poza rozwiązaniem pozostają również faktury, które wszyscy przedsiębiorcy wystawiają konsumentom (B2C).

Gotowi na KSeF?

Na to, czy prowadzący firmy są gotowi na korzystanie z systemu, jednoznacznej odpowiedzi nie przynoszą badania. Pozytywne wnioski płyną z danych ClickMeeting – lidera rynku webinarów i spotkań online w Polsce. W ciągu ostatnich 7 miesięcy na tej platformie odbyło się 2,2 tys. webinarów poświęconych w całości nowym zasadom systemu KSeF.  Co więcej, w marcowym badaniu Grant Thornton aż 77 proc. przedsiębiorców zadeklarowało wysoką gotowość do korzystania z nowego rozwiązania.

O tym, że przedsiębiorcy wcześniej rozpoczęli przygotowania do nowego obowiązku świadczą również dane Ministerstwa Finansów. Resort wystawił dotychczas prawie 1,3 mln certyfikatów w KSeF. Z systemu korzysta już prawie połowa podmiotów objętych jego docelowym użytkowaniem.

Nieco mniej pozytywów przynoszą z kolei wyniki badania IFIRMA. Choć potwierdza ono, że już blisko 80 proc. małych i mikroprzedsiębiorstw miało styczność z KSeF, to tylko ich niewielka część pierwsze wrażenia z tej relacji ocenia pozytywnie. Aż 45 proc. ankietowanych ma z kolei negatywne odczucia związane z pierwszym wdrożeniem.

Najczęściej wskazywanymi przez przedsiębiorców trudnościami są problemy techniczne. Tych w systemie doświadczyło 21,3 proc. respondentów. Niemal co piąty z badanych przedsiębiorców (19,5 proc.) narzeka na konieczność wykonywania dodatkowych obowiązków w związku z KSeF. Ankietowani wskazują również na braki lub niejasności w wytycznych Ministerstwa Finansów, trudności z uprawnieniami, certyfikatami i autoryzacją oraz opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów.

Oswoić nowe rozwiązanie

Jak więc zabezpieczyć się przed uniknięciem problemów? Z odpowiedzią przychodzą branżowi eksperci. Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup, przekonuje, że nowi przedsiębiorcy w KSeF mogą z powodzeniem wykorzystać doświadczenia tych, którzy już od lutego korzystają z systemu.

„KSeF to nowe narzędzie, którego od lutego uczyliśmy się na przykładzie największych podmiotów. Teraz pozostali przedsiębiorcy muszą z tej lekcji skorzystać, wprowadzając system u siebie” – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.

Jej zdaniem, niezależnie od wielkości firmy, przygotowanie do korzystania z systemu wymaga kilku konkretnych czynności. Należą do nich kolejno:

1. Uwierzytelnienie – pierwszy krok, polegający na potwierdzeniu tożsamości w systemie. Do tego celu można wykorzystać profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.
2. Zarządzanie uprawnieniami – do KSeF dostęp muszą mieć osoby odpowiedzialne za wystawianie i odbieranie faktur. Warto sprawdzić, czy te uprawnienia zostały właściwie nadane.
3. Wybór oprogramowania – narzędzia zintegrowane z systemem skutecznie automatyzują procesy wysyłki i pobierania faktur. Do przedsiębiorcy należy decyzja, czy wykorzysta w tym celu rządowe rozwiązania, czy skorzysta z zewnętrznego oprogramowania.
4. Model obiegu dokumentów – z pespektywy rozliczeń równie ważne jest ustalenie z biurem księgowym nowych zasad weryfikacji i akceptacji faktur w KSeF.
5. Procedury awaryjne – historia uczy tego, że systemy rządowe nie są wolne od awarii i przerw w dostępie. Warto przygotować się w firmie również i na tę ewentualność.

Właściwe przeprowadzenie tego typu procesów może pomóc znacząco ograniczyć niedogodności związane z nowymi obowiązkami w firmie.

Weryfikacja ministerialnych obietnic w sprawie KSeF

1 kwietnia 2026 roku to ważna data nie tylko dla samych przedsiębiorców. To również czas, w którym okaże się, czy rozwiązanie jest przygotowane na obciążenia związane z tak znaczącym wzrostem użytkowników KSeF. Co więcej, zgodnie z deklaracjami Ministerstwa Finansów, ma to być także okres wprowadzenia pierwszych usprawnień w oferowanych rozwiązaniach.

„Tak jak obiecaliśmy, pierwsze usprawnienia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już w kwietniu. Zamierzamy zmienić opisy niektórych pól, aby były bardziej czytelne dla użytkowników oraz uprościć możliwość zgłaszania faktur „scamowych”. Od 1 kwietnia br. wchodzą w życie przepisy umożliwiające dobrowolne wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF. Taka funkcjonalność także będzie dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF” – zadeklarował Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Pozostaje więc mieć nadzieję, że funkcjonowanie KSeF od 1 kwietnia nie stanie się żartem, a na poważnie do nowych obowiązków podejdą obie strony tego procesu. W przeciwnym wypadku przez dłuższy czas nikomu może nie być do śmiechu.