Czy można założyć konto firmowe przed rozpoczęciem działalności gospodarczej?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą małe lub większe firmy, są w większości przypadków zobowiązani do posiadania dedykowanego konta bankowego. Jeśli dopiero otwierasz działalność, możesz zastanawiać się, czy możliwe jest założenie konta firmowego jeszcze jej rozpoczęciem. Samo otwarcie rachunku firmowego nie jest trudne, lecz aby wszystko poszło sprawnie, do wypełnienia formularza są wymagane pewne szczegółowe dane.

Kiedy trzeba założyć konto firmowe?

Jeśli prowadzisz własną firmę, transakcje wykonywane na Twoim rachunku powinny być dobrze opisane i w miarę uporządkowane. Choć wydaje się, że dla osoby prowadzącej działalność ważne jest oddzielenie płatności firmowych od indywidualnych, niektórzy przedsiębiorcy wykonują przelewy firmowe z konta indywidualnego. Czy mieszanie transakcji firmowych i indywidualnych jest legalne?

Polskie prawo przewiduje taką możliwość, jednak jest to dozwolone tylko w niektórych sytuacjach. Obecnie nie ma nakazu posiadania osobnego rachunku firmowego przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, jeśli jednorazowe transakcje firmowe na koncie osobistym nie przekraczają 15000 złotych. Zasada ta jest często przywoływana w sytuacjach, w których banki widząc transakcje firmowe na rachunku osobistym upominają klientów i nakazują im otwarcie specjalnego konta firmowego. Warto jednak wiedzieć, że bank może faktycznie zakazać klientowi przeprowadzania takich transakcji. Zapis o przeznaczeniu konta bankowego znajduje się w regulaminie rachunku, a wynika to wprost z prawa bankowego, które opisuje i dookreśla cel i przeznaczenie rachunków bankowych.

Konto firmowe a jednoosobowa działalność gospodarcza

Jak już zostało wspomniane, polskie prawo pozwala na wykonywanie transakcji firmowych z konta indywidualnego, trzeba jednak liczyć się z tym, że bank będzie egzekwował zapisy regulaminu rachunku. W przypadku ich łamania, instytucja może wypowiedzieć klientowi umowę. Jeśli więc prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i chcesz wykonywać transakcje firmowe z konta indywidualnego, przed założeniem rachunku ROR przeczytaj dokładnie warunki umowy rachunku bankowego. W innym przypadku, po jakimś czasie użytkowania konta indywidualnego niezgodnie z przeznaczeniem, może czekać się niemiła niespodzianka.

Czy mogę założyć konto firmowe przed założeniem działalności gospodarczej?

Jeśli już wiesz, że konto firmowe będzie w Twoim przypadku niezbędne, warto sprawdzić oferty różnych banków. Samo założenie konta firmowego jest proste i można to zrobić online. Warto jednak wiedzieć, że do wypełniania formularza, a jednocześnie złożenia wniosku o konto, potrzebny jest NIP oraz REGON firmy. Konto firmowe jest dedykowane tylko transakcjom firmowym, dlatego też dane te są zupełnie niezbędne. Konta firmowego nie można więc założyć przed założeniem działalności gospodarczej, ponieważ dopóki działalność nie zostanie zarejestrowana, nie będzie wpisana do CEIDG lub KRS.

Co jest potrzebne do założenia konta firmowego?

To, jakich dokumentów będziesz potrzebować do założenia konta firmowego, zależy od rodzaju działalności, którą prowadzisz. Formalności związane z założeniem konta mają różny stopień trudności, zależnie od banku. Podstawowe dokumenty, potrzebne do założenia konta firmowego to wypis lub wydruk z CEIDG albo KRS. Tak mała ilość dokumentów jest jednak wymagana tylko w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, czasem także spółki jawnej, partnerskiej i z.o.o. Jakie inne dokumenty należy przygotować do założenia konta firmowego? Są to m.in..:

statut działalności (w przypadku fundacji, stowarzyszeń nierejestrowanych, czy spółdzielni)
akt założycielski o ustanowieniu fundacji (również w przypadku fundacji)
umowa spółki (przy spółkach cywilnych, spółek z.o.o, czy organizacji)
zaświadczenie o nadaniu numeru NIP oraz REGON (w przypadku wspólnot mieszkaniowych)
uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na zawarcie Umowy oraz udzielająca członkom zarządu pełnomocnictwa do jej zawarcia (również w przypadku wspólnot mieszkaniowych).

