Własna firma a prywatne konto

Zdarza się, i to nie tak rzadko, że przedsiębiorca nie decyduje się na założenie specjalnego konta w celu prowadzenia działalności gospodarczej, lecz korzysta w tych celach z konta prywatnego. Czasami się to opłaca, czasami nie.

Wybór rachunków prywatnych dla celów działalności jest oczywisty – nie płaci się za ich prowadzenie lub opłaty te są minimalne. Ponadto darmowa jest większość przelewów, w tym do urzędów skarbowych i ZUS. Rachunek, który chciałby założyć przedsiębiorca, takich udogodnień na ogół nie ma.

Niemniej wspólny rachunek, który przedsiębiorca wykorzystuje zarówno w działalności, jak i prywatnie, jest przyczyną bałaganu. Tu płatność za śniadanie i nową parę butów, tam – przelew z tytułu realizacji umowy handlowej. Taki rozgardiasz w chwili kontroli spowoduje kłopoty, więc wystrzegajmy się tego. ( Zmniejsz ilość pieniędzy oddawanych bankowi „za darmo”).

Prowadzenie rachunku bankowego wynika z trzech obowiązków:

– zapłaty podatku,

– zapłaty składek ZUS,

– ewidencjonowania obrotów gospodarczych.

Podatki a konto

Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu (prowadzenie rachunku jest więc obowiązkowe). Nie dotyczy to mikroprzedsiębiorców, u których zapłata podatków może nastąpić również w gotówce (art. 61 ustawy Ordynacja podatkowa).

Za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

– zatrudniał średnio rocznie mniej niż 10 pracowników oraz
– osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

ZUS a konto

Podobnie sprawa wygląda z przelewami do ZUS-u. Płatnik składek będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095, z późn. zm.) może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego, natomiast pozostali płatnicy – w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek. 

Rozliczenia z kontrahentami

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

– stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

– jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji (art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Poniżej tej kwoty płatności między przedsiębiorcami mogą odbywać się gotówką, bez konieczności posiadania konta bankowego. Ponadto rozliczenia tego typu dotyczą tylko kontaktów biznesowych. W przypadku relacji konsument-przedsiębiorca obowiązek korzystania z rachunku bankowego nie został wprowadzony. ( Nie masz konta bankowego w Polsce? Nie dostaniesz zwrotu VAT).

Prawo bankowe

Inaczej do tej kwestii podchodzi prawo bankowe. Co prawda nowelizacja z 1 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 91, poz. 870) uchyliła zapis, że rachunki oszczędnościowe nie mogą być wykorzystywane przez ich posiadaczy do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale nie zmienia to faktu, że prawo bankowe dokładnie reguluje, jakie podmioty mogą korzystać z poszczególnych rachunków bankowych.

Rachunki rozliczeniowe oraz rachunki lokat terminowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:

– osób prawnych,

– jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną,

– osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym dla osób będących przedsiębiorcami.

Rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:

– osób fizycznych,
– szkolnych kas oszczędnościowych,

– pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych (art. 49 ustawy Prawo bankowe).

W bardzo rozszerzającej interpretacji można założyć, że przepisy – oprócz prawa bankowego – nie zabraniają prowadzenia działalności z wykorzystaniem rachunku prywatnego, natomiast prawo bankowe nie rodzi dla przedsiębiorcy konsekwencji z tego powodu. Nie zabrania się obecnie dokonywania przelewów związanych z działalnością gospodarczą z rachunków założonych dla osoby fizycznej. Mamy zatem do czynienia z fikcją prawną. Natomiast np. w piśmie z dnia 7 lipca 2006 r. naczelnik Urzędu Skarbowego w Elblągu (sygn. akt PP1/443-43/06) stwierdził, że „w celu dokonania przelewu lub innej podobnego typu operacji z urzędem podatnik nie może korzystać z rachunku osobistego niezwiązanego z prowadzoną przez niego działalnością”.

 Zaprezentuj swój e-biznes na MamBiznes.pl. Wyślij opis na [email protected]. Codziennie nowe startupy. Zobacz największą bazę startupów >>>

Ustawodawca nie przewidział jednak sankcji za korzystanie z rachunku osobistego dla celów firmy, zatem niejeden przedsiębiorca taki rachunek wykorzystuje i wykorzystywać będzie. Ewentualną konsekwencją ze strony banku może być zerwanie umowy rachunku bankowego, która została zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności (sytuacje takie należą do rzadkości).

Odsetki od lokat

Odsetki od lokat nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej, chyba że podmiot prowadzący działalność gospodarczą posiadałby wpis do PKD w zakresie prowadzenia działalności finansowej. Ale uwaga: to cel oraz rodzaj środków powinien decydować o tym, w ramach jakich przychodów można kwalifikować odsetki z lokat. A zatem zatem, gdy lokata jest założona przez przedsiębiorcę i lokowane są środki pieniężne związane z działalnością gospodarczą, odsetki powinny być księgowane jako związane z działalnością i rozliczane w ramach tej działalności (podobnie wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach w wyroku z 30 września 2010 r., sygn. akt I SA/Ke 437/10).

Za przychód z działalności uważa się również odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością. Tym samym, jeśli prowadzimy rachunek prywatny i korzystamy z niego dla celów działalności, przetrzymywane środki pieniężne – nawet jeśli dadzą odsetki – mogą zostać rozliczone prywatnie i opodatkowane. Z jednej prostej przyczyny – nie będzie bowiem widać, czy są to środki prywatne osoby fizycznej czy też przedsiębiorcy.

– Bezpłatne doradztwo w zakładaniu firm

W przypadku znacznych kwot kosztów w działalności przychód z odsetek bankowych w działalności byłby znacznie korzystniejszy niż przychód rozliczany prywatnie w ramach źródła w postaci kapitałów pieniężnych. Oddzielenie rachunku prywatnego od służbowego jest więc nie tyle obowiązkowe, co korzystne dla podatnika-przedsiębiorcy.

Różnice kursowe

Prywatnie podatnik nie rozliczy przychodów z tytułu różnic kursowych, ale w ramach przedsiębiorstwa będzie do tego zobowiązany. Tym samym przelewy na rachunku prywatnym musiałyby szczegółowo wskazywać, o jakie konkretnie kwoty chodzi i że są to środki prywatne, a nie służbowe (por. art. 24c ustawy o PIT).

Sprzedaż prywatna

W przypadku kontroli fiskus może zainteresować się kwestią sprzedaży prywatnych przedmiotów podatnika. Skoro na rachunku znajdują się przychody z towarów handlowych oraz innych, to na podatniku pozostaje udowodnienie, że część towarów sprzedawał on w ramach działalności, a część prywatnie, poza nią.

Prywatnie czy firmowo?

Zawsze wygodniejszy będzie rachunek firmowy. Możliwe też – w przypadku mikroprzedsiębiorców – jest posługiwanie się wyłącznie płatnościami w gotówce. Takie formy rozliczeń przechodzą jednak do lamusa.

Jeśli faktycznie opłaty za prowadzenie rachunku wydają się zbyt wysokie – w porównaniu do spokojnego snu i braku problemu w czasie kontroli – warto chociaż założyć dwa odrębne rachunki prywatne i rozliczać płatności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą wyłącznie na jednym z nich.

Piotr Szulczewski, analityk Bankier.pl
Firma i podatki