Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe?

Zakładasz firmę i zastanawiasz się, czy musisz od razu biec do banku, by założyć konto firmowe? To pytanie nurtuje wielu początkujących przedsiębiorców. Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. Wyjaśniamy ten temat, rozkładając go na czynniki pierwsze: kiedy konto firmowe to konieczność, a kiedy możesz zostać przy prywatnym rachunku. Skorzystaj z praktycznych wskazówek, które przydadzą się na początku biznesowej drogi.

Czym jest konto firmowe?

Konto firmowe to rodzaj rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi finansów przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do konta prywatnego, pozwala na realizację transakcji związanych z działalnością gospodarczą w sposób przejrzysty i zgodny z przepisami. W Polsce posiadanie rachunku firmowego nie zawsze jest obowiązkowe. Istnieją jednak sytuacje, w których prawo przedsiębiorców lub urząd skarbowy wymagają korzystania z dedykowanego konta.

Obowiązek posiadania konta firmowego – co mówi prawo?

Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe? To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców na początku swojej działalności gospodarczej. Odpowiedź brzmi: „nie zawsze”. Przepisy, m.in. art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, art. 61 w Ordynacji podatkowej i Prawo bankowe, wskazują konkretne sytuacje, w których posiadanie rachunku firmowego staje się koniecznością.

Obowiązek dokonywania rozliczeń powyżej 15 000 zł

Zgodnie z regulacjami, przedsiębiorca dokonujący transakcji z innym przedsiębiorcą musi korzystać z konta bankowego, jeśli jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, niezależnie od formy płatności.

Oznacza to, że nawet jeśli obie strony chcą rozliczyć się gotówką, takie działanie będzie niezgodne z obowiązującym prawem przedsiębiorców. Wymóg ten wynika z konieczności zapewnienia przejrzystości przepływów finansowych. Ma również na celu ograniczenie nadużyć, takich jak pranie pieniędzy czy unikanie opodatkowania.

Rozliczenie w formie przelewu bankowego jest szczególnie istotne w sytuacjach, gdy transakcje są objęte obowiązkiem rejestracji w księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Warto dodać, że dotyczy to zarówno transakcji pomiędzy firmami, jak i płatności realizowanych na rzecz instytucji, np. urzędu skarbowego.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

Od 1 listopada 2019 r. w Polsce obowiązuje przepis nakładający na przedsiębiorców konieczność stosowania mechanizmu split payment w przypadku wybranych transakcji, np.:

• obejmujących wspomniane faktury powyżej 15 tys. zł brutto,
• dotyczących towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

W takich sytuacjach płatność musi być dokonana na rachunek zintegrowany z rachunkiem VAT. Ten obowiązek automatycznie eliminuje możliwość korzystania z prywatnego rachunku bankowego. Trzeba mieć konto firmowe.

Split payment polega na tym, że wartość netto faktury trafia na zwykły rachunek firmowy, a kwota VAT zostaje zdeponowana na specjalnym rachunku, który jest obsługiwany przez bank w ramach konta firmowego. Dzięki temu mechanizmowi urzędy skarbowe mogą lepiej kontrolować przepływy finansowe związane z VAT i zapobiegać wyłudzeniom.

Kontrola skarbowa i obowiązki wobec urzędu skarbowego

Kolejnym aspektem, wymagającym pośrednictwa konta bankowego, są rozliczenia z urzędem skarbowym oraz płatności z tytułu składek ZUS. Polskie przepisy jasno określają, że większość płatności podatkowych, takich jak zaliczki na podatek dochodowy czy VAT, musi być realizowana w formie bezgotówkowej, czyli za pośrednictwem rachunku bankowego.

