Jak długo firma musi przechowywać akta osobowe i płacowe?

Przechowywanie dokumentacji jest jednym z ważnych zadań każdego przedsiębiorstwa. Jednak bardzo często firmy przechowują niepotrzebną dokumentację. Co więcej bardzo często w nie najlepszym miejscu.

Foto: YAY Foto/ Niwan Nuntasukkasame

Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Zatem przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty powiązane ze stosunkiem pracy, dotyczące takich spraw jak: imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego. Obowiązek ten dotyczy także akt osobowych pracowników.

Do 31.12.2018 roku zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumentację (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty) przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika w firmie.

Warto jednak zauważyć, że każdy podmiot, który prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw.

Nadchodzi e-akta

Od 1 stycznia 2019 roku nadchodzi duża zmiana w przechowywaniu akt przez przedsiębiorców. Od nowego roku zacznie obowiązywać ustawa o e-aktach, która umożliwia ich gromadzenie w formie elektronicznej. Wraz z nią zostanie zmieniony okres, w jakim przedsiębiorca będzie musiał przechowywać dokumentację, która wyniesie 50 lat i 10 lat. Krótszy okres obowiązywać będzie przede wszystkim wobec nowozatrudnionych pracowników od 01.01.2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny. Wówczas były pracownik otrzyma informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru oraz informację o swoim stanie konta.

Wysokie kary za niewłaściwe przechowywanie

Wraz z wejściem ustawy o e-aktach, pojawi się nowa kara wobec przedsiębiorców, którzy nie będą właściwie przechowywać danych. Wyniesie ona bowiem do 100 tys. zł. Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi natomiast obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można także załatwić korespondencyjnie.

– Niekiedy dokumenty dotyczące pracowników są przechowywane przez firmy niewpisane do rejestru w warunkach odbiegających od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze, przez co akta giną lub niszczeją a to rodzi problemy, gdy pracownik zaczyna gromadzić dokumentację, bo osiągnął wiek emerytalny –wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku

Przeczytaj także na MamBiznes.pl

Bartłomiej Godziszewski

Komentarze

Dodaj komentarz

*
*