Jak ustrzec się nieuczciwych kontrahentów?

Każdy prowadzący działalność gospodarczą ma do czynienia z wieloma przedsiębiorcami o niepewnej wiarygodności. Często powodzenie poważnych przedsięwzięć zależy od kontrahentów, których nie znamy. Pomyłka w wyborze partnera handlowego może skończyć się ogromnymi stratami.

Jak więc ustrzec się…

… przykrych niespodzianek w postaci nieuczciwości kontrahentów? Należy poświęcić trochę czasu i środków i sprawdzić wiarygodność osób, z którymi mają łączyć nas kontakty handlowe. Doświadczenie uczy, że prewencja, choć kosztuje niemało wysiłku, to jednak pozwala uniknąć często znacznie większych strat i kłopotów.

Informacje jakie mogą wykorzystać przedsiębiorcy w celu sprawdzenia wiarygodności partnerów gospodarczych mogą pochodzić z wielu źródeł. Dane te mogą być pomocne w zminimalizowaniu ryzyka transakcji gospodarczych. Istnieje cały wachlarz procedur, dostępnych na wszystkich etapach kontaktów z kontrahentem, tzn.: w momencie zawierania umowy, przyjęcia zlecenia, wykonania prac i ich odbioru, które mogą zapobiec powstaniu problemów z uzyskaniem zapłaty.

Dla działań prewencyjnych możemy wyodrębnić trzy etapy:

• prewencja przed zawarciem umowy;
• prewencja w trakcie zawierania umowy;
• prewencja po wykonaniu świadczenia.

Prewencja przed zawarciem umowy

Najważniejsze wydają się działania prewencyjne jakie można przeprowadzić przed zawarciem umowy. Na tym etapie należy dokonać oceny wiarygodności potencjalnych partnerów gospodarczych. Ocena partnera handlowego jest podstawowym elementem skutecznego zarządzania finansami firmy w taki sposób, aby nie wpływały destabilizująco na płynność i rentowność przedsiębiorstwa.

Tam gdzie w grę wchodzą pieniądze, należy zawsze brać pod uwagę ryzyko ich utraty i stosować zasadę ograniczonego zaufania w stosunku do partnera handlowego. W celu ograniczenie ryzyka finansowego, konieczne jest uzyskanie informacji na temat kontrahenta. Mylące w ocenie partnera handlowego mogą okazać się: powszechnie znana nazwa firmy, wielkość firmy kontrahenta, nie sprawdzone rekomendacje, przedstawiciele firmy budzący zaufanie swoim sposobem bycia. Wzmożoną uwagę powinny wzbudzić propozycje składane przez potencjalnego partnera jak największego uproszczenia procedury przygotowawczej po to, by ułatwić sobie pracę.

Wiele czynności potwierdzających wiarygodność partnera można wykonać samodzielnie i dyskretnie. Standardem powinno być okazywanie podstawowych dokumentów takich jak wyciągi z rejestrów sądowych, dokumenty zgłoszeniowe, dokumenty z potwierdzonym REGONEM czy numerem identyfikacyjnym, czy też poświadczenia z urzędów skarbowych o nie zaleganiu z zapłatą podatków.

Istnieje wiele źródeł, z jakich można skorzystać podczas gromadzenia danych na temat interesującego nas kontrahenta.

Do najważniejszych należą:

• Krajowy Rejestr Sądowy.
• Rejestr ewidencji działalności gospodarczej,
• Księgi wieczyste,
• informacje z wydziałów geodezji,
• informacja handlowa,
• wywiad gospodarczy,

Prewencja w trakcie zawierania umowy

Na tym etapie działania prewencyjne polegają na dbaniu o rzetelność treści umowy, właściwie określone warunki zapłaty, zabezpieczenie spłaty należności i reprezentację.

Każda z transakcji jest potwierdzona innym rodzajem dokumentów niezbędnych do stwierdzenia jej wymagalności, bezsporności, a w niezbędnych przypadkach do egzekwowania jej na drodze postępowania sądowego. Najczęściej spotykanymi dokumentami są umowy, faktury VAT, weksle (in blanco, własne, noty odsetkowe). Należy mieć na uwadze fakt, że każdy z tych dokumentów powinien spełniać dla swojej ważności określone przesłanki formalno prawne. Najczęściej spotykanymi błędami stanowiącymi przeszkodę w skutecznym ściąganiu należności w przypadku umów są: nieprawidłowa reprezentacja stron, niezachowanie wymaganej formy, sprzeczność zapisów umowy z ustawą, nieprawidłowo dokonane zabezpieczenia umowy, nieprecyzyjna redakcja klauzul umownych itp. Ponadto błędy mogą polegać na nieobciążaniu podatkiem VAT strony mającej spełnić świadczenie pieniężne lub majątkowe, podpisaniu faktur VAT przez nieupoważnione osoby, nieprawidłowe obliczenie podatku.

Należy pamiętać, że wyłącznie ważnie zawarta umowa, prawidłowo wystawiona faktura, prawidłowo wystawiony weksel może stanowić źródło zobowiązania i wywołać skutki prawne!

Prewencja po wykonaniu świadczenia

W celu zapobiegania powstawaniu należności przeterminowanych konieczne jest podjęcie szeregu działań, do których należy przede wszystkim:

• analiza należności pod kątem daty wymagalności,
• kontakty z płatnikami przed zapadnięciem terminu wymagalności celem zmotywowania do terminowej zapłaty,
• kontakt z dłużnikiem natychmiast po zapadnięciu terminu wymagalności,
• kierowanie wezwań do zapłaty.

Szybkie nawiązanie kontaktu z dłużnikiem w celu ustalenia powodów opóźnienia płatności i sprecyzowania definitywnego terminu dokonania wpłaty, działa na dłużnika psychologicznie i uświadamia mu ścisłą kontrolę zadłużenia.

Pomimo, iż istnieje tak wiele sposobów sprawdzenia potencjalnych kontrahentów, to niestety jeszcze niewystarczająca liczba przedsiębiorców korzysta z nich. Mimo iż, sprawdzenie takie nie daje nam stuprocentowej pewności co do wiarygodności partnerów gospodarczych, to jednak pozwala w znacznym stopniu zminimalizować ryzyko zawieranych transakcji.

Dariusz Horszczaruk / NCW Sp. z o.o.