Czy nie przepłacam swojemu operatorowi płatności – jak to sprawdzić?

Przyjmowanie płatności bezgotówkowych wiąże się z kosztami, które trzeba ponosić na rzecz operatora. Czasami jednak zdarza się, że koszty te są niewspółmiernie wysokie w stosunku do korzyści, jakie Twoja firma uzyskuje z akceptacji płatności. Jak sprawdzić, czy nie płacisz operatorowi zbyt dużo?

Zasadniczy problem związany z oceną wysokości rachunków płaconych operatorowi polega na tym, że dla każdej firmy akceptującej płatności bezgotówkowe operator przygotowuje odrębną umowę, opartą na zróżnicowanych kryteriach. Trzeba jednak dodać, że czasami niektóre stawki prowizji ujawniane są przez operatorów w swoich materiałach promocyjnych albo w regulaminach świadczenia usług dostępnych na ich stronach internetowych. Szacunkowe zestawienia wysokości opłat u poszczególnych operatorów zawarte są również w porównywarce ofert serwisu Compay.pl.

Od czego zależy koszt przyjmowania płatności bezgotówkowych?

Opracowując ofertę zawierającą kwoty, jakie będzie musiał płacić akceptant płatności bezgotówkowych, operator bierze pod uwagę wiele czynników. Stawki opłat należnych operatorowi zależą m.in. od skali biznesu akceptanta, branży, w jakiej działa, obrotu, rodzaju używanego terminalu, sposobu połączenia z systemem rozliczeniowym czy też ilością innych usług świadczonych dodatkowo przez operatora (generowanie zestawień transakcji, możliwość drukowania logo akceptanta na wydrukach z terminalu płatniczego itp.). Trudno więc porównać stawki płacone przez poszczególnych akceptantów swoim operatorom – jeden z nich płaci bowiem na przykład tylko za jeden terminal stacjonarny, a drugi może mieć do opłacenia rachunek za kilkanaście terminali mobilnych w prowadzonej przez siebie sieci kawiarni i wykupione dodatkowo u operatora usługi zbiorczego podsumowywania transakcji przesyłane na swój adres e-mailowy.

Jakie opłaty związane są z użytkowaniem terminali płatniczych?

Na samym początku warto wyjaśnić, jakie w ogóle koszty związane są z przyjmowaniem płatności bezgotówkowych. Koszty te określone są w umowie z operatorem. Można podzielić je na kilka kategorii.

1. Koszty terminalu. Pierwszą kategorią kosztów są koszty związane z udostępnieniem terminalu. Trzeba pamiętać, że w praktyce terminale stacjonarne przez cały czas trwania umowy pozostają własnością operatorów, akceptanci zaś płacą jedynie za ich dzierżawę (przeciętnie kilkadziesiąt złotych miesięcznie). Natomiast mPOS-y są sprzedawane akceptantom (koszt mPOS-a to przeciętnie kilkaset złotych), w kolejnych miesiącach nie trzeba więc już ponosić dodatkowych kosztów dzierżawy. W ofercie operatorów znajdują się również tzw. kasoterminale, czyli nowoczesne urządzenia integrujące ze sobą kasę fiskalną, stacjonarny terminal płatniczy i drukarkę do potwierdzeń. Do opłat za terminal doliczyć trzeba opłaty za serwis oraz jednorazową opłatę za instalację, która zawiera często koszt przeszkolenia pracowników z obsługi terminalu. W przypadku terminali mobilnych ponosisz również dodatkowo koszt zakupu karty SIM. Kosztu tego nie poniesiesz przy okazji zakupu terminalu mPOS, ponieważ korzystają one z karty SIM telefonu, z którym są połączone. Warto pamiętać, że terminale stacjonarne w technologii GPRS są zazwyczaj droższe niż te z technologią komunikacji internetowej.
2. Marża operatora. Podstawową kategorię kosztów stanowi marża operatora liczona jako prowizja od każdej transakcji bezgotówkowej. Operatorzy stosują różne modele wyliczania marż, zależne zazwyczaj od wielkości obrotu i branży, w jakiej działa akceptant. Zwykle jest to albo prowizja o ustalonej procentowo wartości transakcji (np. 0,5%), albo prowizja procentowa wraz z określoną stałą kwotą (np. 15 groszy). Ponadto często przewidywane są dodatkowe zastrzeżenia, takie jak np. konieczność zapłaty określonej kwoty, gdy obrót nie przekroczy ustalonego w umowie poziomu.
3. Opłata interchange. Szczególnym kosztem ponoszonym przez akceptanta jest tzw. opłata interchange. Stanowi ona procentową prowizję od wartości każdej transakcji zrealizowanej przy użyciu karty. Płaci się ją na rzecz operatora, ten jednak w całości przekazuje ją bankowi, który wydał kartę. Opłata interchange przeznaczona jest na utrzymanie systemu rozliczeniowego. Z punktu widzenia przedsiębiorcy przyjmującego płatność kartą to, do kogo ona ostatecznie trafia, nie ma dużego znaczenia, ponieważ każdy akceptant i tak uiszcza ją w ramach rachunku wystawionego przez operatora. Na marginesie trzeba dodać, że to właśnie wysokość opłaty interchange była przez wiele lat głównym hamulcem rozwoju płatności bezgotówkowych w Polsce. Sięgała ona nawet 1,5-1,7% każdej transakcji, była najwyższa w całej Unii Europejskiej i skutecznie odstraszała przedsiębiorców od przyjmowania płatności kartą. Należy wyraźnie podkreślić, że to już przeszłość. Obecnie opłata interchange jest uregulowana tak samo dla wszystkich krajów UE – nie może ona przekroczyć 0,2% wartości transakcji dokonanej kartą debetową i 0,3% kartą kredytową. Opłaty interchange nie nalicza się przy płatności dokonanych BLIK-iem, w jego przypadku nieco wyższa jest z kolei prowizja banku.
4. Koszty połączeń z centrum rozliczeniowym. Koszt zależy od liczby transakcji przeprowadzanych bezgotówkowo i od rodzaju połączenia naszego terminalu z systemem rozliczeniowym. Warto mieć na uwadze, że najtaniej wyjdą nam połączenia internetowe.

