Innowacje, które się zwracają. Jak mądrze rozwijać firmę i płacić niższe podatki dzięki uldze B+R?

W 2016 roku wprowadzono ulgę badawczo-rozwojową, która jest jednym z narzędzi wspierających innowacyjność polskich przedsiębiorstw. Na początku skorzystało z niej zaledwie 500 podatników, a już kilka lat później, bo w 2021 roku ponad 3,6 tys. podatników. Jak skorzystać z ulgi B+R i co możemy dzięki niej zyskać?

Ulga B+R to rozwiązanie umożliwiające przedsiębiorstwom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową (nawet na poziomie 200%), co powoduje zmniejszenie zobowiązań podatkowych. W ostatnich latach zyskuje ona na popularności, a świadomość jej potencjału rośnie nie tylko wśród dużych korporacji, ale także w sektorze MŚP i startupów. Mimo to wiele firm wciąż nie korzysta z dostępnych preferencji. Często wynika to z niedostatecznego zrozumienia definicji działalności B+R, obaw przed kontrolami lub braku wiedzy o procedurze dokumentacyjnej.

„Działalność badawczo-rozwojowa może być prowadzona w różnych działach lub zespołach, które uczestniczą w procesach rozwojowych firmy – nie tylko w działach R&D. Z tego względu warto opracować standardy dokumentacyjne umożliwiające spójne dokumentowanie zidentyfikowanej działalności badawczo-rozwojowej. Ponadto, badania i rozwój nie muszą mieć globalnego zasięgu. Wymogiem minimalnym są inwestycje na skalę przedsiębiorstwa. Kluczowe jest poszukiwanie rozwiązań, dzięki którym przedsiębiorstwo funkcjonuje efektywniej dzięki czemu może przedstawić nowe produkty, usługi i rozwiązania lub udoskonalić istniejące procesy” – wskazują eksperci EY Polska.

Patrycja Karłowska-Sekulska, menedżerka w zespole People Advisory Services Tax oraz Paweł Perzyński, project manager w zespole People Advisory Services Tax, EY Polska przedstawiają najważniejsze informacje dotyczące ulgi B+R.

Jakie wymagania należy spełnić?

Zacznijmy od przedsiębiorcy. Podatnik musi prowadzi działalność gospodarczą i nie rozliczać się na podstawie CIT-u estońskiego. Przedsiębiorca nie może znajdować się w Specjalnej Strefie Ekonomicznej/Polskiej Strefie Inwestycji. Ponadto, nie może być objęty podatkiem wyrównawczym oraz musi wykazać dochód do opodatkowania.

A czym jest działalność badawczo-rozwojowa? „Firma powinna prowadzić działalność badawczo-rozwojową chociażby w pewnym zakresie (nie musi być to jej główny cel działalności), co oznacza na przykład: prowadzenie prac ukierunkowanych na opracowanie nowych lub zmienionych produktów, procesów lub usług prowadzonych na skalę przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby poprawnie zidentyfikować wykonywane prace i ponosić koszty z tym związane” – tłumaczą eksperci EY Polska.

W ramach ulgi firma może uwzględnić np. koszty na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w działalność B+R, koszty materiałów, usług obcych oraz amortyzację środków trwałych wykorzystywanych w tych pracach. Istotne jest, aby były prawidłowo zidentyfikowane oraz stanowiły koszt uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym dokonywane jest rozliczenie.

Należy pamiętać o prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji, która potwierdzi poniesione koszty oraz będzie opisywać prowadzone prace badawczo-rozwojowe. Firmy mogą skorzystać z rozliczenia ulgi za przeszłe lata. Stąd należy przeanalizować możliwość skorygowania deklaracji podatkowej do 5 lat wstecz.

Korzyści dzięki uldze B+R

Choć coraz więcej podatników korzysta z ulgi B+R, to nadal są firmy, które nie korzystają z podobnych udogodnień. Eksperci EY Polska wskazują na kilka najważniejszych korzyści płynących z omawianej ulgi:

• Redukcja kosztów. Umożliwienie odliczenia kosztów związanych z działalnością B+R pozwala na realne obniżenie zobowiązań podatkowych przedsiębiorstwa.
• Wspieranie innowacyjności. Ulga stymuluje zwiększanie nakładów na prace innowacyjne, co może prowadzić do wdrażania nowych produktów oraz wzrostu konkurencyjności na rynku.
• Zwiększenie wartości rynkowej firmy. Inwestowanie w badania i rozwój sprzyja wzrostowi wartości przedsiębiorstwa, co ma znaczenie zarówno dla właścicieli, jak i inwestorów.
• Możliwość zastosowania wyższego wynagrodzenia dla niektórych pracowników bez podwyżki kosztów po stronie pracodawcy. Pracownicy, którzy biorą udział w działaniach B+R oraz tworzą utwory, mogą skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów co wiąże się z wyższym wynagrodzeniem netto bez podwyższania wynagrodzenia brutto po stronie pracodawcy. Aby poprawnie zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, należy m.in. przeanalizować zakres czynności B+R i poprawnie wdrożyć strukturę kosztów autorskich w firmie.

Kontrola: co robić?

Jak już wspomnieliśmy, przy ewentualnej kontroli kluczowe jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji. Powinny być w niej uwzględnione koszty ponoszone w ramach działalności B+R, które będą zawierać opisy projektów i ich cele. Firmy powinny również posiadać zestawienia osobowe, które wskazują pracowników, dział czy zespół biorących udział w zadaniach B+R jak i przede wszystkim dowody potwierdzające wykonane prace i czas poświęcony na ich realizacje.

W sytuacji niejasności związanych z przepisami dotyczącymi ulgi B+R wskazane jest skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego w celu prawidłowego zastosowania ulgi i przygotowania do kontroli.

Działalność badawczo-rozwojowa stanowi fundamentalny element budowania zarówno konkurencyjności, jak i innowacyjności przedsiębiorstw. Poprawna identyfikacja wykonywanych działań może również przyczynić się do możliwości zastosowania ulg podatkowych, które mają wpływ na zobowiązania podatkowe firmy. Zastosowana ulga B+R może przynieść nie tylko oszczędności firmie, ale również impuls do dalszego działania i poszukiwania nowych rozwiązań.