Co to jest projekt i po co nim zarządzać?

Projekt to nic innego jak bardziej skonkretyzowany pomysł, idea, plan pewnego zamierzenia. Najczęściej pojawia się lub przynajmniej powinien pojawić się w momentach pewnej stagnacji, braku rozwoju firmy, czy zastoju w sprzedaży danego produktu, czy też na przykład w sytuacji braku efektywności pracy pracowników.

Na start

Pojawienie się coraz bardziej konkretnego problemu powoduje rosnącą presję wprowadzenia zmiany czy też zupełnie innowacyjnego rozwiązania danego problemu. Uświadomienie sobie takiej potrzeby sprawia, że zaczynamy szukać rozwiązań czy pomysłów. I właśnie wtedy przychodzi czas na rozpoczęcie projektu.

Decydując się na wdrożenie nowego projektu, musimy pamiętać o tym, że wkracza on w stałą, doskonale znaną pracownikom strukturę danego przedsiębiorstwa i czyni w nim zmiany. Projekt ma za zadanie wprowadzić nowy, ale także stabilny stan w przedsiębiorstwie.

Określenie celów projektu (czyli tego, do czego zmierzamy) jest jedną z najważniejszych czynności, jakie należy wykonać w procesie definiowania zmiany. Jasne określenie, czego oczekiwać będziemy od tego projektu, koordynujących go osób, a w końcu także od samych pracowników pozwala na precyzję tego, co chcemy wprowadzić, a także uprzedza zarzucenie nam bezsensowności działań np. przez związkowców. U członków zespołu, który koordynuje projekt, a także u osób, które rozumieją potrzebę wprowadzenia tego projektu wzmaga to motywację do działania.

Zdefiniuj cele

Proces definiowania celów projektu jest złożony i wymaga oderwania się od codziennej pracy i najlepiej grupowego uzgodnienia nadrzędnych wartości czy zmian jakie chcemy, dzięki wprowadzeniu tego projektu, osiągnąć. Dobrze określony cel musi spełniać kilka warunków. Musi być:

• Wymierny – ma oznaczoną wartość w tej chwili oraz wartość docelową;
• Ambitny – nie można go łatwo osiągnąć;
• Realny – obiektywnie możliwy do osiągnięcia;
• Terminowy – ma określony termin, w jakim go chcemy osiągnąć;
• Osiągalny – firma jest w stanie go osiągnąć;

Jeżeli sami tego nie potrafimy ani zweryfikować potrzeb przedsiębiorstwa ani też odnaleźć przyczyny i rady na nie zadowalający nas stan rzeczy, to coraz bardziej modnym i skutecznym staje się korzystanie z profesjonalnych usług ludzi piszących projekty; albo przynajmniej angażuje się moderatora odpowiedzialnego za wyłonienie przyczyn stagnacji.

Oblicz koszt

Ważne dla projektu jest określenie jego zakresu i kosztów. Zakres projektu to ogól działań, które będziemy musieli poczynić, aby osiągnąć zamierzony cel. Czyli mówiąc prościej musimy wytyczyć sobie ścieżkę z zapisanymi wszelkimi jej etapami, która będzie najkrótsza i prawdopodobnie najbardziej skutecznie zaprowadzi nas do celu.

Określenie kosztów przedsięwzięcia jest bardzo ważne ze względu na to, czy w ogóle w obecnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwo może sobie pozwolić na wdrożenie takiego projektu. W kosztach należy uwzględnić nakłady na usługi, technologie i nowe produkty, ale także na dofinansowanie ludzkiego komponentu firmy, czyli na premie motywacyjne, na opłacenie nadgodzin pracownikom itp.

Określ termin

Kolejnym bardzo ważnym parametrem projektu jest termin jego wykonania. Najlepiej z góry określony (na przykład: rok czy dwa lata). Określamy go biorąc pod uwagę cel i koszty przedsięwzięcia oraz to, w jakim czasie możemy je ponieść.

Jeżeli już taki projekt mamy stworzony, to musimy zdać sobie sprawę z tego, że potrzebne jest dobre nim zarządzanie, aby założone przez nas cele zostały spełnione. Albo wypełniamy tę funkcję sami, albo wyłaniamy osobę, która sprawnie by się tym zajęła. Czasami nie udaje się do końca przewidzieć następstw wprowadzanego projektu, być może nie zawsze sprawdzone w innej firmie rozwiązania sprawdzą się i w naszej. Musimy, zatem liczyć się z faktem, że trzeba będzie zmienić metody, aby osiągnąć zamierzony cel nadrzędny, na przykład nie zawsze poprawa jakości produktu pozwoli nam zwiększyć sprzedaż, okazać się może, że większe środki będziemy musieli przeznaczyć na reklamę a mniejsze na nowoczesne technologie.