Jak NetHunt CRM może zwiększyć sprzedaż?

Przez dziesięciolecia Excel pozostawał głównym narzędziem do zarządzania danymi w wielu firmach. Jednak wraz ze wzrostem ilości informacji, złożonością procesów biznesowych i koniecznością automatyzacji operacji jego możliwości zaczęły stawać się ograniczone. Excel, podobnie jak inne arkusze kalkulacyjne, może być wygodny na początkowych etapach rozwoju biznesu. Ale z czasem przestaje spełniać współczesne wymagania w zakresie zarządzania sprzedażą. Przyjrzyjmy się, dlaczego tak się dzieje i jak systemy CRM, takie jak NetHunt CRM, mogą zmienić tę sytuację.

Dlaczego Excel przestaje spełniać potrzeby biznesu?

Excel często jest uważany za wygodne i wystarczające narzędzie do zarządzania procesami biznesowymi. Szczególnie na początkowych etapach działalności firmy. Jest to rozwiązanie znane większości użytkowników, nie wymaga dużych nakładów finansowych i umożliwia pracę z formułami do analizy i planowania. Jednak wraz ze wzrostem ilości danych pojawiają się problemy. Ręczne aktualizowanie kontaktów zajmuje dużo czasu i zwiększa ryzyko błędów. Nie wspominając już o braku integracji z kanałami komunikacji, takimi jak e-mail, telefonia czy komunikatory.

Bezpieczeństwo danych w arkuszach kalkulacyjnych również budzi wątpliwości. Pliki mogą zostać uszkodzone lub usunięte, a śledzenie zmian jest trudne. Dodatkowo menedżerowie mogą łatwo pobrać bazę danych i odejść z firmy, zabierając ze sobą poufne informacje. Wraz ze wzrostem ilości danych arkusze kalkulacyjne zaczynają „zawieszać się”, utrudniając pracę. Analiza dużych baz staje się powolna i zawodna. Spersonalizowana komunikacja z klientami jest praktycznie niemożliwa, co utrudnia szybkie reagowanie na ich potrzeby i obniża efektywność sprzedaży.

Kolejnym wyzwaniem jest brak automatyzacji. Arkusze kalkulacyjne nie mogą automatycznie wysyłać powiadomień ani tworzyć zadań.

Systemy CRM rozwiązują te problemy. Umożliwiają centralne przechowywanie danych, automatyzację procesów, integrację różnych kanałów komunikacji oraz usprawnienie pracy z klientami, co czyni je lepszą alternatywą dla rozwijających się firm.

Czym jest system CRM?

Zacznijmy od podstaw i wyjaśnijmy, czym jest CRM. CRM (Customer Relationship Management) w tłumaczeniu oznacza „zarządzanie relacjami z klientami”. Jest to narzędzie, które pomaga organizować i usprawniać te relacje.

Na przykład NetHunt CRM rejestruje wszystkie zgłoszenia z różnych kanałów, łączy historię interakcji w kartotece klienta oraz automatyzuje zadania, które w arkuszach kalkulacyjnych trzeba wykonywać ręcznie. Dzięki temu możesz śledzić etapy lejka sprzedażowego, analizować dane i prognozować zyski w czasie rzeczywistym.

System CRM zapewnia również ochronę bazy kontaktów przed przypadkowymi lub celowymi błędami pracowników. Dzięki temu firma może skonfigurować spersonalizowaną komunikację i zwiększyć lojalność klientów. Innymi słowy, CRM pomaga przenieść pracę z klientami na wyższy poziom, automatyzując i strukturyzując kluczowe procesy biznesowe.

Co może CRM, czego nie może Excel?

Pomimo popularności Excel, jego możliwości są ograniczone, gdy chodzi o złożone procesy biznesowe i pracę z dużą liczbą klientów. W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, systemy CRM oferują wiele korzyści, które pomagają zoptymalizować zarządzanie sprzedażą i relacjami z klientami.

1. Rejestrowanie wszystkich zgłoszeń. Dzięki integracjom z pocztą elektroniczną, telefonią i stroną internetową NetHunt CRM umożliwia zebranie wszystkich informacji o klientach w jednym systemie oraz rejestrowanie zgłoszeń ze wszystkich kanałów, w tym z przychodzących e-maili i rozmów telefonicznych. Żadne zapytanie nie zostanie pominięte, a Ty będziesz mógł szybciej reagować na zgłoszenia, co przyczyni się do zwiększenia sprzedaży.

2. Prowadzenie chronologicznej historii relacji z klientami. W NetHunt CRM wszystkie interakcje – przeprowadzone prezentacje, odebrane rozmowy, wysłane wiadomości e-mail, dokumenty oraz komentarze menedżera – są rejestrowane w kartotece klienta. Jeśli jeden z menedżerów zachoruje lub opuści firmę, inny pracownik będzie mógł w ciągu kilku minut zapoznać się z historią współpracy i kontynuować obsługę klienta. Dane są bezpiecznie przechowywane i dostępne 24/7.

3. Prowadzenie spójnej i systematycznej pracy z klientem. CRM automatyzuje wszystkie procesy interakcji, podczas gdy w Excelu automatyzacja ogranicza się jedynie do obliczeń danych. NetHunt CRM przypomina o ważnych zadaniach, takich jak wysyłka ofert handlowych czy przygotowanie dokumentów, oraz rozdziela zapytania między menedżerów, umożliwiając szybszą obsługę klientów.

