Faktura VAT to dokument, z którym styka się większość przedsiębiorców. Dlatego też warto wiedzieć, jak ją wypełnić oraz co oznaczają jej poszczególne elementy.
Fot: YAY Foto
Faktura VAT wystawiana jest przez czynnych podatników VAT i stanowi dowód dokonania transakcji dotyczącej towaru lub usługi. Ta czynność jest obowiązkowa w przypadku, gdy odbiorcą Twoich towarów jest inna firma. Natomiast w przypadku osób fizycznych takiego
obowiązku już nie ma. Należy wystawić fakturę jedynie na wniosek nabywcy.
Wzór faktury
Przykładowa faktura
Dla czytelników MamBiznes.pl przygotowaliśmy powyżej przykładową fakturę. Każdy element, który powinien się w niej znaleźć, został opisany w ustawie o fakturze VAT. Zgodnie z nią powinien zawierać takie elementy jak:
- numer faktury,
- datę wystawienia,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
- nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
- ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
- kwoty rabatów,
- łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
- stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:
- termin i sposób płatności,
- kwoty rabatów o ile takich udzielono,
- uwagi do dokumentu.
Jak wypełnić fakturę VAT?
Cały proces wypełniania faktury VAT należy rozpocząć od wypisania wszystkich podstawowych danych zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Ponadto należy nadać numer fakturze. Warto pamiętać przy tym, iż należy zachować chronologię. Jednak sam sposób tworzenia ogólnego wzoru, według którego będzie tworzona numeracja faktur, jest w praktyce dowolny.
Następnie należy przejść do wypełnienia zestawienia sprzedanych towarów i usług:
- Nazwa towaru/usługi – należy podać pełną nazwę towaru
- Symbol PKWiU – jest to Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, czyli zbiór wszystkich produktów i usług, które są w obrocie na rynku. Jednak symbol ten nie jest obowiązkowy (wyjątek stanowią dobra zwolnione z VAT)
- JM – jest to skrót od słowa „Jednostka Miary” zatem należy wpisać tutaj np. szt., kg. m2
- Ilość — tutaj należy wpisać liczbowo ilość sprzedanego towaru/usługi
- Cena netto — cena bez podatku od towarów i usług (VAT)
- Stawka VAT – wybierać należy stawkę VAT dla danej usługi lub produktu
- Kwota VAT – wartość podatku VAT dla danego produktu/usługi, liczony wg wzoru Kwota VAT = Ilość * Cena Netto * Stawka VAT
- Wartość VAT – Jest to kwota brutto, czyli suma kwoty netto i kwoty VAT
Na końcu należy podsumować wszystko, dzięki czemu zostanie ustalona kwota do zapłaty. Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach — po jednym dla każdej ze stron transakcji (sprzedającego i nabywcy).
Czy faktura VAT musi być wydrukowana?
W dzisiejszych czasach znaczna część czynności podejmowanych przez przedsiębiorców uległa digitalizacji. Dotyczy to również wystawiania faktur. Kiedyś nie sposób było wyobrazić sobie faktury sprzedaży bez podpisów stron oraz w formie innej niż papierowa. Obecnie do wystawienia faktury zwykle używa się oprogramowania komputerowego, a zamiast osobistego przekazania dokumentu lub wysłania go tradycyjną pocztą, korzysta się np. z e-maili lub komunikatorów. Czy wobec tego drukowanie faktur jest konieczne? Obecnie obowiązujące przepisy dają możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej (np. w formacie pdf) oraz przesyłania ich w takiej formie. Mają dokładnie taką samą moc jak faktury VAT w wersji papierowej.
Pamiętaj o obowiązku przechowywania faktur
Faktura VAT stanowi ważny dokument z perspektywy płatności podatku od towarów i usług. Podatnicy są zobligowani przepisami do przechowywania ich przez okres pięciu lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończył się termin płatności tego podatku. Co ważne: również w tym kontekście faktury można przechowywać właściwie skatalogowane nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej.
Krajowy system e-faktur: nowy wzór faktury
Każdy przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że wspomniana wcześniej digitalizacja już niedługo dotknie wystawiania faktur w jeszcze większym zakresie. Na zmianę wykorzystywanym do tej pory fakturom papierowym oraz online przyjdzie tak zwany Krajowy System e-Faktur. W jego ramach wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie xml. Będzie można robić to, korzystając z odpowiednich narzędzi komercyjnych lub bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Krajowy System e-Faktur. Oznacza to, że aktualny wzór faktury już niedługo straci aktualność.
Krajowy System e-Faktur jest dostępny dla przedsiębiorców od 1 stycznia 2022 roku. Obecnie jest to jednak wyłącznie wersja pilotażowa. W 2023 roku ma natomiast objąć wszystkich przedsiębiorców.