ABC rozliczania unijnego wniosku

Foto: YAY Foto

1. Postaw na fachowca

Beneficjent, który z sukcesem zakończył projekt z unijną dotacją, nie może spocząć na laurach. Musi go jeszcze prawidłowo rozliczyć. Może go w tym wesprzeć zespół dobrze wyszkolonych pracowników, który z pewnością poradzi sobie z nowym zadaniem. Nie ma potrzeby, aby przedsiębiorca decydował się na usługi firmy zewnętrznej albo tworzył nowy zespół projektowy i zatrudniał nowe osoby do rozliczenia inwestycji, szczególnie w przypadku prostych przedsięwzięć. W takiej sytuacji wystarczy odciążyć jednego pracownika z dotychczasowych obowiązków, aby mógł zająć się projektem unijnym. Jeżeli przedsięwzięcie jest jednak dość skomplikowane i wymaga stworzenia specjalnego zespołu wewnątrz firmy lub zatrudnienia nowych osób, przedsiębiorca bez zbędnej zwłoki powinien to uczynić. Warto też pamiętać, że w razie problemów z rozliczeniem możemy zwrócić się o pomoc do ekspertów od dotacji z Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich.

2. Przemyślane zakupy

Podstawowa sprawa — dotację trzeba rozliczać terminowo. Wypłata następnej transzy następuje wtedy, kiedy pierwsza transza jest rozliczona. Natomiast pomyłki w rozliczaniu dotacji dotyczą najczęściej zakupu towarów i usług. Większość przedsiębiorców nie jest przyzwyczajona do zakupów zgodnie z odpowiednimi procedurami, w ramach których trzeba stworzyć zapytanie ofertowe, niedyskryminujące innych oferentów. Przedstawiciele biznesu powinni też pamiętać o opublikowaniu wspomnianego zapytania, właściwym udokumentowaniu procesu ofertowego i wyboru najlepszej oferty. Następnie muszą poinformować o tych wynikach i podpisać umowę z wybranym oferentem. Co ważne, po sfinalizowaniu zakupów i wystawieniu odpowiednich dokumentów księgowych, w tym m.in. faktur i rachunków, nie ma już możliwości ich poprawienia. Częstym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest również nieuwzględnianie w harmonogramie realizacji projektu czasu koniecznego na przeprowadzanie i sfinalizowanie niezbędnych procedur. Beneficjenci mają też kłopot z opisaniem przedmiotu zamówienia w taki sposób, aby odnosił się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych czy patentów. Popełniają także błędy dotyczące podziału zamówienia lub zaniżenia jego wartości.

3. Współpraca z księgowością

Jak ważna jest kooperacja z firmowym działem księgowym, wie każdy przedsiębiorca prowadzący projekt z unijnym dofinansowaniem. Czego wymaga od niego Komisja Europejska w kwestiach finansowych? Przede wszystkim księgowania dokumentów projektowych w sposób „wyodrębniony” albo „z wykorzystaniem odpowiednich kodów księgowych”. Najczęściej potrzebne są dwa konta: do obsługi płatności zaliczkowych oraz do płatności refundacyjnych. Wytyczne Komisji Europejskiej da się zrealizować z powodzeniem, jeżeli do wspomnianego zadania firmy podejdą odpowiednio wcześniej i szczegółowo się przygotują. Należy przy tym przeanalizować, co z zapisów umowy o dofinansowanie, a także z poszczególnych wytycznych, wynika dla działu księgowości. Warto, aby przedsiębiorca przedstawił mu swoje oczekiwania. Okazuje się bowiem, że na sposób i terminowe rozliczanie projektu może mieć również wpływ to, czy przedsiębiorca kooperuje z księgową na etacie, która jest dla niego dostępna w każdej chwili, czy też z firmą zewnętrzną świadczącą usługi także innym klientom. Warto też zwrócić uwagę na konieczność przekazywania odpowiednio wcześniej pracownikom księgowości stosownych dokumentów i planowania z wyprzedzeniem terminów sprawozdawczości unijnej. Dział ten ma najwięcej pracy przed tzw. terminami podatkowymi. Kiedy one przypadają? Na pierwszą połowę miesiąca — rozliczenie ZUS, a na drugą połowę miesiąca — podatki dochodowe i VAT.

4. Dokumenty w obiegu

Przedsiębiorca powinien pamiętać o dokumentowaniu poszczególnych etapów realizacji projektu. Powód? Dokumenty projektowe mogą krążyć między wieloma osobami — koordynatorem i pracownikami odpowiedzialnymi za realizację zakresu rzeczowego oraz za część finansową całego przedsięwzięcia. Dlatego dobrze byłoby, aby jedna osoba odpowiadała za dokumenty unijne i gromadziła je w odpowiednio opisanych segregatorach.

5. Zgodność z harmonogramem

Przedsięwzięcie, które przedsiębiorca zamierza rozliczyć, powinno być realizowane zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Reguluje on, co i kiedy powinno być kupione. Jego realizację mogą opóźnić wymagane procedury wyboru dostawców. Choć nie są one zbyt rygorystyczne, to jednak zazwyczaj tylko nieliczni beneficjenci funduszy unijnych już na etapie pisania wniosku przewidują, ile czasu zajmie im wybór dostawców (podwykonawców). Często realizację harmonogramu komplikują też źle wystawione dokumenty księgowe. Dlatego warto być w stałym kontakcie z dostawcami i zadbać, aby wszystkie zakupy były potwierdzone rachunkami i fakturami.