Wymóg ten dotyczy zarówno osób będących przedsiębiorcami z pełną księgowością, jak i tych korzystających z uproszczonych form rozliczeń. Dodatkowo, podczas kontroli skarbowej, gdy właściciel firmy korzysta z oddzielnego rachunku firmowego, organom podatkowym łatwiej jest prześledzić np. z czego wynika płatność za dany towar. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrycie potencjalnych nieprawidłowości. Łączenie sumy aktywów prywatnych i firmowych na jednym rachunku może budzić podejrzenia urzędu. Często skutkuje to dodatkowymi kontrolami.

Warto jednak wspomnieć, że prawo przewiduje wyjątek dla mikroprzedsiębiorców, czyli osób prowadzących działalność gospodarczą, które w ostatnich dwóch latach:

• zatrudniały maksymalnie 10 osób,
• osiągnęły roczne obroty nieprzekraczające 2 mln euro.

Mikroprzedsiębiorcy mają możliwość regulowania swoich zobowiązań podatkowych również w formie gotówkowej, np. za pośrednictwem placówek poczty. Oznacza to, że nie są oni bezwzględnie zobowiązani do posiadania rachunku bankowego. Mogą też mieć po prostu konto osobiste.

Biała lista podatników VAT

Od września 2019 r. funkcjonuje w Polsce tzw. biała lista podatników VAT, czyli wykaz prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Przedsiębiorcy zobowiązani do rozliczania VAT muszą zgłosić swój rachunek firmowy do tego rejestru. W praktyce oznacza to, że:

• Osobiste konta bankowe nie spełniają wymogów prawnych w przypadku rozliczeń VAT.
• Jeśli płatność wynikająca z faktury zostanie przelana na rachunek niezgłoszony na białą listę, przedsiębiorca traci prawo do zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo, w przypadku transakcji powyżej 15 000 zł, które nie są realizowane na konto wskazane na białej liście, może pojawić się ryzyko solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe kontrahenta. Dlatego korzystanie z dedykowanego firmowego rachunku bankowego jest nie tylko wygodą, ale i koniecznością w celu uniknięcia potencjalnych sankcji.

Czy spółka ma obowiązek posiadania konta firmowego?

Spółki prawa handlowego, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjne, są zobowiązane do posiadania firmowego rachunku bankowego. Wynika to z charakteru ich działalności oraz wymogów prawnych. W przeciwieństwie do jednoosobowych działalności gospodarczych, w przypadku spółek obowiązek posiadania konta firmowego jest jednoznaczny i niepodważalny.

Dlaczego spółki muszą mieć konto firmowe?

Oddzielenie transakcji prywatnych od firmowych – spółki mają osobowość prawną, co oznacza, że ich finanse muszą być prowadzone niezależnie od finansów wspólników czy udziałowców. Wszelkie operacje, np. przyjmowanie płatności związanych ze sprzedażą produktów, powinny być realizowane za pośrednictwem rachunku bankowego przypisanego do spółki.

• Konieczność dokonywania rozliczeń – w przypadku spółek, szczególnie tych, które realizują transakcje sprzedaży towarów o znacznej wartości, prawo wymaga rozliczeń w formie bezgotówkowej. Dotyczy to zarówno jednorazowej wartości transakcji przekraczającej 15 000 zł, jak i innych operacji, takich jak wypłaty dla pracowników.
• Rozliczenia podatkowe – spółki są zobowiązane do regulowania zobowiązań podatkowych, takich jak podatek dochodowy czy VAT, za pośrednictwem konta bankowego. Dodatkowo, konieczne jest posiadanie specjalnego rachunku VAT, który jest niezbędny do korzystania z mechanizmu podzielonej płatności.
• Biała lista podatników VAT – spółki, które są płatnikami VAT, muszą zgłosić swoje konto na białą listę podatników VAT. Rozliczenia realizowane na rachunki niezarejestrowane na tej liście mogą prowadzić do utraty prawa do odliczenia podatku. Mogą także narażać spółkę na odpowiedzialność solidarną za zobowiązania podatkowe kontrahenta.

Kto nie musi posiadać konta firmowego na start działalności?

