Niezapłacone faktury – jak sobie poradzić z brakiem płynności w firmie?

Brak zapłaty za wystawione faktury to jeden z najpoważniejszych problemów, z jakimi zmagają się polscy przedsiębiorcy. Skala zatorów płatniczych w Polsce jest naprawdę duża, szczególnie w sektorze MŚP. Dla małych firm oznacza to opóźnienia w rozwoju i grozi utratą płynności finansowej. Jak więc reagować, gdy kontrahent nie płaci w terminie, i jak zapobiegać takim sytuacjom w przyszłości?

Dlaczego firmy nie płacą w terminie?

Przyczyny zaległości są zróżnicowane. Nie zawsze wynikają ze złej woli — często są efektem problemów systemowych w gospodarce lub błędów proceduralnych po obu stronach.

• Problemy z płynnością dłużnika. Kontrahent nie reguluje zobowiązania, ponieważ sam czeka na zapłatę od swojego klienta. Tak powstaje klasyczny „łańcuch zatorów płatniczych”.
• Świadome unikanie płatności. Niektóre podmioty wykorzystują fakt, że proces windykacji trwa długo i liczą na to, że wierzyciel zrezygnuje z dochodzenia należności.
• Błędy formalne. Nieprawidłowo wystawiona faktura, niepodpisany protokół odbioru lub nieprecyzyjna umowa stają się pretekstem do wstrzymania zapłaty.
• Spory dotyczące jakości usług. Klient odmawia płatności, twierdząc, że usługa lub towar nie spełniają ustalonych warunków.

Warto pamiętać, że nawet jeśli przyczyna jest chwilowa, jej skutki finansowe mogą być długotrwałe.

Czym skutkuje brak zapłaty?

Każda niezapłacona faktura to zamrożony kapitał. Jeśli firma nie otrzymuje należnych środków, zaczyna finansować swoją działalność z rezerw lub kredytów obrotowych. W dłuższym okresie prowadzi to do poważnych zaburzeń w przepływach pieniężnych.

• Utrata płynności finansowej. Bez stałego dopływu gotówki firma nie jest w stanie regulować własnych zobowiązań.
• Rosnące koszty finansowe. Aby pokryć lukę w budżecie, przedsiębiorcy sięgają po kredyty lub pożyczki o wysokim oprocentowaniu.
• Ryzyko podatkowe. Nawet jeśli faktura nie została opłacona, przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzić należny VAT. Dopiero po 90 dniach opóźnienia można skorzystać z tzw. ulgi na złe długi.
• Utrata wiarygodności. Firma, która sama zaczyna mieć zaległości, może zostać wpisana do rejestrów dłużników, co utrudni jej pozyskanie finansowania i nowych kontraktów.
• Kwestie podatkowe. Podatek VAT trzeba zapłacić już przy wystawieniu faktury, nawet jeśli klient nie zapłacił. Dopiero po 90 dniach od terminu płatności można skorzystać z ulgi na złe długi. W przypadku PIT i CIT nieściągalne należności można zaliczyć w koszty dopiero po udokumentowaniu prób odzyskania pieniędzy. 

Co zrobić, gdy kontrahent nie opłaca faktury?

Każde działanie windykacyjne powinno być prowadzone etapami — od przypomnienia, przez wezwanie do zapłaty, aż po kroki formalne.

Etap 1: Kontakt z kontrahentem

Warto zacząć od przypomnienia — mailowego lub telefonicznego. Często brak płatności wynika ze zwykłego przeoczenia lub błędu księgowego. W takiej rozmowie należy:

• zachować rzeczowy ton,
• wskazać numer faktury, termin płatności i kwotę,
• wyznaczyć nowy, krótki termin (np. 7 dni) na uregulowanie należności.

Jeśli po tym czasie brak reakcji — należy działać formalnie.

Etap 2: Wezwanie do zapłaty

To oficjalny dokument wzywający do uregulowania należności. Powinien zawierać:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• numer i datę faktury,
• kwotę należności wraz z ewentualnymi odsetkami,
• wyznaczony termin zapłaty,
• informację o możliwych konsekwencjach (np. skierowanie sprawy do sądu, wpis do rejestru dłużników).

Najlepiej wysłać wezwanie listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub przez ePUAP, jeśli obie strony są przedsiębiorcami.

Etap 3: Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Jeżeli wcześniejsze działania nie przynoszą efektu, przedsądowe wezwanie do zapłaty jest ostatnim sygnałem dla dłużnika, że wierzyciel jest gotów skierować sprawę na drogę prawną.
Dla wielu przedsiębiorców już samo jego otrzymanie stanowi wystarczającą motywację do zapłaty — zwłaszcza gdy pismo wskazuje możliwość wpisania dłużnika do BIG lub złożenia pozwu.

