Prowadzenie działalności wiąże się z wieloma obowiązkami oraz wymogami, również formalnymi. Często problemem może być wskazanie fizycznego adresu firmy – dzieje się tak zwłaszcza w przypadku niewielkich, jednoosobowych działalności gospodarczych. Między innymi z tego powodu powstały wirtualne adresy dla firm, które oferowane są przez specjalne biura, ulokowane zazwyczaj w większych miastach Polski. Na czym polega idea wirtualnego biura?
Wirtualne adresy dla firm – co to znaczy?
Zakładając firmę, i wprowadzając jej dane do CEIDG, musimy wskazać adres prowadzenia działalności. W głównej mierze chodzi tutaj o adres korespondencyjny, na który będzie mogła przychodzić korespondencja, choć adres siedziby firmy to także miejsce, gdzie odbywają się najważniejsze spotkania i zapadają kluczowe dla biznesu decyzje.
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych może to jednak działać nieco inaczej. Ponieważ tego rodzaju biznesy są raczej samowystarczalne, a decyzje zapadają często z dnia na dzień i podejmowane są przez jedną osobę, adres firmy ogranicza się tak naprawdę do miejsca, do którego kierowana jest korespondencja.
Wskazanie adresu firmy jest koniecznością, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jeśli nie masz miejsca, pod którym możesz zarejestrować działalność, skorzystaj z usług biura, która oferuje wirtualne adresy dla firm.
Warto przeczytać: Ile trwa założenie działalności gospodarczej w Polsce? Sprawdź, co musisz wiedzieć
Skąd się wzięło wirtualne biuro?
Koszty prowadzenia biura są spore, a dużą część środków pochłania właśnie posiadanie fizycznego adresu, usytuowanego w konkretnej lokalizacji. Rosnące ceny najmu nieruchomości to problem, z którym boryka się na co dzień wiele osób fizycznych, a także działalności. Właśnie ze względu na niemożliwość pogodzenia prowadzenia działalności ze wciąż rosnącymi kosztami najmu, w latach 90. XX wieku powstała idea wirtualnego biura, czyli miejsca, które oferuje firmom lokal, pod jaki inne podmioty mogą dostarczać korespondencję. Ponieważ w tamtych czasach internet nie był jeszcze tak powszechny, wirtualne biuro zdobyło swoją popularność dopiero kilka lat później. Wkrótce idea dotarła do Europy, gdzie w pierwszej kolejności adres wirtualny był możliwy do uzyskania w największych miastach Europy Zachodniej, jak Berlin czy Londyn. W Polsce wirtualne biuro pojawiło się na początku XXI wieku.
Wirtualne biuro – jak działa?
Wirtualne biura to placówki, które mają fizyczną lokalizację i udostępniają ją firmom, potrzebującym adresu do celów firmowych. Oczywiście, w takim przypadku, w jednym miejscu obsługiwanych może być wiele firm, nierzadko zdarza się więc, że kilka firm ma wpisany w CEIDG ten sam adres. Wirtualne biuro oferuje wiele propozycji, które dostępne są dla klientów. Usługi wirtualnego biura to przede wszystkim:
- dostęp do skrzynki korespondencyjnej, co jest głównym celem biura,
- usługi związane z zakładaniem firm,
- obsługa maili oraz księgowość,
- opracowywanie biznesplanów,
- organizacja szkoleń.
Warto mieć świadomość, że każde biuro charakteryzuje się inną dynamiką i oferuje różne usługi. W biurze wirtualnym najważniejsze jest jednak udostępnienie adresu do celów korespondencyjnych tak, aby firma działała legalnie.
Korespondencja wirtualnego biura z innymi podmiotami
Korespondencja wirtualnego biura to jedna z najważniejszych funkcji tego rodzaju placówki. Wirtualny adres firmy to w istocie miejsce, pod które przychodzą wszystkie listy i powiadomienia, dotyczące danej działalności gospodarczej. Ponieważ wirtualne biura często znajdują się w miejscu oddalonym od faktycznego adresu zamieszkania przedsiębiorcy, podczas podpisywania umowy placówka otrzymuje pełnomocnictwo do odbierania poczty firmy. W imieniu jej właściciela może także odbierać przesyłki polecone. Zaraz po otrzymaniu korespondencji, pracownicy biura wysyłają powiadomienia do właściciela firmy. Niektóre biura oferują także opcję skanowania korespondencji – jeśli przedsiębiorca podpisze stosowny dokument, może otrzymać skan listu i zapoznać się z jej treścią, nie spiesząc się z odbiorem przesyłki.
Jak założyć biuro wirtualne?