4. Ochrona bazy klientów. Jeśli pracujesz w niewielkim zespole i masz pełne zaufanie do każdego pracownika, możesz pozwolić sobie na przechowywanie danych w otwartym dostępie. Jednak w dzisiejszych realiach, gdzie obserwuje się dużą rotację kadr i niestabilność w zespołach, ważne jest, aby chronić swoje procesy biznesowe. NetHunt CRM umożliwia skonfigurowanie uprawnień dostępu dla pracowników oraz rejestruje wszystkie działania w systemie, zapobiegając utracie lub niewłaściwemu wykorzystaniu danych.

5. Organizacja komunikacji i współpracy z kolegami. W NetHunt CRM możesz oznaczać współpracowników za pomocą tagów, przypisywać im zadania oraz zostawiać komentarze bezpośrednio w kartotece klienta. To znacznie ułatwia pracę zespołową w porównaniu z chaotycznym przeszukiwaniem notatek w arkuszach kalkulacyjnych.

6. Tworzenie kompleksowych raportów. Aby przechowywać dane w arkuszu kalkulacyjnym, konieczne jest standaryzowanie wprowadzanych informacji, a także często skorzystanie z pomocy pracownika dobrze znającego Excel do stworzenia raportów i wykresów. W systemie CRM możesz uzyskać raporty samodzielnie, bez pomocy technicznych specjalistów, bezpośrednio w swoim koncie. Wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym i mogą być filtrowane według potrzebnych parametrów.

7. Śledzenie transakcji i zarządzanie lejkiem sprzedaży. NetHunt CRM umożliwia tworzenie lejka sprzedaży, gdzie każda transakcja przechodzi przez jasno zdefiniowane etapy. Możesz w czasie rzeczywistym zobaczyć, na jakim etapie znajduje się dana transakcja, jakie zadania muszą zostać wykonane oraz którzy klienci wymagają dodatkowej uwagi. Zapewnia to przejrzystość procesu sprzedaży i pozwala lepiej zarządzać zasobami.

8. Prognozowanie zysków i ocena efektywności.CRM oferuje narzędzia do prognozowania przyszłej sprzedaży. Możesz ocenić liczbę aktywnych transakcji, prawdopodobieństwo ich zamknięcia, przewidywaną datę finalizacji oraz spodziewany zysk. Takie prognozy pomagają planować zasoby oraz opracowywać skuteczne strategie rozwoju biznesu.

9. Automatyzacja rutynowych zadań. NetHunt CRM automatyzuje wiele codziennych zadań: od tworzenia przypomnień i przydzielania zadań po wysyłanie serii e-maili oraz aktualizację statusu transakcji. Na przykład system może automatycznie wysłać klientowi wiadomość z potwierdzeniem po otrzymaniu zgłoszenia lub przypomnieć menedżerowi o konieczności wykonania telefonu. Dzięki temu można skupić się na zadaniach strategicznych, a nie na rutynowej pracy.

Kto rzeczywiście potrzebuje CRM, a komu może się nie przydać?

Czy Twój biznes potrzebuje systemu CRM? Przyjrzyjmy się temu razem. Jeśli Twoja firma szybko się rozwija, a liczba klientów i transakcji stale rośnie, bez CRM trudno będzie Ci utrzymać wszystko pod kontrolą. Arkusze kalkulacyjne zaczną spowalniać pracę, a ważne zapytania mogą łatwo zaginąć w gąszczu setek wierszy. CRM pomoże uporządkować informacje i zautomatyzować rutynowe zadania.

Twój dział sprzedaży korzysta z poczty elektronicznej, telefonu i komunikatorów? W takim razie CRM stanie się centralnym narzędziem do zarządzania komunikacją, łączącym wszystkie kanały w jednym oknie. A jeśli chcesz zautomatyzować przypomnienia o zadaniach, tworzenie dokumentów czy generowanie raportów analitycznych – tutaj CRM również nie ma sobie równych.

Z kolei jeśli prowadzisz niewielką firmę z kilkoma stałymi klientami, z którymi współpracujesz osobiście, albo możesz łatwo koordynować wszystkie procesy ręcznie, CRM może wydawać się zbędnym luksusem. Jednak pamiętaj, że wraz z rozwojem biznesu Twoje potrzeby mogą się zmienić. Wówczas CRM stanie się najlepszym rozwiązaniem wspierającym dalszy rozwój firmy.

Podsumowując, wyróżnijmy główne problemy, które pomaga rozwiązać system CRM. Jedną z najważniejszych zalet jest eliminacja niepewności w kwestii prognozowania przychodów oraz monitorowania postępu aktywnych transakcji. Żadne zgłoszenie nie zostanie pominięte, a odpowiedzialność za zadania będzie jasno przypisana.

Cała komunikacja jest automatycznie rejestrowana w kartotece klienta, co upraszcza obsługę przychodzących połączeń i wiadomości. Rutynowe procesy przestają stanowić przeszkodę dla produktywności.

CRM zapewnia również przejrzystość procesów dla menedżerów, dostarczając analizy dotyczące skuteczności transakcji i umożliwiając szybkie podejmowanie decyzji w celu optymalizacji pracy firmy.