Jak sprawdzić firmę po NIP? Bazy, z których zbierzesz potrzebne informacje

Jeżeli szukasz informacji o nowym kontrahencie, chcesz zweryfikować jego status prawny, sytuację podatkową lub upewnić się, że dany podmiot faktycznie istnieje i prowadzi działalność gospodarczą, sprawdź go po numerze NIP, korzystając z oficjalnych rejestrów publicznych dostępnych w internecie, w szczególności serwisów rządowych opartych o konkretne, zweryfikowane dane.

Dlaczego weryfikacja firmy po NIP jest ważna?

Współpraca z niezweryfikowanym kontrahentem może prowadzić do strat finansowych, wizerunkowych, problemów podatkowych, a w skrajnych przypadkach do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Sprawdzenie firmy przed zawarciem umowy lub wykonaniem przelewu pozwala:

• ocenić, czy przedsiębiorca jest zarejestrowany i aktywny,
• ustalić, czy jest podatnikiem VAT lub czynnym podatnikiem VAT,
• sprawdzić, czy nie występują zaległości podatkowe,
• ograniczyć ryzyko odpowiedzialności solidarnej przy płatnościach,
• potwierdzić dane do faktury, takie jak nazwa firmy, adres czy numer identyfikacji podatkowej.

NIP kontrahenta umożliwia szybkie wyszukiwanie danych w wielu rejestrach jednocześnie, bez konieczności posiadania dodatkowych informacji.

Numer identyfikacji podatkowej – co warto o nim wiedzieć

Numer identyfikacji podatkowej (NIP) to unikalny ciąg cyfr przypisany każdemu przedsiębiorcy oraz innym podmiotom zobowiązanym do rozliczeń podatkowych. W praktyce:

• posiada go jednoosobowa działalność gospodarcza,
• używają go spółki prawa handlowego, w tym spółka jawna czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• NIP-em posługuje się także wspólnik będący wspólnikiem spółki cywilnej.

Numer ten stanowi podstawę identyfikacji w kontaktach z urzędu skarbowego, bankami, kontrahentami i instytucjami publicznymi.

Jak sprawdzić firmę po NIP w praktyce?

1. Wyszukiwarka firm na Biznes.gov.pl

Najwygodniejszym narzędziem na start jest wyszukiwarka firm dostępna w serwisie Biznes.gov.pl. To rozwiązanie integruje dane z dwóch kluczowych rejestrów:

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
• Krajowy Rejestr Sądowy (KRS).

Oznacza to, że wpisując numer NIP lub nazwę firmy, możesz jednocześnie przeszukać oba rejestry bez konieczności decydowania, czy dany kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy jest spółką.

W wynikach otrzymasz podstawowe informacje, takie jak:

• forma działalności,
• data rozpoczęcia działalności,
• adres,
• numery identyfikacyjne (NIP, REGON, numer KRS – jeśli dotyczy),
• aktualny status przedsiębiorcy.

2. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Jeżeli kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, właściwym źródłem danych będzie CEIDG.

CEIDG umożliwia sprawdzenie firmy na podstawie:

• numeru NIP,
• numeru REGON,
• nazwy firmy,
• danych osobowych przedsiębiorcy.

W rejestrze znajdziesz m.in. datę rozpoczęcia działalności oraz ewentualne zawieszenia, adres głównego miejsca wykonywania działalności, kody PKD określające zakresu usług, informacje o postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania naprawczego lub postępowania upadłościowego, dane pełnomocników.

Dzięki temu szybko ocenisz, czy firma działa stabilnie oraz czy nie znajduje się w procesach świadczących o problemach finansowych.

3. Krajowy Rejestr Sądowy – spółki i większe podmioty

Dla spółek prawa handlowego właściwym źródłem informacji jest Krajowy Rejestr Sądowy. Wyszukiwanie możliwe jest po NIP, REGON, numerze KRS, nazwie firmy.

