Jak zyskać pewność, że Twoje projekty są rentowne?

Wszystkie firmy oferujące usługi b2b dążą do tego, żeby ich projekty były dobrze wycenione i rentowe. Niestety, nawet najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom zdarza się praca przy projekcie, który finalnie nie przyniósł zakładanych zysków lub wygenerował straty.

Źródło: thetaXstock

Wynika to z kilku problemów, z którymi borykają się firmy:

1. Problem z odpowiednią wyceną projektu
2. Problem z mierzeniem zyskowności projektu
3. Problem z dokładnym określeniem momentu, w którym projekt przestaje na siebie zarabiać lub zaczyna przynosić straty
4. Problem z porównaniem opłacalności projektów, które są rozliczane w różnych modelach bądź walutach

Większości z tych problemów i ich konsekwencji da się uniknąć. Dziś, oprócz doświadczenia i intuicji, przedsiębiorcy mają do dyspozycji narzędzia, które pomogą im upewnić się, że ich projekty są rentowne i w łatwy sposób wyłonić te, które generują największe zyski.

Time and materials czy fixed price?

Firmy z branży usługowej mogą korzystać z dwóch modeli rozliczeniowych. Pierwszym jest model time & materials, w którym przedsiębiorcy dostają wynagrodzenie za godziny przepracowane w projekcie i zużyte materiały. Drugi model – fixed price – ściśle określa całościową zapłatę za wykonanie projektu. Pierwszy model gwarantuje wypłatę za każdą przepracowaną godzinę i pozostawia stosunkową niewielką szansę na niedoszacowanie projektu. Wydaje się korzystniejszy dla usługodawcy, jednak coraz więcej usługobiorców również przekonuje się do tego modelu. Jaką ma przewagę nad projektem z zamkniętym budżetem? Przede wszystkim sprawia, że firmy oferujące usługi nie doliczają dużych marż, żeby bronić się przed stratą w przypadku niedoszacowania projektu. Jest to powszechną praktyką, zwłaszcza w przypadku dużych projektów, których wykonanie może okazać się bardziej czasochłonne niż początkowo zakładamy.

Wycena projektu biznesowego fixed-price stanowi dużo większe wyzwanie. Z jednej strony chcemy być konkurencyjni, z drugiej chcemy żeby projekt przyniósł jak największe zyski. Ponieważ niewiele jest branż, w których da się pogodzić oba podejścia, kluczem jest dokładne określenie ile będzie nas kosztować wykonanie danej usługi, a później bieżące mierzenie zyskowności danego projektu.

Jakich wskaźników używać do oceny rentowności projektu?

Firmy które chcą się rozwijać, muszą najpierw określić w którym miejscu się znajdują. W tym celu wybierają i mierzą kluczowe wskaźniki efektywności (KPIs). Ich wybór zależy od strategicznych celów firmy i waha się w zależności od rodzaju usług oferowanych przez firmę. Inne wartości będziemy mierzyć chcąc zmniejszyć koszt pozyskania klienta, inne kiedy priorytetem firmy staje się zwiększenie przychodu z pracownika. Dla większości firm usługowych da się wyłonić te wartości od których bezpośrednio zależy zysk firmy. Możemy do nich zaliczyć:

1. Koszt pozyskania klienta – to suma wszystkich wydatków, które poniesiony aby pozyskać klienta (wynagrodzenie pracowników, koszt programów, delegacji itp.)
2. Koszt utrzymania pracownika – to nie tylko wynagrodzenie, ale również wszystkie koszty administracyjne, benefity, wydatki na spotkania integracyjne etc.
3. Przychód generowany przez pracownika – to kwota, którą zarabiamy na danym pracowniku
4. Dochód generowany przez pracownika – różnica między kosztem utrzymania a przychodami z danego pracownika
5. Rentowność projektu – pokazuje jakie są dochody z projektu, z uwzględnieniem wydatków poniesionych na te projekty
6. Rentowność klientów – pokazuje, którzy klienci przynoszą największe dochody
7. Efektywny czas pracy – czas, który pracownicy przeznaczają na produktywne zadania w projekcie

Monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności pozwala przedsiębiorcom podejmować decyzję w oparciu o obiektywne dane liczbowe. Może zostać wykorzystane do monitorowania zysków i do podejmowania działań, kiedy nasze przychody maleją. Zarządzanie zasobami, których wskaźniki wykazują duże zmiany w stosunku do wartości początkowej, pozwoli  utrzymać wysoki zwrot z projektu. Np. kiedy spada efektywny czas pracy pomogą działania zmierzające do ograniczenia liczby spotkań, biurokracji czy usprawnienie procesu; kiedy rosną koszty utrzymania pracownika w danym projekcie, możemy pomyśleć o zastąpieniu go osobą, która ma porównywalne kompetencje do pracy przy projekcie, ale pobiera mniejsze wynagrodzenie.

Prosta analiza finansowej kondycji firmy

Chcąc przeprowadzić pełną analizę ekonomiczną bierzemy pod uwagę nie tylko bezpośrednie koszty i zyski z projektu ale także wartość pieniądza w czasie. Jeśli jednak bardziej zależy nam na szybkim określeniu jak przedstawiają się zyski z danego projektu biznesowego, realizowanego dla klienta wystarczy nam różnica pomiędzy naszymi kosztami a wynagrodzeniem otrzymanym od klienta. Taka prosta analiza przeprowadzana na bieżąco pozwoli nam spać spokojnie, wiedząc że projekt na siebie zarabia. Do jej wykonania wystarczy aktualizowany na bieżąco arkusz w Excelu.

Jeśli jednak prowadzimy projekty w różnych modelach finansowych (fixed-price i time & materials), w których pracownicy mają różną stawkę w zależności od projektu, a dodatkowo projekty są rozliczane w różnych walutach, przeprowadzanie analizy w Excelu stanie się bardzo czasochłonne, a porównanie opłacalności różnych projektów będzie niemożliwe, bez skomplikowanych formuł i aktualizowania na bieżąco kursu walut. Wtedy najłatwiej kontrolować swoje finanse posługując się time trackerem z modułem finansowym. Time tracker to  narzędzie, które nie tylko monitoruje czas spędzony na poszczególnych zadaniach, ale także pomaga kontrolować zyski firmy. Polski start-up – Timepot, stworzył narzędzie, dzięki któremu możemy na bieżąco monitorować powyższe wskaźników efektywności.

Moduł finansowy w aplikacji pozwala na porównanie wszystkich prowadzonych przez nas projektów. Pozwala wprowadzić:

• Różne stawki wynagrodzenia (miesięczne, godzinowe, pół etatu)
• Różne waluty wypłacanego wynagrodzenia
• Różne modele płatności za projekt (fixed-price, time & materials)

Program wyliczy zyski z projektu, lub pokaże straty. Pozwoli na wskazanie projektu, który przynosi największe zyski i pracownika, na którym najwięcej zarabiamy.

Głównym celem każdej firmy usługowej jest przynoszenie dochodów. Warto więc poświęcić czas na wprowadzenie w firmie podstawowych wskaźników efektywności i monitorowanie ich na bieżąco. Pozwoli nam to upewnić się, że nasze przedsiębiorstwo jest w dobrej kondycji finansowej.

Przeczytaj także na MamBiznes.pl:

• 10 najczęstszych błędów przy pisaniu biznesplanu
• Jak założyć firmę jednoosobową przez internet?
• 14 pomysłów, jak obniżyć koszty prowadzenia własnej firmy