Profil zaufany dla firmy – jak założyć?

Katarzyna Zuba

27 czerwca 2023 (10:54) / Aktualizacja: 19 lipca 2023 (10:37) Komentuj teraz!

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie dostarczane przez państwo, które jest niezbędne do załatwiania spraw urzędowych online. Choć przeznaczone jest głównie dla osób indywidualnych, okazuje się przydatne także dla przedsiębiorców. Sprawdź zatem, jak założyć profil zaufany dla firmy i do czego go potem wykorzystywać.

Czym jest profil zaufany?

Zacznijmy od przypomnienia, czym jest profil zaufany. To nic innego jak elektroniczne narzędzie do potwierdzania tożsamości w kontaktach online z urzędami i instytucjami państwowymi. W przypadku osobistego stawienia się w takich miejscach swoją tożsamość potwierdzamy bowiem poprzez okazanie dowodu osobistego. Jeśli jednak chcemy załatwić jakąś sprawę przez internet, potrzebny będzie profil zaufany. Wystarczy się wówczas do niego zalogować, aby potwierdzić, że jesteśmy tą osobą, za którą się podajemy.

Kto może założyć profil zaufany dla firmy?

Zanim podpowiemy, jak założyć profil zaufany dla firmy, warto wyjaśnić, że tak naprawdę narzędzie to jest przeznaczone wyłącznie dla osób fizycznych. Danymi identyfikującymi właściciela profilu zaufanego są bowiem jego „osobiste” dane tożsamości, a konkretnie: imię, nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. Oznacza to, że nie można założyć osobnego profilu zaufanego dla firmy, która przecież ma zupełnie inne dane identyfikacyjne np. NIP i REGON.

Profil zaufany mogą więc założyć głównie osoby fizyczne reprezentujące firmę, a więc na przykład:

• właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej,
• wspólnicy spółki cywilnej,
• członkowie zarządu spółki handlowej,
• pracownik firmy upoważniony do jej reprezentowania przed urzędami.

Dla samej firmy można natomiast założyć specjalne Konto dla przedsiębiorcy w serwisie Biznes.gov.pl lub konto w ePUAP. Ułatwiają one wówczas elektroniczny kontakt z urzędami choćby dlatego, że automatycznie przekazują do nich dane identyfikacyjne firmy. Do założenia takich kont potrzebny jest jednak właśnie profil zaufany. W tym właśnie kontekście zatem wyjaśnimy poniżej, jak założyć profil zaufany dla firmy i jak go w praktyce wykorzystać.

Profil zaufany dla firmy – jak założyć go na trzy sposoby?

Bez względu na to, czy potrzebujesz profilu zaufanego jako właściciel jednoosobowej firmy, czy jako członek zarządu spółki, założysz go na takich samych zasadach. Do wyboru masz też aż trzy metody jego zarejestrowania, ponieważ możesz to zrobić:

• za pomocą bankowości elektronicznej,
• za pośrednictwem formularza online,
• z użyciem e-dowodu, czyli dowodu osobistego z warstwą elektroniczną.

Pierwszy sposób może wymagać dodatkowo kontaktu z urzędnikiem, natomiast dwa pozostałe można zrealizować w 100% samodzielnie i online.

Jak założyć profil zaufany w bankowości elektronicznej?

Najprostszym sposobem na założenie profilu zaufanego (PZ) jest wykorzystanie do tego bankowości elektronicznej. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

1. Wejdź na stronę internetową pz.gov.pl i wybierz opcję „Załóż Profil Zaufany i potwierdź ONLINE”. Na ekranie ukaże się wówczas następująca lista banków, które umożliwiają założenie profilu zaufanego.
2. Znajdź na liście bank, w którym korzystasz z bankowości elektronicznej i w którym została potwierdzona Twoja tożsamość np. przy podpisywaniu umowy o konto firmowe lub konto osobiste. Kliknij jego ikonę, a zostaniesz wówczas przeniesiony na stronę logowania do bankowego serwisu transakcyjnego.
3. Zaloguj się do swojej bankowości elektronicznej.
4. Sprawdź, czy wyświetlone na ekranie dane osobowe są aktualne.
5. Potwierdź wszystkie wymagane przez bank zgody i oświadczenia (dotyczą one przekazania Twoich danych do systemu Profil Zaufany).
6. Dokonaj autoryzacji zlecenia w sposób wymagany przez Twój bank.

To wszystko. Tak założony profil zaufany jest od razu aktywny. Co ważne, aby z niego korzystać, należy za każdym razem logować się do niego wyłącznie przez bankowość elektroniczną.

Profil zaufany – rejestracja przez formularz online

Z tej metody zakładania profilu zaufanego możesz skorzystać, jeśli korzystasz z usług banku, którego nie ma na liście. W pierwszej kolejności musisz tutaj odwiedzić także stronę pz.gov.pl. W tym przypadku jednak należy wybrać opcję: „Załóż Profil Zaufany i potwierdź W PUNKCIE POTWIERDZAJĄCYM”. Po jej wybraniu wyświetli się formularz, w którym należy wpisać następujące dane:

• dane do logowania do PZ: nazwa użytkownika i hasło (należy je samodzielnie nadać);
• dane osobowe: pierwsze imię, drugie imię, nazwisko i PESEL;
• dane kontaktowe: adres e-mail i numer telefonu.

