Prezentacja biznesowa w 3 minuty. Jak to zrobić?

Jeśli 3 minuty nie wystarczą Ci, by przekonać do swojego pomysłu klienta, partnera biznesowego lub szefa, prawdopodobnie nie pomoże Ci nawet 300 dodatkowych minut. Dlatego postaraj się jak najpełniej wykorzystać szansę na przykucie uwagi słuchacza w czasie, gdy jest ona najbardziej wyostrzona.

Nie od dziś wiadomo, że najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Badania mówią, że wystarczy 11 sekund, by Twoi rozmówcy lub słuchacze wyrobili sobie na Twój temat wyobrażenie, które później będą się starali podtrzymywać. Dlatego przychodząc z prezentacją swojego pomysłu lub projektu, już od wejścia musisz wiedzieć co i jak zamierzasz zaprezentować. 

Trzy najważniejsze elementy skutecznej prezentacji to:

1. wciągający i emocjonujący komunikat,
2. dopracowane pomoce wizualne,
3. naturalne przedstawienie komunikatu przy użyciu odpowiednio dobranych wizualizacji.

Aby pomysł, który chcesz przedstawić, został odpowiednio odebrany, musisz być dobrze przygotowany. Powinieneś doskonale znać argumenty przemawiające za promowanym rozwiązaniem, mieć w małym palcu (lub pod ręką) najważniejsze dane finansowe oraz inne informacje, o które możesz być pytany. 

Poza samym merytorycznym przygotowaniem, istotne są jeszcze trzy inne elementy: 

– Naturalność. Jeżeli odbiorca wyczuje w Twoim zachowaniu sztuczność, nie zaufa Ci. Dlatego wszelkie perswazyjne „sztuczki” możesz wykorzystywać wyłącznie wtedy, jeśli perfekcyjnie je opanowałeś. Nie stosuj ich, jeśli masz co do tego wątpliwości. Jeśli nie wzbudzisz zaufania, cała perswazja pójdzie do kosza. 

– Otwartość. Nie chowaj się za komputerem lub mównicą – patrz na swoich rozmówców, by zaprezentować swoją otwartość. Jeśli chcesz przekonać kogoś do swojego pomysłu, musisz nawiązać z nim kontakt. 

– Dialog. Znacznie łatwiej przekonasz drugą stronę do swoich racji, jeśli zdołasz zachęcić ją do podjęcia dialogu. Wessij go w interakcję. Jeśli to niemożliwe, posłuż się pytaniami retorycznymi, które będą dźwięczeć w głowie słuchacza tak, jakby były to jego własne myśli.

Jeśli chcesz, aby Twoja prezentacja zapadła głęboko w pamięć szefowi, partnerowi biznesowemu lub innym słuchaczom, spróbuj wykorzystać narzędzia wizualne – takie jak slajdy, wykresy, schematy, rysunki. Szczególnie przedstawiając skomplikowane informacje, warto użyć narzędzi, które pomogą zrozumieć odbiorcom przekaz. 

Jeżeli pomoce wizualne będą kiepskie, tylko sobie zaszkodzisz. Najczęstszym błędem jest wykorzystywanie podczas prezentacji takich slajdów, które zamiast wspierać kluczowy komunikat, rozpraszają odbiorcę i wprowadzają chaos. Dobre slajdy są niczym reklama –i nie chodzi tylko o estetykę przekazu. Ważne, aby slajdy wspierały Cię w przekazaniu jednego, wybranego komunikatu w myśl zasady jedna myśl – jeden slajd. 

Jeśli chcesz w 3 minuty przekonać słuchaczy do swojej koncepcji, nie oznacza to, że taką prezentację zdołasz przygotować równie szybko. Twoje krótkie wystąpienie może wymagać wielu godzin, a być może nawet dni lub tygodni przygotowań. Gdy więc nadejdzie moment prezentacji, maksymalnie wykorzystaj swoje 3 minuty – w końcu ciężko zapracowałeś na tę właśnie szansę!

Paweł Kuźma