Jak założyć punkt ksero i czy się opłaca?

O tym czy własny punkt ksero do dobry biznes w dobie zaawansowanych drukarek i innych sprzętów, kosztach jakie należy ponieść rozpoczynając ten biznes, wymogach formalnych oraz specifice tej działalności opowiada Justyna Kiczma, prowadząca punkt Xserownia. 

Jaką trzeba mieć infrastrukturę aby rozpocząć ten biznes? Proszę wymienić najważniejsze maszyny, sprzęty, wyposażenie itd.?

Najważniejsze są kopiarki i drukarki laserowe, jak i atramentowe. Ja z czasem rozbudowywałam i poszerzałam zakres usług. Na początku w ofercie miałam tylko ksero i bindowanie, potem doszły drukarki. Teraz niezbędne są maszyny do różnych opraw, takie jak: maszyna do oprawy kanałowej, twardej i miękkiej, termobindownica do oprawy miękkiej klejonej, laminator, skanery. Niezbędny jest szybki komputer z całym oprogramowaniem. Ważne jest, aby mieć zapas wszelkich materiałów, różne rodzaje papieru, okładki, grzbiety do bindowania, tonery, tusze. W przyszłości chciałabym jeszcze poszerzyć ofertę o plotery do wydruków wielkoformatowych.

Z jakimi kosztami wiąże się uruchomienie takiego biznesu? 

Minimalne koszty nie są zbyt niskie, ale również niezbyt wysokie. Na początek potrzebne będzie min. kilkadziesiąt tysięcy złotych, aby kupić podstawowy sprzęt. Najlepiej zacząć od zakupu  kopiarki używanej, w dość dobrym stanie i z niskim przebiegiem. Niestety z zakupem używanych urządzeń jest jak z zakupem używanych samochodów. Powinniśmy się na tym znać albo mieć wsparcie dobrego serwisanta. W przeciwnym wypadku można wdepnąć na minę. Koszt używanej kopiarki dobrej klasy to kilkanaście tysięcy złotych.

– 101 niezwykłych pomysłów na biznes

Nowe kosztują kilkadziesiąt do kilkuset tysięcy złotych. Reszta to komputer z oprogramowaniem i drukarka oraz bindownica i materiały eksploatacyjne. Trzeba mieć na uwadze, że na początku nie od razu zwrócą nam się poniesione koszty, zanim zaczniemy zarabiać musi minąć kilka miesięcy. Najlepiej na początku zainwestować w najważniejszy sprzęt, a potem pomału rozszerzać wachlarz usług, tak jak ja to zrobiłam.

Jakie wymogi formalno-prawne należy spełnić aby otworzyć taki punkt?

Przede wszystkim trzeba zgłosić się do Urzędu Miejskiego, aby zarejestrować firmę. Trzeba wypełnić odpowiednie dokumenty, czeka się do miesiąca. W Urzędzie Skarbowym załatwiamy NIP, a w Urzędzie Statystycznym Regon. To wszystko. Możemy wyrabiać pieczątkę firmową i działać, tzn. wynająć lokal, zakupić sprzęt i rozpocząć działalność.Oczywiście nie można zapominać o zgłoszeniu się do instytucji pobierającej opłaty za prawa autorskie, co jest niezbędne w prowadzeniu tego typu działalności.

Gdzie się zaopatrujecie w potrzebny asortyment?

Głównie w hurtowniach art. biurowych i firmach specjalizujących się w dostawie okładek do prac dyplomowych różnego rodzaju. Wszystkie tonery do drukarek i kopiarek kupuję u serwisantów, którzy serwisują nam sprzęt. Mam dzięki temu pewność terminowej dostawy oryginalnych materiałów eksploatacyjnych. Czasami trudno dostępne rzeczy zamawiam w Internecie.

Kto jest Waszym głównym klientem? Firmy, studenci?

Naszymi głównymi klientami są oczywiście studenci, gdyż znajdujemy się w tzw. „Zagłębiu Studenckim”, czyli na pl. Grunwaldzkim we Wrocławiu, oraz uczniowie, głównie maturzyści. Dużą grupą są też osoby indywidualne, jak i firmy i instytucje. Mamy swoich stałych klientów, którzy współpracują z nami od lat. 

Ile średnio dziennie obsługujecie klientów?

Ciężko podać konkretną liczbę , ponieważ wszystko zależy od sezonu, miesiąca, dnia tygodnia itp. Najwięcej klientów przychodzi w okresie sesji, zaliczeń i zdawania prac dyplomowych. Najgorętsze okresy to przede wszystkim październik, maj-czerwiec, oraz styczeń-luty czyli sesja zimowa. Wielu klientów obsługujemy przed każdymi świętami. Są to głównie studenci, którzy jadą do domu i chcą wykorzystać ten czas na naukę. W miesiącach wakacyjnych klientów jest znacznie mniej, np. w sierpniu nie ma ich prawie wcale, dlatego w tym miesiącu zamykamy firmę i idziemy na urlop. Szacuję, że dziennie mamy średnio ok. 100 klientów, w gorących miesiącach nawet kilkuset, a w okresach gorszych kilkudziesięciu lub jedynie kilkunastu.

