Jak dobrze przygotować konferencję prasową?

Konferencja prasowa to spotkanie z zaproszonymi przez nas gośćmi, w skład których wchodzą zazwyczaj osoby zainteresowane tematem konferencji (jak np. strony danego przedsięwzięcia), nasi współpracownicy, ale przede wszystkim dziennikarze. I to właśnie ze szczególnym uwzględnieniem tej ostatniej kategorii gości należy organizować swoje wypowiedzi i całą konferencję w ogóle.

Jak, gdzie, kiedy?

Konferencja spełnia funkcje informacyjne, ale również jej zadaniem jest wzbudzenie miłych wspomnień u dziennikarzy, zaproszonych gości i samych gospodarzy. Aby tak się stało, trzeba popracować nad wyborem terminu konferencji, miejscem, scenariuszem, czasem jej trwania itp.

Wybrane przez nas miejsce konferencji ma stanowić o klimacie spotkania czyli tzw. atmosferze, bo zgodzimy się chyba z faktem, że zupełnie inaczej rozmawia się czy prowadzi negocjacje w zatłoczonym centrum handlowym a inaczej w ekskluzywnej sali konferencyjnej, a jeszcze inaczej w restauracji. Miejsce powinno również wywoływać w zebranych skojarzeniach z tematem. Większość organizatorów decyduje się na najprostszy wybór – mniej lub bardziej drogi hotel bądź centrum konferencyjne. Przy pewnych tematach renomowany hotel jest rzeczywiście najlepszym miejscem konferencji. Dysponuje odpowiednim zapleczem informatyczno-technicznym, sprawnym personelem, łącznością, własnym cateringiem, miejscami parkingowymi itp. Jednak jeżeli konferencja ma dotyczyć rzeczy bliższych tzw. „szarej rzeczywistości” niż hotelowej ekstrawagancji, to może bardziej odpowiednim miejscem będzie ulica zatłoczona przez przechodniów, których można było by spytać o poruszane kwestie. Dobrze wybrane miejsce może znacznie uatrakcyjnić konferencję i nadać jej niepowtarzalny wymiar. Warto więc wykazywać się większą odwagą w poszukiwaniu oryginalnych miejsc, aby uatrakcyjnić spotkania z mediami.

Pomyśl o scenariuszu

Gdy już został określony temat, termin i miejsce konferencji, pomyślmy o jej toku, szumnie nazywanego scenariuszem. Spotkanie z zaproszonymi gośćmi powinno być ciekawe i dawać im poczucie dobrze wykorzystanego czasu, to właśnie tymi rzeczami powinniśmy kierować się przy układaniu przebiegu konferencji. Bardzo ważne jest uwzględnienie w scenariuszu roli prowadzącego, czyli moderatora. Jego rola polegać powinna na dyscyplinowaniu mówiących osób, udzielaniu głosu, a w razie ciszy na sali inicjowaniu pytań i dyskusji. Powinna to być osoba obdarzona umiejętnościami stawiania kontrowersyjnych i prowokujących pytań, które nadałyby naturalny bieg dyskusji oraz podniosłyby zaangażowanie w nią uczestników.

Dobra konferencja prasowa nie powinna trwać dłużej niż jedną godzinę z podziałem – pierwsza połowa czasu na wystąpienia organizatorów, druga połowa na pytania, odpowiedzi i dyskusję. Nawet w sytuacji przekroczonego zaplanowanego czasu trwania konferencji prowadzący powinni być nadal do dyspozycji dziennikarzy, służyć im rozmową, udzielać odpowiedzi i wyjaśniać interesujące ich kwestie.

Sukces leży w przygotowaniu

Aby uniknąć sytuacji martwej ciszy czy wrażenia niekompetencji gospodarzy poprzez brak umiejętności odpowiedzi na zadane pytanie należy odpowiednio wcześniej zastosować taktykę „przewidywania pytań”. Najlepiej jest je przećwiczyć, tak aby nie dać się zaskoczyć pytaniem, a tym bardziej nie stracić panowania nad sobą, a raczej odpowiadać z dużą dozą spokoju i pewności trafności swej wypowiedzi. Może się zdarzyć tak, że niewiele pytań, które przygotowaliśmy padnie na konferencji, ale i tak warto przygotować Katalog Trudnych Pytań i Odpowiedzi.

Dodatkowa wiedza o naszej firmie, produkcie czy usłudze, która była przedmiotem konferencji, przy okazji szkolimy nasze umiejętności w zakresie argumentacji i retoryki. Jeszcze jedna rada dotycząca pierwszej części konferencji, czyli naszego wystąpienia. Przygotowując materiały konferencyjne musimy pamiętać o tym, że nie powinny być one zbyt wyszukane, ale też nie mogą podpierać się wiadomościami z prasowych brukowców. Optymalnym wyjściem jest zastosowanie sprawdzonych, poważanych informacji uzyskanych z pewnego źródła. Jednakże wyzbytych górnolotnych wyrażeń, które często możemy odnaleźć w ekspertyzach danego problemu. Krótko mówiąc: ma być prawdziwie, ciekawie i zrozumiale.