Lista płac 2024 – co powinna zawierać? Omówienie poszczególnych elementów listy

Kornelia Szczurek

9 maja 2024 (08:00) / Aktualizacja: 8 maja 2024 (11:57) Komentuj teraz!

Przygotowanie listy płac stanowi kluczowy element funkcjonowania każdej firmy. Coraz częściej stosuje się elektroniczne formy prowadzenia list płac, co ułatwia zarówno ich generowanie, jak i dostępność dla pracowników. Jednak nawet w przypadku elektronicznej listy płac, niezbędne jest księgowanie oraz właściwe rozliczenie wynagrodzeń pracowników.

Jakie elementy są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania systemu płacowego w firmie? Czy pracodawca ma obowiązek sporządzić listę płac i jak powinna wyglądać taka lista? Sprawdzamy.

Czym jest lista płac?

Lista płac to dokument zawierający informacje dotyczące wynagrodzeń wypłacanych pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę przez daną firmę lub instytucję w określonym okresie, najczęściej miesięcznym. Pozwala przygotować obowiązkową dokumentację dla ZUS (np. deklaracje ZUS DRA) i Urzędu Skarbowego (np. deklarację PIT-4R). Jest to zatem ważne narzędzie zarządzania personelem oraz element księgowości firmy.

Lista płac potwierdza wypłacenie wynagrodzenia pracownikom, jednak dotyczy wyłącznie osób, z którymi pracodawca pozostaje w stosunku pracy.

Lista płac musi zawierać podstawowe dane identyfikacyjne pracowników oraz informacje o rodzaju ich zatrudnienia. To dzięki liście płac wiadomo np. jaka jest wysokość wynagrodzenia oraz ile wynoszą składniki składek i podatków odprowadzanych przez pracodawcę. Lista jest więc podstawą do obliczeń podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne oraz służy do śledzenia historii wynagrodzeń pracowników.

Lista płac może być prowadzona w formie tradycyjnej, papierowej, ale coraz częściej jest generowana elektronicznie za pomocą specjalistycznych programów lub systemów kadrowo-płacowych.

Warto przeczytać: Nienormowany czas pracy, czyli co oznacza dla pracownika i pracodawcy

Kto sporządza listę płac i czy jest obowiązkowa?

Obowiązek prowadzenia listy płac spoczywa na pracodawcy. Proces jej tworzenia obejmuje zbieranie danych dotyczących wynagrodzeń wszystkich pracowników, w tym składników wynagrodzenia, składek ZUS oraz podatków.

W przypadku elektronicznej listy płac korzysta się z programów kadrowych, które umożliwiają generowanie i księgowanie wynagrodzeń. Istotne jest również uwzględnienie wszelkich regulacji dotyczących systemów kadrowo-płacowych oraz przepisów prawnych dotyczących naliczania składek i podatków.

Typy list płac

W rachunkowości oprócz głównej dostępne są też inne typy listy płac, przede wszystkim listy „A” i „B”.

Typ „A” to lista płac, która pozwala wypłacić dodatkowe składniki niezwiązane z miesięcznym okresem rozliczeniowym. Chodzi tutaj m.in. o premie kwartalne, roczne czy wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych.

Lista typu „B” przeznaczona jest do wyrównań. Stosuje się ją wtedy, gdy konieczna jest korekta listy, która nie może czekać do rozliczenia regularnego w kolejny miesiącu. Jest to tzw. lista płac korygująca.

Najważniejsze elementy listy płac

Regulacje prawne nie wskazują, jakie dokładnie elementy lista płac powinna zawierać. Lista płac firm jest dokumentem, który przygotowuje się indywidualnie. Jak należy sporządzić listę płac w firmie?

Wiadomo, że lista płac służy udokumentowaniu otrzymania przez pracownika pieniędzy za wykonaną pracę w konkretnym okresie rozliczeniowym. W związku z tym należy sporządzić ją z uwzględnieniem przede wszystkim takich elementów jak:

• dane pracodawcy,
• nazwa lub numer listy płac,
• okres, jakiego dotyczy,
• datę wypłaty wynagrodzenia,
• wynagrodzenie zasadnicze brutto (za dany miesiąc),
• wynagrodzenie netto w danym miesiącu,
• wszystkie składniki wynagrodzenia (płaca podstawowa, zasiłki (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, świadczenia rehabilitacyjne), dodatki (np. praca w nadgodzinach, w porze nocnej, za staż pracy), premie, prowizje, ekwiwalent za urlop, odprawa, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy),
• podstawa wymiaru składki ZUS,
• odliczenia od dochodu,
• składni na ubezpieczenie zdrowotne,
• podatek dochodowy (w tym miesięczna zaliczka na podatek finansowana przez pracownika i zaliczka na podatek dochodowy),
• potrącenia i zwroty (np. za badania lekarskie, mieszkania, dodatki motywacyjne, potrącenia komornicze),
• PPK pracownika,
• kiedy nastąpi wypłata wynagrodzenia (data),
• podpisy osób sporządzających i akceptujących listę płac.