6. Niezbędne wskaźniki

Osiągnięcie tzw. wskaźników produktu i rezultatu w wymaganych terminach gwarantuje sprawne rozliczenie projektu. Ich brak może stanowić podstawę do obniżenia przyznanego dofinansowania albo — w skrajnym przypadku — do zwrotu całej dotacji. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu warto zweryfikować zadeklarowane wskaźniki, a także ich poziomy bazowe, terminy ich osiągnięcia oraz sposób weryfikacji. Ponadto należy na bieżąco kontrolować poziomy uzyskiwania poszczególnych wskaźników, aby w razie potrzeby przedsiębiorca miał czas na wdrożenie działań naprawczych.

7. Z własnej kieszeni

Po pozytywnej decyzji o przyznaniu dotacji przedsiębiorcy zapominają często o zapewnieniu wkładu własnego oraz znalezieniu funduszy na pokrycie podatku VAT i luk finansowych między poszczególnymi transzami wsparcia. Niewiele jest projektów, które byłyby finansowane w 100 proc. przez fundusze unijne, a w przypadku firm wkład własny nierzadko powinien być większy niż dotacja. Dla większości z nich podatek VAT ujęty w fakturach zakupowych nie stanowi tzw. kosztu niekwalifikowanego. To oznacza konieczność jego pokrycia przy dokonywaniu zakupów z funduszy własnych. Będzie on oczywiście podlegał rozliczeniu z fiskusem i zostanie odzyskany, ale nie zmienia to faktu, że najpierw koszt ten trzeba ponieść z własnej kieszeni, a dopiero potem starać się o jego zwrot. Najczęściej stawka podatku VAT wynosi 23 proc. Łatwo więc oszacować, ile funduszy na ten cel będziemy potrzebować. Ważną sprawą jest także zapewnienie dodatkowego finansowania na pokrycie luk finansowych między poszczególnymi transzami dotacji. Wsparcie nigdy nie jest bowiem wypłacane jednorazowo w całości, ale w kilku częściach i jest to uzależnione od poszczególnych etapów realizacji przedsięwzięcia. Zazwyczaj najpierw wypłacane są zaliczki, a na koniec projektu następuje refundacja ostatnich wydatków. Na ewentualnych opóźnieniach w rozliczeniu przedsięwzięcia — niezależnie po czyjej będą one stronie — zawsze straci przedsiębiorca.

8. Kontrole bez niespodzianek

Firma powinna być przygotowana do kontroli na każdym etapie realizacji projektu. Są one czymś naturalnym, a w przypadku niektórych konkursów należy się spodziewać, że na pewno się odbędą. Jeżeli przedsiębiorca nie odkłada zadań związanych z realizacją przedsięwzięcia na potem i wykonuje je zgodnie z nakreślonym uprzednio planem — nie powinien mieć powodów do obaw. Jeśli jednak nie przestrzega zasad związanych z realizacją projektu, to wówczas musi liczyć się ze zmniejszeniem lub utratą dofinansowania.

9. Bez dużych zmian

Poprawne zrealizowanie i rozliczenie projektu nie oznacza końca przygody z dotacją. Inwestycja sfinansowana z funduszy unijnych nie może być poddana tzw. znaczącej modyfikacji. Co to oznacza w praktyce? Konieczność utrzymania przedsięwzięcia w operacyjnym stanie przez minimum trzy lata od daty jego zakończenia. Przedsiębiorca nie może np. sprzedać maszyny sfinansowanej dotacją i zaprzestać produkcji opartej na tym urządzeniu. Powinien również zwracać uwagę na zadeklarowane wskaźniki, które zamierza osiągać kilka lat po zakończeniu projektu. Ważną sprawą jest też archiwizacja dokumentów. Obowiązujące daty ich przechowywania najczęściej znacząco wykraczają poza okres realizacji przedsięwzięcia. Przedsiębiorcy mają obowiązek ich gromadzenia na wypadek kontroli.

10. Promocja projektu

Beneficjent ma też obowiązki promocyjno- -informacyjne, które wynikają z zapisów umowy o unijnym wsparciu. Oznacza to, że na dofinansowanym z funduszy sprzęcie powinien m.in. umieścić czytelne logotypy świadczące o udziale Komisji Europejskiej w finansowaniu projektu. W przypadku dużych projektów, np. robót budowlanych, powinny pojawić się stosowne tablice informacyjne.

Warto wiedzieć

Każdy beneficjent, który podpisał umowę o dofinansowanie unijne z daną instytucją, może liczyć na pomoc tzw. opiekuna merytorycznego lub finansowego. Pierwszy odpowiada m.in. za przygotowanie wspomnianej umowy, a także za aneksy do niej i raporty z każdego etapu projektu. Natomiast opiekun finansowy rozwiewa wszelkie wątpliwości związane z realizacją wniosków o płatność oraz kwestie dotyczące zmian m.in. w budżecie i harmonogramie płatności.

Dorota Zawiślińska

Źródło: Puls Biznesu