Jak widać, najłatwiej jest założyć konto firmowe w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółki jawnej, partnerskiej i z.o.o. Większość banków jest bardzo transparentna w kwestii dokumentów, jakie należy dostarczyć, aby bez problemów założyć konto firmowe. Warto więc przed założeniem rachunku firmowego sprawdzić strony internetowe różnych instytucji.

Ile trwa założenie konta firmowego?

Pomimo konieczności posiadania specjalnych dokumentów, założenie konta firmowego nie trwa długo. Obecnie większość banków oferuje możliwość otwarcia rachunku firmowego online. W takim przypadku wypełnia się zazwyczaj krótki formularz na stronie internetowej banku, w którym należy wpisać swoje podstawowe dane, nazwę firmy, a także NIP i REGON.

Aby otworzyć konto firmowe, konieczne jest potwierdzenie tożsamości. Zależnie od banku taki proces może odbywać się przez wideo rozmowę z doradcą, zrobienie sobie selfie lub nagranie krótkiego filmiku z wyraźnym obrazem twarzy. Możliwe jest też uzupełnienie wstępnego formularza i umówienie się na wizytę w oddziale, aby dopełnić formalności.

Warto zaznaczyć, że założenie konta firmowego online może potrwać nieco dłużej, niż w przypadku udania się do oddziału, ponieważ weryfikacja dowodu osobistego i tożsamości może zależeć od systemu i dostępności konsultantów. W oddziale natomiast taki proces przebiegnie nieco szybciej. Założenie konta firmowego może trwać od kilku minut do kilku dni, zazwyczaj jednak otwarcie rachunku w oddziale banku odbywa się w zasadzie „od ręki”.

Kiedy nie muszę mieć konta firmowego?

Jeśli chodzi o małe przedsiębiorstwa, w polskim prawie obowiązuje wspomniany już w pierwszej części tekstu przepis o możliwości wykonywania transakcji związanych z działalnością gospodarczą z konta indywidualnego. Większość banków pilnuje jednak, aby nie mieszać transakcji firmowych z prywatnymi i nie wykonywać ich z konta firmowego. Jednak nawet w przypadku, gdy w regulaminie naszego konta indywidualnego istnieje zapis o zakazie transakcji firmowych z konta indywidualnego, przelewy do Urzędu Skarbowego czy ZUS-u są dopuszczalne w niektórych przypadkach. Takie transakcje mogą robić wspólnicy w spółkach jawnych i partnerskich. Natomiast partnerzy w spółce cywilnej są w świetle ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców właśnie przedsiębiorcami. Transakcje związane z działalnością spółki powinny więc być wykonywane z konta firmowego.

Jak wybrać najlepsze konto firmowe?

Jeśli już wiesz, że konto firmowe będzie w Twojej sytuacji niezbędne, dokładnie przejrzyj oferty dostępnych rachunków w znanych Ci bankach. Większość instytucji udostępnia niedrogie lub darmowe konta firmowe pod warunkiem posiadania na rachunku określonych wpływów finansowych. Warto także zwrócić uwagę na kwestię karty do rachunku, która nie jest obowiązkowa w przypadku założenia konta w danym banku. Jest to o tyle ważne, że samo konto bankowe jest zazwyczaj bezpłatne, lub też nisko płatne, natomiast największe koszty klient ponosi za korzystanie z karty. Jeśli wiesz, że karta do rachunku nie będzie Ci potrzebna, warto zrezygnować z tej opcji i założyć sobie rachunek bez dołączonej karty płatniczej.

Założenie konta firmowego jest w większości banków bardzo proste, warto jednak wiedzieć, jakie dokumenty należy mieć ze sobą, aby otworzyć rachunek. Niektóre banki, po wpisaniu w formularzu numeru NIP i REGON, same sprawdzają rodzaj działalności klienta. Już w pierwszym etapie podpowiadają więc klientowi, jakie dokumenty musi dostarczyć do placówki, aby otworzyć rachunek firmowy.

Nawet jeśli prawo nie nakłada na Ciebie obowiązku posiadania osobnego rachunku firmowego, warto mimo wszystko zastanowić się nad osobnym rachunkiem. Rozdzielenie transakcji firmowych i indywidualnych jest istotne nie tylko ze względu na prawo, czy zapisy w regulaminie, ale także, aby uporządkować płatności i oddzielić wydatki firmowe od prywatnych. Posiadając osobne konto firmowe, będziesz mieć pewność, że wszystkie wykonywane przez Ciebie transakcje są transparentne. Dodatkowo, w przypadku potrzeby wyjaśnienia któregoś z przelewów danej instytucji finansowej, nie będzie trudności z jej znalezieniem na rachunku. Warto pamiętać, że choć nie można założyć konta firmowego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, to dokładny research jest niezbędny już na etapie planów.