Usługi wirtualnego biura są ostatnimi czasy dość popularne. Poprzez przeniesienie wielu aktywności do internetu, firmy mogę prowadzić swoją działalność z każdego miejsca na ziemi. Założenie wirtualnego biura będzie więc stosunkowo dobrym pomysłem na biznes, i oczywiście, aby taką działalność prowadzić, będziesz potrzebować wpisu do CEIDG, nazwy firmy i wszelkich, związanych z prowadzoną działalnością dokumentów.
Aby założyć wirtualny adres dla swojej firmy, to znaczy zarejestrować firmę pod udostępnionym adresem, wystarczy znaleźć odpowiednią firmę, świadczącą usługi w tym zakresie. Po podpisaniu umowy z daną placówką zyskujemyjuż prawo do wykorzystania jej adresu w naszej codziennej korespondencji oraz używania go we wszystkich oficjalnych dokumentach firmy.
Prowadzenie wirtualnego biura – zalety i wady
Mając wirtualny adres, na pewno zaoszczędzisz sporo czasu i pieniędzy. Prowadzenie wirtualnego biura pozwala na elastyczność zwłaszcza pod kątem przemieszczania się przedsiębiorcy. Jeśli prowadzisz firmę, której usługi dostarczane są na terenie całego kraju lub nawet globalnie, wirtualny adres będzie odpowiedni i pozwoli Ci uniknąć sporej ilości problemów. Zalety biura wirtualnego to także:
- obniżenie kosztów działalności — wirtualne biuro eliminuje potrzebę wynajmu fizycznej przestrzeni, co prowadzi do znaczących oszczędności na czynszu i rachunkach.
- elastyczność dla pracowników – jeśli zatrudniasz inne osoby, mogą one pracować z dowolnego miejsca, co zwiększa elastyczność w zarządzaniu czasem i życiem osobistym.
- oszczędność czasu — brak dojazdów do biura oszczędza czas, który można wykorzystać efektywniej.
- zwiększona produktywność – ponieważ niektórzy pracownicy czują się bardziej produktywni w środowisku domowym lub w miejscu, które sami wybiorą, prowadzenie biura w formie wirtualnej może pomóc firmie się rozwinąć.
Wirtualne biuro ma oczywiście także wady. Wśród nich należy tutaj przede wszystkim wskazać brak bezpośredniego kontaktu z pracownikiem, co może doprowadzić do nieporozumień. Jeśli nie posiadasz siedziby działalności, spotykanie się z pracownikami nawet raz na jakiś czas nie będzie możliwe. Rodzi to także problemy w komunikacji – jeśli porozumiewasz się z podwładnymi czy współpracownikami z pomocą internetu warto mieć na uwadze, że w pewnych sytuacjach może być to zawodne.
Wynajem wirtualnego adresu – na co zwrócić uwagę?
Jeśli chcesz wynająć wirtualne biuro, warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy. Przede wszystkim adres firmy to dana, której zmiana wymaga wprowadzenia jej w konkretnych rejestrach. Dobrze byłoby, więc gdyby był wybrany w sposób przemyślany. W tym kontekście odpowiednio trzeba wybrać zarówno firmę, jak i samą lokalizację wirtualnego biura.
Ponieważ mamy obecnie duży dostęp do wielu różnych firm, oferujących adresy w różnych miejscach, przedsiębiorca nie jest związany z konkretnym miastem czy regionem. Wielu przedsiębiorców woli jednak wskazać wirtualny adres w miejscu, w którym mieszkają bądź przebywają co jakiś czas, choćby z uwagi na korespondencję, jaka przychodzi do wirtualnej siedziby firmy. Zdarzają się oczywiście także sytuacje, w których przedsiębiorca po prostu musi być na miejscu, by spotkać się z kontrahentem czy urzędnikami. W takim przypadku warto wybrać adres, do którego jest łatwy dojazd, i który znajduje się w centrum miasta lub przynajmniej dobrej dzielnicy. Prestiżowy wirtualny adres jest dla firmy dobrą wizytówką.
Adres do rejestracji działalności gospodarczej, jeśli nie masz biura wirtualnego
Jeśli nie zdecydujesz się na usługi biura wirtualnego, pozostaje Ci w oficjalnych dokumentach wskazać inny adres do rejestracji działalności gospodarczej. W takim przypadku pod uwagę bierze się kilka typów miejsc. Siedziba firmy, która jest wskazywana w wielu dokumentach to miejsce, w którym zbiera się zarząd, podejmując kluczowe dla przedsiębiorstwa decyzje. Natomiast adres do korespondencji to placówka, do której wysyłane są wszystkie listy i inne istotne dla firmy zawiadomienia. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych adresem firmy może być miejsce zamieszkania osoby wpisanej do CEIDG – pod warunkiem że osobę taką będzie można w tym miejscu zastać, oraz że będzie ona odbierała korespondencję, wysyłaną na adres firmowy.