KRS dostarcza szczegółowych danych o statusie prawnym przedsiębiorstwa, w tym:

• formie organizacyjnej,
• sposobie reprezentacji,
• kapitale zakładowym (ważne przy spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością),
• złożonych sprawozdaniach finansowych,
• informacjach o likwidacji, restrukturyzacji lub upadłości.

To istotne źródło wiedzy, jeśli planujesz długofalową współpracę lub transakcje o wysokiej wartości.

Wykaz podatników VAT – tzw. biała lista

Jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi przy weryfikacji kontrahenta jest Wykaz podatników VAT, potocznie nazywany białej listy.

Dzięki temu rejestrowi możesz sprawdzić:

• czy dany podmiot jest podatnikiem VAT,
• czy jest czynnym podatnikiem VAT na konkretny dzień,
• datę rejestracji lub wykreślenia,
• numer rachunku bankowego zgłoszony i potwierdzony przez szefa krajowej administracji skarbowej.

Znaczenie białej listy jest szczególne przy płatnościach powyżej 15 000 zł. Przelew wykonany na rachunek spoza wykazu może skutkować ryzykiem odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta.

Dla celów dowodowych warto zachować potwierdzenie weryfikacji na dzień dokonania płatności.

Informacje z urzędu skarbowego – kiedy potrzebujesz potwierdzenia

W niektórych sytuacjach samo sprawdzenie rejestrów online może nie wystarczyć. Wówczas możesz złożyć wniosek do właściwego urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia.

Zaświadczenie potwierdza, czy kontrahent:

• składa deklaracje podatkowe,
• czy zawarł w nich wszystkie wymagane dane,
• czy posiada zaległości podatkowych wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.

To rozwiązanie szczególnie przydatne przy większych kontraktach lub przy współpracy z nowym kontrahentem, gdzie bezpieczeństwo transakcji ma nadrzędne znaczenie.

REGON, KRS i inne numery identyfikacyjne

Poza NIP-em warto zwrócić uwagę na inne numery identyfikacyjne, w tym REGON – nadawany przez GUS oraz KRS – w przypadku spółek wpisanych do rejestru sądowego.

Porównanie danych z kilku baz pozwala wychwycić niespójności, które mogą świadczyć o nieaktualnych danych lub próbach wprowadzenia w błąd.

Sprawdzanie firmy w internecie – uzupełnienie danych formalnych

Rejestry publiczne to podstawa, ale weryfikacja nie powinna się na nich kończyć. Warto również samodzielnie przeprowadzić analizę podmiotu, z którym zamierzasz współpracować. Jak to zrobić? Szybko i prosto możesz:

• odwiedzić stronę internetową firmy,
• sprawdzić, czy dane kontaktowe zgadzają się z wpisami w rejestrze,
• poszukać informacji o przedsiębiorstwie w serwisach branżowych,
• przeanalizować opinie klientów i historię realizowanych usług.

Takie działania pozwalają lepiej zrozumieć faktyczną skalę działalności i sposób komunikacji z klientami.

Status finansowy firmy i płatności

Jeżeli zależy Ci na szerszym obrazie statusie finansowym firmy, możesz sięgnąć po raporty z Biur Informacji Gospodarczej, analizy należności i zobowiązań, dane dotyczące terminowości płatności.

To szczególnie istotne przy transakcjach odroczonych w czasie lub przy stałej współpracy z przedsiębiorstwem.

W praktyce wielu przedsiębiorców podchodzi do weryfikacji kontrahentów w sposób fragmentaryczny. Często ograniczają się do sprawdzenia jednego rejestru, nie weryfikują statusu VAT na konkretną datę transakcji, nie archiwizują dowodów przeprowadzonych sprawdzeń ani nie uwzględniają informacji o toczących się postępowaniach restrukturyzacyjnych lub upadłościowych.

Tymczasem rzetelna weryfikacja powinna opierać się na analizie kilku źródeł danych i być odpowiednio udokumentowana, tak aby w razie kontroli możliwe było wykazanie dochowania należytej staranności.