Jak zaksięgować w KPiR sprzedaż programu?

Zamierzam sprzedawać program komputerowy, wysyłając go mailem do nabywców po wpłaceniu pieniędzy na moje konto. Jak mam to zaksięgować w książce przychodów i rozchodów? Czy wystarczy, że wyślę klientowi zwykłą pocztą oryginał rachunku na ten program?

Wystarczy, jeżeli Pan wyśle klientowi zwykłą pocztą oryginał tego rachunku. Może Pan zaksięgować kopię.
Myślę,że najlepiej będzie jeżeli Pan zaksięguje sprzedaż programu komputerowego według wytycznych z art. 17 ust 1 ustawy o rachunkowości. Nakłada on na tego rodzaju sprzedaż ewidencję szczegółową na tzw. kontach analitycznych:
– Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
– Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.

Odpisy nieplanowe, odzwierciedlające trwałą utratę wartości składników przed pełnym ich zamortyzowaniem (umorzeniem), np. z powodu wygaśnięcia patentu, licencji itp.:

• odpis całości lub części wartości niezamortyzowanej
  – Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
  – Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”,
• korekta odpisu, wobec ustania przyczyny utraty wartości, np.: z powodu
  przedłużenia umowy licencyjnej, patentu
  – Wn konto 07 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”,
  – Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Wyksięgowanie z ewidencji bilansowej składników wartości niematerialnych w związku z ich sprzedażą, darowizną, utratą przydatności dla jednostki spowodowaną np. zmianą technologii produkcji itp. (po uprzednim udokumentowaniu i zaksięgowaniu operacji sprzedaży oraz operacji darowizny zgodnie z wymaganiami w zakresie VAT – jeżeli występuje taki obowiązek):

• wartość początkowa do wysokości dokonanych odpisów amortyzacyjnych i odpisów z tytułu utraty wartości
  – Wn konto 07 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”,
  – Ma konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
• nadwyżka wartości początkowej nad dotychczas dokonanymi odpisami (wartość netto)/>- Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
  – Ma konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”.

Uwaga: Analogicznie księgowany jest rozchód spowodowany wniesieniem posiadanych zbywalnych praw majątkowych jako wkładu do innej jednostki (jeżeli przedmiotem wkładu nie jest całe przedsiębiorstwo lub jego zorganizowana część).

Wyksięgowanie z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych składnika całkowicie zamortyzowanego
– Wn konto 07 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”,
– Ma konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”.

Jeżeli jednostka nadal korzysta w działalności ze składnika całkowicie zamortyzowanego, to powinien on pozostawać w ewidencji bilansowej jako składnik aktywów – w znaczeniu art. 3 ust. l pkt 12 ustawy o rachunkowości, mimo wartości księgowej równej „O”.

Udzielenie licencji (sublicencji) na korzystanie z praw majątkowych jednostki zaliczonych do wartości niematerialnych i prawnych podlega udokumentowaniu i ewidencji z uwzględnieniem przepisów o VAT:

• opłata należna jednostce w związku z zawartą umową dotyczącą udzielenia licencji (sublicencji) – wartość ogółem
  – Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
• VAT należny od czynności opodatkowanej
  – Ma konto 22 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,
• wartość netto stanowiąca przychód (9a minus 9b)
  – Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”,
  tj. zgodnie z art. 3 ust. l pkt 32 lit. b) ustawy o rachunkowości.

Proponuje, aby Pan w części opis zdarzenia gospodarczego wyszczególnił właśnie sprzedaż tego programu wraz z ewentualnymi wyjaśnieniami. Opis ten służy właśnie po to, aby uściślić pewne zapisy księgowe, z którymi np. urząd skarbowy mógłby mieć problem. To, że nie jest Pan przy okazji VAT-owcem, nie rodzi żadnego problemu w opisie całej sytuacji, gdyż chodzi o księgę przychodów i rozchodów. Natomiast problem może się pojawić z ewentualnymi prawami autorskimi, które powinien Pan posiadać do przesyłanego mailem programu. Proponuje zapisać jednak ten program na jakimkolwiek nośniku informacji.

Podstawa prawna :

• Art. 17 ust. 1 Ustawy o rachunkowości
• Rozporządzenie ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)

Przemysław Gogojewicz