KSeF – co to? Wszystko, co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur

Rewolucja w fakturowaniu nadchodzi. KSeF co to? To pytanie zadaje sobie coraz więcej przedsiębiorców w Polsce. Od 1 stycznia 2027 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT czynnych. Zrozumienie, czym jest KSeF i jak działa, jest kluczowe, aby przygotować się na nadchodzące zmiany. W tym artykule odpowiemy na najważniejsze pytania i rozwiejemy wszelkie wątpliwości związane z wdrożeniem KSeF.

KSeF – co to? Definicja i cel Krajowego Systemu e-Faktur

Czym jest KSeF? To nic innego jak platforma teleinformatyczna, stworzona i udostępniona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania faktur i odbierania faktur w formie elektronicznej, czyli faktur ustrukturyzowanych. Zamiast tradycyjnych faktur papierowych lub faktur elektronicznych przesyłanych mailem, faktury będą wystawiane i przesyłane bezpośrednio do krajowego systemu e faktur.

Głównym celem krajowego systemu e-faktur jest uszczelnienie systemu podatkowego, walka z wyłudzeniami VAT i uproszczenie procesu wystawiania faktur oraz ich archiwizacji. 

KSeF ma również zautomatyzować i przyspieszyć przeglądanie faktur oraz przechowywania faktur zarówno dla przedsiębiorców, jak i urzędu skarbowego.

Kluczowe aspekty działania KSeF

• Faktury ustrukturyzowane: KSeF operuje na fakturach ustrukturyzowanych w formacie XML, zgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej określonym przez Ministerstwo Finansów.

• Obowiązek wystawiania faktur: Od 1 stycznia 2027 roku większość podatników VAT czynnych będzie miała obowiązek wystawiania faktur w systemie e faktur KSeF.

• Autoryzacja: Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia, np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, certyfikatów KSeF lub aplikacji podatnika.

• Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych: Faktury trafiają do KSeF i są tam dostępne dla wystawcy i odbiorcy.

• Numer KSeF: Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF, który stanowi integralna część faktury i potwierdza jej autentyczność.

Jak wystawiać e-Faktury w KSeF?

Wystawianie e-faktur w krajowym systemie e-faktur jest możliwe na kilka sposobów:

• Aplikacja podatnika KSeF: Bezpłatna aplikacja podatnika udostępniana przez Ministerstwo Finansów.

• Interfejs API: Integracja z własnym systemem księgowym poprzez dedykowany interfejs.

• Oprogramowanie komercyjne: Wykorzystanie programów księgowych oferujących integrację z KSeF.

Niezależnie od wybranej metody, wystawienie faktury wymaga wypełnienia odpowiednich pól zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i przesłania jej do KSeF. Po pozytywnej weryfikacji, faktura otrzymuje urzędowe poświadczenie i jest dostępna dla odbiorcy.

Certyfikaty KSeF: co to i jak je uzyskać?

Certyfikaty KSeF to jedna z metod uwierzytelniania w krajowym systemie e-faktur. Pozwalają one na wystawianie faktur i dostęp do danych w KSeF w imieniu podatnika. Są alternatywą dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Aby uzyskać certyfikaty KSeF, należy złożyć odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego i przejść proces weryfikacji. Naczelnika urzędu skarbowego wydaje decyzję o przyznaniu uprawnień.

Odbieranie faktur w KSeF

Odbieranie faktur w KSeF jest równie proste, jak ich wystawianie. Dostęp do faktur wystawionych przez kontrahentów można uzyskać poprzez:

• Aplikacji podatnika KSeF: W aplikacji podatnika można przeglądać faktury otrzymane od kontrahentów.

• Interfejs API: Integracja z własnym systemem księgowym umożliwia automatyczne odbieranie faktur i ich import.

• Oprogramowanie komercyjne: Programy księgowe zintegrowane z KSeF umożliwiają łatwe odbieranie faktur i zarządzanie nimi.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla państwa:

• Automatyzacja: Uproszczenie i przyspieszenie procesie wystawiania faktur i ich obiegu.

