Jeżeli zatrudniamy pracownika to…

Nawet, jeżeli prowadzimy działalność gospodarczą indywidualnie to i tak może nadejść moment, w którym stwierdzimy, że albo nie radzimy sobie z ogromem zdań, których oczekuje od nas rynek albo po prostu na tyle ustanowiliśmy i umocniliśmy nasza pozycje, że czas odpocząć i zająć się jedynie organizowaniem pracy innym. W takim przypadku najlepsza formą na zaspokojenie naszych potrzeb jest zatrudnienie pracownika.

Wymagane dokumenty

Kandydat do pracy powinien złożyć/> wymagane przez prawo pracy dokumenty, takie jak CV (Curriculum Vitae), czyli kwestionariusz osobowy, (który może być wcześniej przygotowany przez pracodawcę, wówczas wyeksponowane powinny być w nim punkty, które najbardziej interesują pracodawcę, jak np. znajomość języków obcych lub doświadczenie w pracy o podobnym charakterze), świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające posiadane przez pracownika kwalifikacje zawodowe oraz orzeczenie lekarskie z Państwowego Zakładu Higieny Pracy zaświadczające o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Może się tak zdarzyć (a w dobie ciągle zwiększającego się bezrobocia, tak często bywa), że na jedno stanowisko mamy bardzo wielu chętnych. Wówczas zasady doboru pracownika zależą jedynie od pracodawcy. Na osobach prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek nie ciąży obowiązek ogłaszania konkursu na stanowiska pracy. Wystarczy wewnętrzna selekcja dokumentu. Można zastosować podwójny etap: rozmowę kwalifikacyjną z potencjalnym pracownikiem (wyeliminowanie osób, które z pewnością nie odpowiadają stawianym wymaganiom) oraz weryfikację dokumentów (zwracają uwagę na kwalifikacje zawodowe i umiejętności).

Kiedy zdecydujemy się na jakąś osobę, należy rozpocząć od podpisania z nią umowy o pracę oraz zapoznać go z regulaminem pracy, przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zakresem informacji, do których będzie miał dostęp, a które są objęte tajemnicą zawodową. Pracownik powinien złożyć pisemne potwierdzenie zapoznania się z obowiązującymi zasadami i przepisami wewnętrznymi.

Obowiązki pracodawcy

Istnieje kilka obowiązków ciążących na pracodawcy wynikających z zatrudnienia pracownika, a podyktowanych przepisami prawa.

Po pierwsze, pracodawca zobowiązany jest powiadomić pisemnie właściwy dla danego rejonu zamieszkania oddział Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz o przewidywanej liczbie pracowników.

Po drugie, również do w/w inspektoratów powinien pracodawca skierować zawiadomienie o środkach i procedurach przyjętych przez zakład pracy dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Po trzecie, pracodawca musi zgłosić pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Po czwarte, powinien zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Po piąte, powinien założyć dokumentację osobową pracowników.

Rozliczmy się z ZUS

Dodatkowo przez okres zatrudnienia pracownika pracodawca zobowiązany jest do płacenia podatku dochodowego od osób fizycznych (19% podstawy wynagrodzenia) od dochodów otrzymywanych przez pracownika (naliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy do urzędu skarbowego; może również dokonywać rocznego rozliczenia podatkowego pracownika z urzędem skarbowym). Pracodawca pełni również role płatnika składek na:

• Ubezpieczenie zdrowotne (8,5% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne)
• Fundusz Pracy (2,45% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne)
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,15% kwot wypłat za okres od 1 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2005 r., stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez ograniczenia)
• Ubezpieczenie społeczne

Składki na ubezpieczenie społeczne liczone są od podstawy wymiaru wynagrodzenia i dzielą się na:

• Ubezpieczenie emerytalne, które wynosi 19,52% podstawy miesięcznego wynagrodzenia za pracę i jest płacone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Jeden i drugi płacą 9,76 % podstawy.
• Ubezpieczenie rentowe, które wynosi 13% podstawy miesięcznego wynagrodzenia. Jest również dzielone równo pomiędzy pracodawcę i pracownika (po 6,5 %).
• Ubezpieczenie chorobowe, które wynosi 2,45% podstawy miesięcznego wynagrodzenia i jest w całości pokrywane z dochodów pracownika.
• Ubezpieczenie wypadkowe, które pokrywa pracodawca i w zależności od warunków ustanowionych w Ustawie z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, wynosi od 0,97% do 3,86%.

Inne wymagania

Pracodawca ma także obowiązek prowadzenia dokumentacji osobowej pracownika. W tej dokumentacji muszą znaleźć się:

• wyniki badań okresowych;
• ewidencje czasu pracy;
• ewidencje wynagrodzenia;
• oraz – jeśli to nastąpi – dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę

Dobrze prowadzona dokumentacja (zgodnie z prawem) zapewnia mniejsze problemy bądź ich brak, w przypadku odwołania się pracownika do Sądu Pracy w związku z odczuwanym przez niego pokrzywdzeniem, np. ze względu na warunki pracy, na warunki zwolnienia czy brak awansu itd. Zapobiega również pewnym niedogodnością związaną z awansowaniem pracowników, co do których inni pracownicy mają zarzuty. Rzetelna dokumentacja może być kartą przetargową np. ze związkami pracowniczymi, bądź kartą zabezpieczającą pracodawcę.

W przypadku zwolnienia

W przypadku zwolnienia pracownika z winy zakładu pracy, na przykład na skutek jego restrukturyzacji bądź likwidacji, pracownik ma prawo do odprawy pieniężnej, której wysokość jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika. I tak, kiedy pracuje on poniżej 10 lat należy mu się odprawa równa miesięcznemu wynagrodzeniu. Odprawę w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia otrzymuje osoba zatrudniona minimum 10 a najwięcej 20 lat. Powyżej tego okresu zatrudnienia pracownik nabywa praw do odprawy w wysokości trzech miesięcznych wynagrodzeń.

Pracownikowi przysługuje również odprawa emerytalno-rentowa, kiedy pracownik spełnia warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury (odpowiedni wiek i wymagany okres ubezpieczenia), bądź też gdy stosunek pracy ustaje w związku z jego przejściem na rentę lub emeryturę. Pracownikowi przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Kwotę tę ustala się według zasad przyjętych do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Pracownik, który otrzymał odprawę emerytalno-rentową nie może ponownie nabyć do niej prawa.