Po wypełnieniu formularza trzeba kliknąć przycisk „Zarejestruj”, a następnie potwierdzić swoją tożsamość na jeden z dwóch sposobów:

• udając się w ciągu 14 dni z dowodem osobistym do tzw. punktu potwierdzającego,
• odbywając video rozmowę z urzędnikiem w wyznaczonym terminie.

Punktami potwierdzającymi są m.in. urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie, a nawet wybrane urzędy pocztowe. Ich listę znajdziesz pod tym adresem: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList.

Na miejscu urzędnik wydrukuje Twój wniosek i poprosi Cię o jego własnoręczne podpisanie, a także zweryfikuje Twoją tożsamość na podstawie okazanego dowodu osobistego.

Alternatywnym sposobem potwierdzenia tożsamości jest video rozmowa z urzędnikiem. Możesz się na nią umówić podczas wypełniania ww. formularza rejestracyjnego. Nie wymaga ona wychodzenia z domu, a jedynie użycia komputera podłączonego do internetu i z zainstalowanym programem MS Teams oraz wyposażonego w kamerkę, mikrofon i słuchawki lub głośniki.

Zakładanie profilu zaufanego z wykorzystaniem e-dowodu

Ta opcja jest dostępna wyłącznie dla osób, które posiadają dowód osobisty z warstwą elektroniczną, a więc wydany po 4 marca 2019 r. W tym przypadku profil zaufany można założyć przy użyciu bezpłatnej aplikacji na telefon eDo App lub po podłączeniu do komputera smartfona z czytnikiem NFC.

Jak założyć Konto przedsiębiorcy z użyciem profilu zaufanego?

Jeśli masz już profil zaufany, to dla firmy możesz otworzyć specjalne Konto przedsiębiorcy, aby dzięki niemu wygodnie załatwiać różne sprawy urzędowe związane z jednoosobową działalnością gospodarczą. Oto instrukcja jak to zrobić:

1. Wejdź na stronę Biznes.gov.pl i w prawym górnym rogu kliknij przycisk „Logowanie”.
2. Wybierz opcję „Zaloguj się przez Login.gov.pl”, a następnie wykorzystaj do logowania swój profil zaufany.
3. Wpisz w okienku swój adres e-mail. Następnie potwierdź, że zapoznałeś się z regulaminem i kliknij „Dalej”.
4. Wpisz w okienku kod weryfikacyjny, jaki powinien przyjść na podany przez Ciebie adres e-mail. Następnie kliknij „Potwierdź kod”.

Po wykonaniu powyższych czynności na ekranie powinna wyświetlić się informacja o pomyślnie zakończonej rejestracji.

Jak korzystać z Konta przedsiębiorcy?

Z Konta przedsiębiorcy możesz korzystać od razu po jego zarejestrowaniu. Za jego pośrednictwem możesz m.in.:

• sprawdzić i zaktualizować dane w swoim wpisie w CEIDG;
• pobrać zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej – np. do wnioskowania o kredyt lub o dotację dla firmy;
• sprawdzić wysłane wnioski do urzędów oraz otrzymane na nie odpowiedzi.

W Koncie przedsiębiorcy wszystko jest więc w jednym miejscu. Analogicznie działa skrzynka na portalu ePUAP, którą również założysz dla firmy za pomocą swojego profilu zaufanego.

Jak założyć profil firmy na ePUAP za pomocą profilu zaufanego?

Na portalu ePUAP znajduje się niemal cały katalog spraw, jakie można załatwić w urzędach drogą internetową. Wystarczy więc wybrać odpowiednią opcję, aby dowiedzieć się, jakie są wymagane formalności w danej sprawie lub od razu przejść do wypełniania właściwego formularza wniosku.

Do tego jednak potrzebny jest profil na ePUAP i dla swojej firmy założysz go w następujący sposób:

1. Zaloguj się do ePUAP za pomocą swojego profilu zaufanego.
2. Kliknij swoje imię i nazwisko znajdujące się w prawym górnym rogu.
3. Z wyświetlonej listy wybierz opcję „Utwórz profil firmy lub instytucji”.
4. Wybierz opcję „Firma”, a następnie wskaż formę prawną przedsiębiorstwa.
5. Wpisz dane swojej firmy w formularzu.
6. Kliknij przycisk „Załóż profil”.

Taki profil w ePUAP możesz założyć także dla spółki i przy okazji od razu wskazać osoby uprawnione do załatwiania spraw urzędowych w jej imieniu.

Do czego jeszcze przydaje się profil zaufany dla firmy?

Profil zaufany dla firmy przydaje Ci się w wielu sytuacjach, na przykład jeśli będziesz chciał:

• założyć firmę jedoosobową przez internet, a potem ją zawiesić lub wykreślić;
• zawrzeć umowę spółki i ją zarejestrować w systemie S24;
• wysłać plik JPK-VAT;
• wnioskować o różne zezwolenia i koncesje;
• składać wnioski o dotacje unijne;
• wymieniać pisma z różnymi urzędami m.in. skarbowym i celnym.

Oprócz możliwości potwierdzenia swojej tożsamości profil zaufany ma jeszcze jedną przydatną funkcję. Możesz bowiem za jego pomocą podpisywać elektronicznie dokumenty, również wszelkie umowy. Jest to więc alternatywa dla podpisu kwalifikowanego, który jest dość kosztowny, gdy tymczasem z profilu zaufanego możesz korzystać całkowicie za darmo.