Czy muszę ewidencjonować towary, które biorę z półki?

Mam sklep z komputerami, akcesoriami, nośnikami itp. Często przy serwisie komputerów, czy tez dla własnej działalności konieczne jest wzięcie z półki np. płyt cd, dvd, kabli, a także zasilaczy, przedłużaczy itp. Fizycznie są one dalej u mnie, jednak nie ma ich na półce. Często nagrywam klientom sterowniki i daje im tę płytę, czyli niejako idzie ona w koszty mojej działalności, bo pieniędzy dodatkowych za to nie biorę. Problematyczne byłoby ciągłe wpisywanie w rozchodzie wewnętrznym co biorę, ile sztuk, kiedy, za jaka kwotę netto zakupione, z jakiej faktury VAT itp. Czy musze ewidencjonować towar, który wziąłem z półki na potrzeby funkcjonowania mojej działalności?

Czynność przekazania towaru na potrzeby własne podlega dodatkowemu ewidencjonowaniu jako towar podlegający reprezentacji i reklamie. Stanowią o tym przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), z uwzględnieniem przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Art. 20-22 ustawy o rachunkowości określają sposób dokumentowania zdarzeń gospodarczych, wraz z wymogami, jakie powinien spełniać dokument księgowy, który jest podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Zatem przekazanie towarów bezpośrednio po zakupie, jak też bezpośrednio ze sklepu, a objętych ewidencją ilościowo-wartościową, powinno zostać udokumentowane fakturą wewnętrzną. Ponadto przekazanie towarów, których zapasy są objęte ewidencją bilansową, z tegoż sklepu powinny zostać objęte wewnętrznym dowodem księgowym potwierdzającym wydanie towarów na cele reprezentacji i reklamy. Dowód ten powinien zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Koszt przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy księguje się w kosztach działalności operacyjnej i ujmuje na koncie syntetycznym „Koszty według rodzajów” oraz koncie analitycznym jako „Pozostałe koszty , czyli koszty reprezentacji i reklamy”.

Podstawa prawna: Art. 20-22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Przemysław Gogojewicz