Sygnalista w firmie. Kto może nim zostać i jakie ma prawa?

W grudniu 2021 r. mija termin na dostosowanie się podmiotów publicznych, firm sektora finansowego oraz podmiotów prywatnych zatrudniających powyżej 250 osób do przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W związku z tym pojawił się długo wyczekiwany projekt przepisów stanowiących implementację dyrektywy, który teraz trafił do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Przepisy o ochronie sygnalistów dotyczą różnych dziedzin prawa i pracują nad nim różne ministerstwa. Z uwagi na krótki okres na ich wdrożenie oraz kompleksowość tych regulacji warto, aby więksi przedsiębiorcy zapoznali się z nim już dziś.

Kto może zostać sygnalistą?

Zgodnie z art. 4 Projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, opatrzonego numerem UC101, sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która ujawnia publicznie lub jedynie zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w związku z wykonywaną pracą, w szczególności gdy występuje w charakterze pracownika, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorcy, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, stażysty, wolontariusza czy osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem (podwykonawcy). Przepisy mają na celu ochronę takich osób przed tzw. działaniami odwetowymi, podejmowanymi w związku z dokonanym zgłoszeniem/ujawnioną informacją, które mogłyby wyrządzić szkodę sygnaliście.

Wyłączenia

Z definicji sygnalistów wyłączone zostały sytuacje ochrony informacji niejawnych, tj. za sygnalistę nie będzie uznana osoba, która ujawni publicznie informacje niejawne. Ponadto z ochrony wyłączone zostały osoby związane z posiadaną informacją tajemnicą zawodową oraz tajemnicą narady sędziowskiej. Przepisów o sygnalistach nie stosuje się także do postępowania karnego, a także w sytuacji gdy informacja została zgłoszona na podstawie odrębnych przepisów, w tym jako skarga lub zawiadomienie.
Ustawodawca w projekcie przewidział ponadto, że przepisów nie stosuje się w odniesieniu do osób fizycznych, działających jedynie we własnym, indywidualnym interesie, albo w sytuacji gdy naruszenie prawa godzi jedynie w interes zgłaszającego.
Ostatnie wyłączenie dotyczy braku zastosowania przepisów o sygnalistach do zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Ochrona sygnalisty

Ustawa ma chronić sygnalistów przed podejmowaniem działań odwetowych w związku z ujawnieniem informacji lub jej zgłoszeniem. W szczególności pracodawca nie może odmówić nawiązania stosunku pracy z taką osobą, wypowiedzieć lub rozwiązać bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżyć wynagrodzenia, wstrzymać awansu, pominąć przy przyznawaniu innych świadczeń jak na przykład premie, przenieść pracownika na niższe stanowisko, zawiesić w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych. Ponadto pracodawca nie może zmienić takiemu pracownikowi miejsca wykonywania pracy bez uzasadnionej przyczyny. To samo dotyczy czasu pracy. Pracodawca nie będzie mógł też celowo skierować na badania lekarskie np. psychiatryczne, wstrzymać udziału w szkoleniach czy utrudniać znalezienia pracy. Innymi słowy, po dokonanym zgłoszeniu/ujawnieniu informacji osoba będzie podlegała szczególnego rodzaju ochronie, a pracodawca powinien dołożyć starań, aby faktu zgłoszenia/ujawnienia nie „karcić”.

Ochronie będzie podlegało tylko zgłoszenie naruszenia prawa unijnego lub krajowego w ściśle określonych przez ustawodawcę obszarach. Jako „naruszenie prawa” będzie rozumiane zgodnie z ustawą działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Warto też zaznaczyć, że powyższe przepisy będą miały zastosowanie także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy z tym samym pracodawcą.

Co mogą zrobić pracodawcy?

W związku z planowanym wejściem w życie tych przepisów warto już teraz podjąć proaktywne działania w firmach. Powinny one polegać w głównej mierze na przygotowaniu procedur na okoliczność zgłoszenia nieprawidłowości i utworzeniu gwarantujących anonimowość zgłaszającemu kanałów komunikacji i polityki przetwarzania takich informacji. Warto również powołać osobę, która obsługiwałaby takie zgłoszenia i stała na straży zarówno wdrożonych procedur, jak i prawa krajowego i UE.

Usystematyzowanie tych zagadnień może pomóc w uniknięciu upublicznienia informacji o zgłaszającym czy pojawiających się, jeszcze niezweryfikowanych zgłoszeniach mogących zaszkodzić firmie. Warto też proaktywnie zdefiniować obszary działalności narażone na ryzyko wynikające z projektowanych przepisów, tj. w zakresie wskazanych przepisów unijnych i krajowych ustaw. Takie działania z pewnością pomogą w implementacji przepisów oraz poprawią wizerunek firmy jako instytucji transparentnej i otwartej.

Po wejściu w życie ustawy (14-dniowe vacatio legis) duzi przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 250 pracowników będą już zobowiązani do posiadania wewnętrznych rozwiązań, umożliwiających bezpieczne, anonimowe i poufne zgłaszanie nieprawidłowości. Dodatkowo będzie wskazane również prowadzenie rejestru takich zgłoszeń oraz podejmowanie działań naprawczych i informowanie o nich zgłaszającego oraz inne zainteresowane osoby.

Kancelaria Prawna Skarbiec