• Oszczędność: Redukcja kosztów związanych z drukiem, wysyłką i archiwizacją faktur papierowych.

• Bezpieczeństwo: Zwiększenie bezpieczeństwa faktur wystawionych przed utratą lub zniszczeniem.

• Szybszy zwrot VAT: Skrócenie terminu zwrotu podatku VAT o 1/3.

• Mniej kontroli: Zmniejszenie ryzyka kontroli podatkowych.

• Ujednolicenie: Standaryzacja faktur sprzedażowych i faktur zakupowych w formacie XML.

Zagrożenia i wyzwania związane z KSeF

Pomimo wielu korzyści, wdrożenie KSeF wiąże się również z pewnymi wyzwaniami i potencjalnymi zagrożeniami:

• Koszty wdrożenia: Konieczność dostosowania systemów księgowych i przeszkolenia pracowników.

• Niedostępność KSeF: Ryzyko awarii KSeF i problemów z wystawianiem faktur.

• Konieczność dostosowania się: Zmiana przyzwyczajeń i możliwości techniczno organizacyjne związane z nowym systemem.

• Bezpieczeństwo danych: Ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych w systemie KSeF.

• Błędy: Potencjalne błędy w procesie wystawiania faktur i ich konsekwencje.

Co w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur?

Niedostępność KSeF to sytuacja, w której krajowy system e-faktur jest tymczasowo niedostępny z powodu awarii KSeF lub prac konserwacyjnych. W takim przypadku faktur istnieją procedury awaryjne, które pozwalają na wystawiania faktur w trybie offline.

Po przywróceniu dostępności KSeF, faktury wystawione w trybie offline muszą zostać przesłane do systemu w określonym terminie.

KSeF a faktury konsumenckie i paragony fiskalne

KSeF nie obejmuje faktur konsumenckich wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie). 

Nie dotyczy również paragonów fiskalnych wystawianych przy użyciu kas rejestrujących.

KSeF a faktury korygujące

Faktura korygująca również musi być wystawiona w systemie KSeF, tak, jak każda inna faktura VAT. Korekta musi odnosić się do faktury wystawionej wcześniej w KSeF i zawierać jej numer KSeF.

KSeF a faktury pro forma

Faktury pro forma nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT i nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF.

KSeF a mechanizm podzielonej płatności (Split Payment)

KSeF obsługuje mechanizm podzielonej płatności. Faktura w KSeF może zawierać informację o obowiązku zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności.

KSeF a kontrahenci zagraniczni

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy podatników VAT czynnych posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Jeśli kontrahenta zagranicznego nie posiada takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

KSeF a procedury szczególne VAT

Podatnicy korzystający z procedury szczególnej rozliczania VAT (np. procedury szczególnej rozliczania OSS, IOSS, VAT marża) również będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czy KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich? 

Nie, obowiązek obowiązkowego KSeF dotyczy głównie podatników VAT czynnych.

• Czy muszę mieć podpis elektroniczny? 

Nie, można użyć certyfikaty ksef lub aplikacji podatnika.

• Co się stanie, jeśli nie wystawię faktury w KSeF? 

Niewystawienie faktury w KSeF może skutkować sankcjami finansowymi.

• Gdzie znajdę pomoc w związku z KSeF?

Na stronie Ministerstwa Finansów oraz u doradców podatkowych.

Już wiesz czym jest KSeF

Wdrożenie KSeF to duża zmiana dla polskich przedsiębiorców. Zrozumienie, czym jest KSeF i jak działa, jest kluczowe, aby przygotować się na życie obowiązkowego wymogu. Mimo pewnych wyzwań KSeF ma potencjał, aby uprościć i usprawnić wystawiania faktur oraz poprawić efektywność systemu podatkowego. Pamiętaj, że 1 lutego 2026 to data, kiedy KSeF stał się obowiązkowy, więc warto już teraz rozeznać się, jak to narzędzie powinno działać w Twojej firmie.