Jakie usługi cieszą się największym zainteresowaniem? 

Największym zainteresowaniem cieszy się oczywiście ksero, które oferujemy za 8 groszy już od 1. kopii. Bardzo dużo jest również wydruków i bindowania. To wszystko również zależy od okresu, miesiąca, sezonu. W czerwcu i na początku lipca głównie drukujemy i oprawiamy prace dyplomowe. W styczniu, lutym, maju  i październiku wykonujemy głównie ksero. W sumie wszystkie usługi po trochę mają powodzenie, ale przodujące usługi to: ksero, druk i oprawy.

Czy klienci nadal chętnie korzystają z tego typu usług? A może jest coraz trudniej?

Popyt na nasze usługi ciągle się utrzymuje. Jak wiadomo studenci kserują prawie wszystko, drukują prace, sprawozdania, zaliczenia, indeksy i oprawiają prace. Klienci indywidualni również potrzebują kserować, dokumenty, pity, projekty itd. Ceny książek są bardzo wysokie i nadal rosną, więc klienci w dobie kryzysu tym bardziej korzystają z ksero i szukają, jak najniższej ceny, a tym samym trafiają do nas, gdyż cena jest naprawdę niska. 

Niestety technika idzie do przodu i zdaję sobie sprawę, że może być gorzej, już teraz coraz więcej pojawia się e-booków, wprowadzane są e-indeksy, a w przyszłości pewnie też  wystarczą prace dyplomowe w wersji elektronicznej. Dlatego jedynie szeroki wachlarz usług może zapewnić dochód. Staram się rozwijać i wprowadzać nowe usługi, aby nie martwić się o przyszłość.

Proszę wskazać najważniejsze czynniki decydujące o powodzeniu w tym biznesie byłyby to? 

Jak w każdym biznesie najważniejsza jest cierpliwość i wytrwałość. Nie wolno się poddawać już na początku, kiedy nie idzie od razu tak jak sobie wymarzyliśmy, nie od razu musimy zarabiać krocie, do wszystkiego potrzeba czasu i samozaparcia. Zanim zwrócą się nam poniesione koszty minie wiele miesięcy, z czego wiele osob nie zdaje sobie sprawy i od razu rezygnuje, gdyż uważa, że firma nie ma przyszłości, nie zarabia na siebie itd.

Początki są trudne zanim firma zacznie na siebie zarabiać, zanim zdobędziemy zaufanie i zadowolenie klientów. Musimy myśleć pozytywnie i wierzyć, że nam się uda, nie wolno się zrażać niepowodzeniami i załamywać. Ja właśnie tak postępowałam, mimo, że inni mi odradzali i nie wróżyli zbytniego powodzenia. Jak widać firma istnieje już 6 lat, ciągle się rozwija i myślę, że jest coraz lepiej. 

Ważne jest też otwarte i elastyczne podejście oraz dostosowanie się do klientów i ich potrzeb. Obsługa klienta w usługach jest bardzo trudna, z czego na początku nie zdawałam sobie sprawy, ale z czasem nauczyłam się tej trudnej sztuki i myślę, że nadal się uczę.Utrzymanie jakości usług i stale ceny też są bardzo ważne, na co kładę duży nacisk od samego początku.

Jakie trudności wiążą się z prowadzeniem takiego punktu?

Myślę, że duża konkurencja, ponieważ powstaje wiele punktów ksero. Ale wiele z nich już nie istnieje, mimo, że zaczęli wiele wcześniej niż ja i  na pewno było im łatwiej niż mnie. Może w przyszłości będzie trudniej , gdy wprowadzone będą prace w wersji elektronicznej, wtedy będzie mniej zleceń na oprawy i wydruki, które są jednym z głównych źródeł dochodu.Ciężko jest też w okresach gorących, szczególnie w październiku, kiedy jest bardzo dużo zleceń i trzeba siedzieć po godzinach, aby zrealizować wszystkie zlecenia na następny dzień. Jest to duże wyrzeczenie, trzeba zrezygnować z życia prywatnego i poświęcić sporo czasu, ale właśnie na tym polega prowadzenie własnej firmy.

Czy gdyby mogła Pani cofnąć czas ponownie zdecydowałaby się na taki biznes?

Na pewno tak, myślę, że własna firma to wspaniały pomysł dla kogoś, kto chce być niezależnym i lubi być sam sobie szefem. To wspaniałe wyzwanie dla osób ambitnych. Wiąże się z dużym ryzykiem, ale daje jednocześnie sporą satysfakcję. Wiem, że wszystko zależy ode mnie. Jeśli podejmę złą decyzję będę miała problem, jeśli dobrą osiągnę sukces. Nie grozi mi jednak utrata pracy z powodu błędów innych osób i nie muszę się bać jutra. 

– Na start biznesu potrzebowały 100 tys. zł

– Prowadzi bloga i na nim zarabia

– Własny biznes założyła za 40 tys. zł dotacji

Dziękuję za rozmowę

Rozmawiał Grzegorz Marynowicz