 Na co zwracać uwagę przy ocenie poziomu kosztów płatności bezgotówkowych?

Choć – z jednym istotnym wyjątkiem, o którym poniżej – nie uciekniesz od ponoszenia niewielkich kosztów przyjmowania płatności bezgotówkowych, to jednak możesz sprawdzić, czy opłaty, jakie ponosisz na rzecz swojego operatora, nie są przypadkiem zbyt wysokie. Zdarza się bowiem, że niektórzy gracze na rynku stosują różne kruczki, które powodują, że realne koszty akceptacji są znacznie wyższe, niż myślałeś, podpisując umowę. Analizując ofertę operatora – albo podpisaną już z nim umowę – warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:

• Koszty terminalu. Źródłem wielu niepotrzebnych kosztów może okazać się niedopasowanie posiadanych przez nas terminali do prowadzonej działalności. Warto przeanalizować, jakie masz terminale i jak są one wykorzystywane. Być może jesteś posiadaczem np. kilku terminali stacjonarnych, podczas gdy niektóre z nich przez większość czasu w ogóle nie są wykorzystywane. Z kolei prowadząc działalność, w której wykorzystuje się terminale mobilne (np. działalność kurierska albo świadczenie usług w mieszkaniach klientów), powinieneś zastanowić się nad ich zmianą na terminale mPOS, które są znacznie tańsze – płaci się bowiem za nie tak naprawdę tylko raz, przy zakupie. Ich dalsze użytkowanie nie wiąże się już z żadnym opłatami, poza kosztem ewentualnego serwisu. Warto również przyjrzeć się, jakie nowe rodzaje terminali są obecnie dostępne na rynku – może bowiem zdarzyć się tak, że podpisałeś umowę na terminale już dawno temu i nie masz nawet świadomości, że na rynku są obecnie dostępne zupełnie nowe i atrakcyjne rozwiązania.
• Usługi dodatkowe. Zbyt wysokie koszty płatności bezgotówkowych mogą być spowodowane nieodpowiednią umową, jaką zawarłeś z operatorem. Być może, nie mając odpowiedniego doświadczenia i rozeznania w swoich potrzebach, zdecydowałeś się na zamówienie u operatora dodatkowych usług, z których korzystasz bardzo rzadko albo tak naprawdę w ogóle ich nie potrzebujesz. Przeanalizuj umowę, jaką podpisałeś z operatorem i wszystkie usługi dodatkowe, jakie świadczy on na Twoją rzecz – być może niepotrzebnie zdecydowałeś się wprowadzić możliwość oferowania swoim klientom rabatów na ich kartach płatniczych, skoro jesteś właścicielem restauracji przy drodze szybkiego ruchu i większość Twoich klientów rzadko pojawia się u Ciebie ponownie? Jeśli jesteś dopiero na etapie wyboru operatora, przeczytaj nasze poradniki (https://pasaz.compay.pl/przewodnik/), które pozwolą wybrać Ci ofertę najbardziej dopasowaną do Twoich potrzeb.
• Sprawdź opłaty dodatkowe. Bardzo często operatorzy kuszą nas niskimi stawkami prowizji za płatności bezgotówkowe, a kiedy zdecydujesz się już korzystać z ich usług, okazuje się, że comiesięczne koszty są bardzo wysokie. Z czego to wynika? Niektórzy operatorzy konstruują czasami umowę w ten sposób, że wydzielają ze swojej marży opłaty za pewne usługi, które i tak są zobowiązani nam świadczyć – i ukrywają je w różnych opłatach dodatkowych. W ten sposób może okazać się, że chociaż marża od transakcji jest bardzo niska, płacisz dodatkowo spore sumy za dzierżawę PIN-padów, wydruki potwierdzeń albo podstawowe informacje o zrealizowanych transakcjach. W trakcie negocjowania warunków umowy z przedstawicielem operatora poproś o dokładne wskazanie w umowie wszystkich kosztów, jakie będziesz musiał ponosić w związku z przyjmowaniem płatności.
• Zwróć uwagę na opłatę interchange. Opłata interchange, jak była mowa powyżej, jest płacona na rzecz operatora, a następnie przekazywana przez niego w całości wydawcy karty płatniczej. Zazwyczaj w ofercie opłata interchange jest przedstawiona jako składowa opłaty należnej operatorowi. Zdarza się jednak, że operatorzy chcąc, by ich oferta wydawała się bardziej atrakcyjna, prezentują opłatę interchange oddzielnie, wyłączając ją ze swojej marży. Jeśli spotkasz się z taką ofertą, pamiętaj, żeby dodać obie opłaty – tylko w ten sposób przekonasz się, ile tak naprawdę będzie wynosił Cię koszt każdej płatności bezgotówkowej.
• Negocjuj. Stawki prowizji, jakie oferują operatorzy, są wyliczone indywidualnie dla Ciebie na podstawie wielu czynników – sporo z nich ma związek z Twoim biznesem. Oferty operatorów stanowią jedynie zaproszenie do negocjacji. Możesz spróbować zmienić ich warunki. Im większa skala Twojej działalności, tym większą masz siłę negocjacyjną. Dotyczy to również sytuacji, w których umowę podpisałeś już dawno temu, a w międzyczasie bardzo rozwinąłeś swój biznes – na przykład zamiast jednego sklepu posiadasz już całą sieć. W takim przypadku powinno Ci się udać wynegocjować obniżkę prowizji operatora albo rabaty za osiągnięcie określonych progów obrotu.
• Progi obrotu i kary umowne. Pamiętaj, że operatorzy często wprowadzają do umów postanowienia, które mogą stanowić dla Ciebie źródło bolesnych wydatków. Po pierwsze, warto jeszcze przed podpisaniem umowy z operatorem przeanalizować możliwości biznesu – często bowiem brak osiągnięcia przez nas ustalonego w umowie minimalnego progu obrotu wiąże się z koniecznością zapłacenia ustalonej kwoty. Jeśli stwierdzisz, że umowa, którą zawarłeś z operatorem, nie jest dla Ciebie korzystna, a nie udaje się wynegocjować zmiany warunków, trzeba również sprawdzić, na jakich zasadach można ją rozwiązać. Czasami bowiem operatorzy wprowadzają tzw. minimalny okres umowny, trwający np. 1 rok – wypowiedzenie umowy przed jego upływem równa się konieczności zapłaty wysokiej kary umownej.

