Jak wybrać kancelarię notarialną do obsługi firmy?

Od blisko 20 lat prowadzę biznes. W związku z różnym firmowymi potrzebami jestem częstym gościem u notariusza. Najczęstsze powody moich wizyt to: zmiana umowy spółki, poświadczenie podpisu pod pismami/dokumentami, zawarcie umowy w formie aktu notarialnego, udzielenie pełnomocnictwa. Oczywiście bywają i inne powody, jako że zakres usług rejenta i potrzeby firmy działającej w segmencie zarządzania wierzytelnościami są bardzo szerokie.

Foto: FORUM/ Marek Kuwak

1. Sprawny

Działa szybko, bez zbędnego formalizmu. Wymaga od firmy, tyle ile trzeba, nie więcej. Unika nadreprezentacji w aktach notarialnych i ciągania wszystkich wspólników, gdy sytuacja tego nie wymaga. Prosi o wszystkie dane przed sporządzeniem aktu. W ten sposób nasza wizyta w kancelarii sprowadza się do samej czynności, co przy poświadczaniu podpisów sprowadza się tylko do złożenia takich podpisów.

2. Pomocny.

Doradza, pomaga, na żądanie przygotowuje projekty umów, dzieli się doświadczeniami, podpowiada, jak takie sprawy skutecznie załatwiają inni klienci. Ostrzega przed skrajnie negatywnymi konsekwencjami zapisów umownych. W sprawach związanych z aktem doradza zawsze bezpłatnie.

3. Bezstronny

Nigdy nie opowie się po jednej ze stron umowy. Zawsze zachowuje profesjonalną neutralność i daje to wyraźnie odczuć.

4. Dostępny.

Pracuje w dobrej lokalizacji tam, gdzie łatwo dojechać, nie tylko samochodem, ale także komunikacją miejską. Dobrze, gdy w okolicy znajdują się kawiarnie, czy restauracje, gdzie przed czy po podpisaniu aktu notarialnego można wypić kawę z interesariuszem lub zjeść lunch. Dostępność, to też dogodne godziny pracy od wczesnego rana np. od 8.00 do co najmniej 18.00. Dobrze, gdy pracuje także w soboty.

5. Otwarty na kontakt.

Nie chowa się za sekretarkami. Chętnie podejmuje bezpośredni kontakt telefoniczny, czy mailowy z klientami. Potrafi słuchać i w sposób zrozumiały proponuje optymalne rozwiązania. Nie wymądrza się, ale doradza.

6. Dba o dobrą atmosferę.

Bardziej niż popiersie Piłsudskiego na zabytkowych meblach, czy oryginały Kossaka na ścianach liczy się nowoczesna wygodna poczekalnia z dostępną prasą, dobrą kawą, wodą mineralną czy klimatyzowaną salą spotkań. Sama osobowość rejenta także winna zachęcać do wizyty i powrotu w to samo miejsce. Dlaczego spisaniu umowy nie może towarzyszyć inteligentna, dowcipna konwersacja na luźne tematy, budująca miłą atmosferę?

7. Elastyczny w sprawach finansowych.

Notariusz, jako poborca podatkowy, od razu musi wyegzekwować od nas należny państwu podatek PCC. Jednak taksa notarialna może być już przedmiotem odrębnych ustaleń w zakresie wysokości i terminu płatności. Elastyczny notariusz, pozostający w stałych relacjach z klientem biznesowym, udzieli mu rabatu i odroczy termin płatności. Tak dla przedsiębiorcy, który, na co dzień nie obraca gotówką, jest wygodniej i taki gest docenia.

8. Profesjonalny

Zna się na tym, co robi. Konsultuje się z bardziej doświadczonymi kolegami i koleżankami w przypadku wątpliwości. Działa w ramach prawa i szanuje kodeks etyki notariatu. Reaguje, jeśli widzi, że umowa jest „przykrywką” do nielegalnych interesów. Taka postawa sprawia, że mu po prostu ufamy. Konkuruje z innymi notariuszami w sposób etyczny, nigdy nie dyskredytując ich w oczach klientów. Otwarcie mówi i wyjaśnia, jakich czynności i w jakich okolicznościach nie może wykonać, z uwagi na ograniczenia ustawowe lub etyczne.

9. Wszechstronny

Firmy, zwłaszcza te z sektora MSP, potrzebują rejenta znającego się na wielu sprawach. Teoretycznie wszyscy notariusze mają taki sam zakres swoich obowiązków i wiedzy, w rzeczywistości ci, którzy zajmują się głównie współpracą z dużymi developerami, mają styczność głównie z tą dziedziną a ci, którzy na co dzień zmagają się z różnymi aspektami ludzkiej aktywności, mają praktyczną wiedzę w różnych dziedzinach. W normalnym obrocie gospodarczym wszechstronność jest cechą bardziej oczekiwaną.

10. Potrafi mile zaskoczyć.

Dba o klienta. Pyta o jego satysfakcję ze świadczonych usług. Potrafi zaskoczyć miłym słowem, drobnym gestem. Dba o to, aby pomiędzy nim a klientem wytwarzała się „dobra chemia”.

Przeczytaj także na MamBiznes.pl

• Jak się bronić w przypadku oskarżenia o wyłudzenie podatku VAT?
• Mniejsza liczba obowiązków wynikających z RODO dla MŚP
• Jak zmniejszyć ryzyko związane z ekspansją firmy?

Piotr Kaźmierczak