Przykładowy darmowy wzór listy płac z tabelą obciążeń po stronie pracodawcy można znaleźć w internecie.

Indywidualna lista płac

Omówmy sobie teraz pokrótce, co zawiera indywidualna lista płac. Do najważniejszych jej elementów należą informacje o składnikach oraz ostateczna kwota wynagrodzenia każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Najczęściej zakłada ona miesięczne rozliczanie pracowników.

Nie istnieje jednak wzór listy płac, jak taka lista powinna wyglądać. Jak zatem sporządzić listę indywidualną? Najważniejsza zawartość listy płac to przede wszystkim dane pracodawcy oraz pracownika, oprócz tego wymogi formalne takie jak: data utworzenia dokumentu, nazwa lub numer listy płac, miesiąc, którego dotyczy rozliczenie, a także podpisy autora listy płac i osoby zatwierdzającej.

Na jakiej podstawie sporządzana jest lista płac?

Chcąc naliczyć wynagrodzenie dla pracowników, trzeba mieć aktualne dane dotyczące czasu pracy w danym miesiącu, jak również wartości pensji czy innych dodatków. Do sporządzenia listy płac potrzebne więc są:

• aktualna umowa o pracę,
• ewidencja czasu pracy i listy obecności,
• informacje o przyznaniu dodatkowych składników do wynagrodzenia.

Jak zautomatyzować tworzenie listy płac?

Zautomatyzować proces naliczania wynagrodzeń i generowania listy płac umożliwiają systemy kadrowo-płacowe. Dzięki nim elektroniczna lista płac wygeneruje się automatycznie na podstawie rozliczenia pracownika. W programach można oczywiście definiować poszczególne parametry jak choćby typy list i wiele innych. Później można ją np. wydrukować lub od razu przekazać do osób odpowiedzialnych za jej akceptację. Szybkie księgowanie listy płac pozwala sprawnie zestawić koszty całej firmy.

Jak udostępnić pracownikowi listę płac?

Wygenerowaną listę płac można udostępnić pracownikowi zazwyczaj z poziomu programu. Wystarczy kliknąć polecenie w stylu „Opublikuj na panelu pracownika”.

Każdy pracownik powinien jednak pamiętać, że lista płac potwierdza jedynie to, że wynagrodzenie zostało naliczone. Nie jest to jednak potwierdzenie wypłaty.

Generowanie listy płac – najważniejsze informacje

W programach kadrowych do generowania listy płac spotkać się można z wieloma opcjami takimi jak choćby automatyzacja listy czy filtracja list płac. Poniżej omówimy sobie pokrótce kilka z nich.

Chcąc uwzględnić na liście płac wszystkich pracowników aktualnie zatrudnionych w firmie, w większości programów powinno się wybrać opcję „Lista płac dla wszystkich pracowników”.

Można też wykazać na liście jedynie wybranych pracowników. Wtedy trzeba wybrać opcję „Lista płac dla wybranych pracowników”.

Zwykle programy płacowe pozwalają nam otworzyć wygenerowaną listę w trybie pełnoekranowym. Aby zobaczyć zbiorczą listę na całym ekranie, wystarczy kliknąć „Przełącz na tryb prezentacji”.

Lista płac dostępna w programie może zostać też przez nas wydrukowana. Wystarczy wybrać opcję „Drukuj”. Zwykle wydrukować ponadto można paski płac dla pracowników oraz rachunki.

Jak długo trzeba przechowywać listę płac?

Wiemy już, że na pracodawcy leży obowiązek prowadzenia listy płac, na koniec warto więc jeszcze dodać, ile powinien je przechowywać. Wszystko zależy od tego, kiedy pracownik rozpoczął pracę. Jeśli w okresie między 31 grudnia 1998 roku a 1 stycznia 2019 roku, to takie dokumenty powinno się przechowywać w archiwum przez 50 lat od daty zakończenia współpracy. Gdy za pracownika został złożony raport ZUS RIA, to okres ten wynosi 10 lat.

Warto przeczytać: Jak obliczyć staż pracy? Podpowiadamy, jak nie popełnić błędu