Mikroprzedsiębiorcy, czyli osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, w wielu przypadkach nie mają obowiązku posiadania konta firmowego. Przepisy pozwalają takim osobom na korzystanie z prywatnego rachunku bankowego do obsługi operacji finansowych związanych z działalnością, o ile nie przekraczają określonych progów i spełniają warunki prawne.

Definicja mikroprzedsiębiorcy nie jest skomplikowana. To osoba, która w ostatnich dwóch latach zatrudniała maksymalnie 10 pracowników i osiągała roczne obroty nieprzekraczające 2 mln euro. Dzięki temu ma możliwość regulowania zobowiązań podatkowych oraz składek ZUS zarówno za pomocą rachunków bankowych, jak i gotówką, np. na poczcie.

Dlaczego warto oddzielić finanse prywatne od firmowych?

Zastanawiasz się, po co Ci w ogóle oddzielne konto? Korzystanie z dedykowanego konta firmowego pozwala na uporządkowanie finansów. Oddzielenie transakcji prywatnych od operacji związanych z działalnością gospodarczą to nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo.

Podczas kontroli skarbowej wyraźnie wyodrębnione rachunki oszczędnościowo rozliczeniowe mogą uchronić Cię przed niepotrzebnymi problemami. Ponadto prowadzenie księgi rachunkowej jest znacznie prostsze, gdy wszystkie biznesowe operacje finansowe znajdują się w jednym miejscu. Choć możesz korzystać z konta osobistego, założenie konta firmowego ma swoje niezaprzeczalne zalety:

• Profesjonalny wizerunek – Twoi klienci i kontrahenci widzą, że traktujesz swój biznes poważnie.
• Przejrzystość finansowa – wszystkie operacje związane z działalnością gospodarczą znajdują się na jednym rachunku, co ułatwia kontrolowanie finansów.
• Dostęp do dodatkowych usług – banki często oferują linie kredytowe, rachunki terminowych lokat oszczędnościowych czy specjalne warunki dla przedsiębiorców.
• Bezpieczeństwo – korzystanie z własnego rachunku prywatnego do operacji firmowych może narazić Twoje środki na ryzyko, zwłaszcza w przypadku roszczeń prawnych.
• Możliwość korzystania z promocji – wiele banków oferuje atrakcyjne oferty dla przedsiębiorców, takie jak premie gotówkowe za założenie rachunku lub bezpłatna księgowość przez określony czas.

Jak wybrać odpowiednie konto firmowe przy zakładaniu firmy?

Wybór odpowiedniego rachunku firmowego przy zakładaniu działalności gospodarczej to decyzja, która może wpłynąć na efektywność zarządzania finansami firmy. Ważne jest dostosowanie oferty banku do specyfiki prowadzonej działalności.

Najpierw przemyśl, czego naprawdę potrzebujesz. Czy Twoja firma będzie korzystać z rachunków oszczędnościowych? A może ważna będzie integracja z systemami księgowymi, żeby łatwiej prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów? Warto też sprawdzić, czy bank oferuje dostęp do rachunku VAT, który przyda się, jeśli będziesz korzystać z mechanizmu podzielonej płatności.

Koniecznie zwróć uwagę na koszty, czyli opłaty za prowadzenie konta bankowego i przelewy. Wybierz taką ofertę, która umożliwia szybkie oraz wygodne rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS. Praktycznym rozwiązaniem mogą być dodatkowe funkcje, jak automatyczne generowanie bilansu sporządzonego czy uproszczona obsługa płatności w formie polecenia przelewu.

Na koniec sprawdź, czy bank oferuje jakieś bonusy. Wiele z nich przyciąga klientów promocjami, np. premią gotówkową za założenie konta dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Takie dodatki to świetny sposób, żeby zacząć z korzyścią dla siebie i swojego biznesu. Pamiętaj – dobrze dobrane konto firmowe to narzędzie, które ułatwia codzienne operacje finansowe i pozwala skupić się na rozwijaniu firmy.