Jak odzyskać pieniądze formalnie? Sprawa sądowa, egzekucja komornicza

Jeśli dłużnik w dalszym ciągu nie reaguje, wierzyciel może wnieść pozew o zapłatę. W zależności od wartości roszczenia i charakteru sprawy sąd rozpatruje ją w jednym z trybów:

• Postępowanie nakazowe lub upominawcze. Sąd może wydać nakaz zapłaty na podstawie dokumentów (np. faktury, umowy, potwierdzenia dostawy), bez przeprowadzania rozprawy.
• Postępowanie uproszczone. Dotyczy roszczeń do 20 000 zł.
• Postępowanie zwykłe. Stosowane w sprawach bardziej złożonych lub spornych.

Po uzyskaniu nakazu zapłaty i nadaniu mu klauzuli wykonalności, wierzyciel ma prawo zlecić egzekucję komorniczą.

Jeżeli dłużnik nie zapłaci nawet po wyroku, sprawę przejmuje komornik. Egzekucja może obejmować:

• zajęcie rachunków bankowych,
• zajęcie wynagrodzenia lub innych wierzytelności,
• zajęcie ruchomości i nieruchomości,
• sprzedaż zajętego mienia na licytacji.

Choć egzekucja jest środkiem ostatecznym, często stanowi jedyny sposób na odzyskanie należnych środków. Warto jednak pamiętać, że wiąże się z dodatkowymi kosztami, które — w miarę możliwości — są później przenoszone na dłużnika.

Czy warto zwlekać ze skierowaniem sprawy do sądu? Lepiej nie, bo może dojść do przedawnienia należności. Dla roszczeń wynikających z działalności gospodarczej okres ten wynosi trzy lata od dnia wymagalności faktury.

Jak inaczej odzyskać swoje należności?

Nie zawsze konieczne jest angażowanie sądu i komornika. Istnieją inne, często szybsze metody odzyskiwania należności:

Sprzedaż wierzytelności

Wierzyciel może odsprzedać dług firmie windykacyjnej. Otrzymuje wtedy część należnej kwoty od razu, a ciężar dochodzenia zapłaty przechodzi na nowego wierzyciela. To rozwiązanie pozwala odzyskać płynność, choć nie w pełnej wysokości.

Faktoring

To usługa finansowa polegająca na tym, że faktor (najczęściej bank lub wyspecjalizowana instytucja) wypłaca przedsiębiorcy środki z niezapłaconych faktur, a następnie sam dochodzi zapłaty od kontrahenta.
Faktoring bywa szczególnie użyteczny, gdy firma regularnie wystawia faktury z odroczonym terminem płatności.

Ugoda z dłużnikiem

Jeśli kontrahent nie kwestionuje długu, ale ma chwilowe problemy finansowe, warto rozważyć podpisanie ugody i rozłożenie należności na raty. Pozwala to uniknąć długiego procesu, a często prowadzi do odzyskania całej kwoty w rozsądnym czasie.

Jak zapobiegać powstawaniu niezapłaconych faktur?

Reagowanie na brak płatności to jedno, ale równie ważne jest zapobieganie takim sytuacjom. Dobrze zorganizowany system zarządzania należnościami może znacząco ograniczyć ryzyko.

Praktyczne działania prewencyjne:

1. Weryfikacja kontrahenta przed podpisaniem umowy. Sprawdzenie w Krajowym Rejestrze Sądowym, rejestrach BIG lub w bazach dłużników pozwala ocenić wiarygodność potencjalnego klienta.
2. Jasne zapisy w umowie. Terminy płatności, forma zapłaty, konsekwencje opóźnień — wszystko powinno być jednoznaczne.
3. Dokumentacja wykonania zlecenia. Protokół odbioru, podpis klienta lub potwierdzenie dostawy towaru to kluczowe dowody w ewentualnym sporze.
4. Stosowanie zaliczek i przedpłat. Przy współpracy z nowymi lub ryzykownymi klientami warto pobierać część płatności z góry.
5. Monitoring należności. Regularne śledzenie terminów płatności i wysyłanie przypomnień na kilka dni przed upływem terminu.
6. Korzystanie z bankowych produktów finansowych. Faktoring, linia kredytowa, leasing zwrotny stanowią zabezpieczenie na wypadek nieotrzymania pieniędzy za wykonaną usługę, transakcję. 

Odpowiednio wczesna reakcja jest znacznie tańsza i skuteczniejsza niż późniejsza windykacja.

Stabilność finansowa nie polega na unikaniu ryzyka, lecz na jego kontrolowaniu. Firma, która wie, jakie mechanizmy uruchomić w razie problemów, może działać pewniej i rozwijać się mimo trudnych warunków gospodarczych.