 Jak zminimalizować koszty płatności bezgotówkowych?

Warto pamiętać, że zainstalowanie terminalu płatniczego wiąże się nie tylko z kosztami, ale i daje szansę na dodatkowy zarobek. Wszystko dzięki temu, że operatorzy oferują świadczenie za pomocą terminali dodatkowych usług, takich jak doładowania GSM, wypłaty gotówki cashback czy przyjmowanie płatności w walucie zagranicznej karty (DDC). Przy okazji każdej z takich usług zarabiasz na prowizji w wysokości ustalonej w umowie z operatorem. Usługi dodatkowe pozwalają znacząco zmniejszyć kwotę, jaką co miesiąc musisz zapłacić operatorowi. W skrajnych przypadkach możesz na ich świadczeniu zarobić tyle, że Twój przychód z terminalu przekroczy koszty, jakie musisz ponosić za jego użytkowanie!  Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź nasz poradnik o możliwości zarabiania na terminalu płatniczym.

Musisz również pamiętać, że płatności bezgotówkowe pozwalają Ci na wprowadzenie oszczędności w różnych aspektach działalności.

Po pierwsze, terminale płatnicze oszczędzają czas i energię pracowników, które do tej pory musieli oni przeznaczać na obsługę płatności gotówkowych (przyjmowanie zapłaty, poszukiwanie reszty itp.). W ten sposób skraca się czas obsługi klienta i w tym samym okresie można obsłużyć ich więcej.

Po drugie, oszczędzasz na kosztach gotówki: nie ponosisz kosztów jej transportu, ubezpieczenia deponowania w banku. Punkt, który prowadzisz, staje się mniej atrakcyjnym łupem dla złodziei, nie posiadasz bowiem dużej ilości gotówki w kasie.

Podsumowanie

O tym, jak duże korzyści uzyskasz z akceptowania płatności bezgotówkowych, decyduje wysokość kosztów, jakie będziesz musiał w związku z nim ponieść. Dlatego warto sprawdzić, czy przypadkiem koszty te nie są zawyżone w stosunku do usług, jakie świadczy na Twoją rzecz operator. Powinieneś szczegółowo przeanalizować ofertę lub umowę z operatorem i zastanowić się, czy na pewno wykorzystujesz wszystkie usługi operatora, jakie ona przewiduje. Do tego, jeżeli stwierdzisz występowanie ukrytych, dodatkowych kosztów za usługi, które nie są Ci potrzebne, albo powinny być standardem, należy koniecznie postarać się o ich zmianę w drodze negocjacji z operatorem. Gdy nie będzie to możliwe, powinieneś pomyśleć o zmianie operatora. Bieżące oferty operatorów znajdziesz łatwo w porównywarce internetowej compay.pl.