Ubezpieczenia społeczne podczas urlopów wychowawczych i macierzyńskich

Pracodawcy, którzy udzielili osobom urlopu wychowawczego bądź też wypłacają im zasiłek macierzyński, są zobowiązani do zgłoszenia tego faktu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz rozliczenia składek za te osoby.

Regulacje prawne

Dla pracodawców oznacza to obowiązek obliczania składek oraz prowadzenia dokumentacji ubezpieczeniowej za wspomniane osoby. Tak jak w każdej kwestii związanej z ubezpieczeniem społecznym, tak i tu zasady reguluje ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 19 tejże ustawy obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają również, prócz szeregu wymienionych pracowników, osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Jednakże ustawodawca zastrzegł w art. 9 ust. 6 wspomnianego aktu prawnego, że osoby te podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania określonego zasiłku tylko wówczas, gdy nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz nie posiadają innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych.

Renta

Ustawodawca przez pojęcie renta rozumie wyłącznie świadczenie pieniężne z systemu ubezpieczenia społecznego, czyli wypłacane przez ZUS lub KRUS, bądź też zaopatrzenia emerytalnego, np. żołnierzy zawodowych czy funkcjonariuszy Policji. Trzeba zaznaczyć, iż nie ma przy znaczenia, czy jest to renta z polskiego czy zagranicznego systemu ubezpieczenia.

Wobec tych regulacji prawnych za rentę nie jest renta wypłacana na podstawie przepisów prawa cywilnego, czyli np. tak zwana renta wyrównawcza, za rentę nie jest uznawana również renta socjalna przyznawana na podstawie przepisów ustawy o pomocy społecznej.

Ponadto, jeżeli w okresie przebywania na urlopie macierzyńskim czy też po nabyciu prawa do zasiłku macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego, dana osoba podejmie prowadzenie jakiejś pozarolniczej działalności gospodarczej bądź też z innego tytułu podlega ubezpieczeniom społecznym, to z dniem rozpoczęcia działalności czy pracy nie będzie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Kto, kiedy i jak?

Należy również zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii dotyczących płacenia składek na ubezpieczenie społeczne interesujących nas osób, z którymi często spotykają się pracodawcy.

Otóż na przykład w sytuacji, kiedy okazało się, że osoba przebywająca na urlopie wychowawczym lub pobierająca zasiłek macierzyński jest pilnie potrzebna w pracy i własny pracodawca zawarł z nią umowę o dzieło, to w okresie wykonywania tej umowy nadal podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku.

Natomiast jeżeli osoba przebywająca na urlopie wychowawczym urodzi kolejne dziecko w trakcie trwania tego urlopu i tym samym nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, to wówczas podlega już ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego a nie przebywania na urlopie wychowawczym.

Kiedy pracownica zatrudniona jest w oparciu o dwie umowy o pracę i rodzi dziecko, to wówczas ma prawo do pobierania dwóch zasiłków macierzyńskich. Wtedy też podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu pobierania obu zasiłków.

Natomiast osoba zatrudniona równolegle u dwóch pracodawców albo posiadająca dwie umowy o pracę u tego samego pracodawcy z obydwu tych tytułów przebywa na urlopie wychowawczym i nie ma prawa do zasiłku wychowawczego, to wówczas zostanie objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym z tytułu tylko jednego urlopu wychowawczego. Ponadto taka osoba powinna wskazać, który z pracodawców będzie płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne w okresie przebywania na wspomnianym urlopie.

Jeśli ta sama osoba ma prawo do zasiłku wychowawczego, to wówczas płatnikiem składek emerytalnych i rentowych z tytułu urlopu wychowawczego powinien być ten pracodawca, który wypłaca jej zasiłek.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 36 ust. 1) każda osoba, która w myśl art. 6 została objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszeń tych należy dokonać najpóźniej w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

Do ubezpieczenia zgłasza płatnik

Art. 36 ust. 2 obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego nałożył na płatnika składek.

Ponadto osoba przebywająca na urlopie wychowawczym lub pobierająca zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego zobowiązana jest poinformować płatnika składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie lub pobieranie zasiłku. Wskazane jest, aby informację tę przekazać na piśmie według ustalonego rozporządzeniem wzoru.

Z przepisów zawartych w art. 36 ust. 9a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że zgłoszenia do ubezpieczeń osób przebywających na urlopach wychowawczych oraz pobierających zasiłek macierzyński dokonuje się przez wykazanie danej osoby w imiennym raporcie miesięcznym składanym do ZUS.

Oznacza to, że płatnicy składek nie wykorzystują w tym wypadku ogólnie stosowanych zgłoszeń do ubezpieczeń, czyli ZUS ZUA i ZUS ZZA, bowiem wykazanie ubezpieczonego w formularzu: ZUS RCA, ZUS RNA lub ZUS RZA jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. W rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów, dokładnie określono wzory poszczególnych druków.

Ponadto w tym samym rozporządzeniu tym zawarto kody tytułów ubezpieczeń, które płatnicy składek powinni wykorzystywać podczas wypełniania poszczególnych formularzy.

Wobec opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dla osób, które nabyły uprawnień do urlopów macierzyńskiego lub wychowawczego, według informacji ZUS, należy zastosować następujące kody:

•  1211 – kod ten dotyczy osób przebywających na urlopie wychowawczym (zarówno pobierających, jak i nie pobierających zasiłku wychowawczego), podlegających z tego tytułu ubezpieczeniom:

  – emerytalnemu, rentowemu i zdrowotnemu,

  – emerytalnemu i rentowemu,

  – tylko zdrowotnemu.

• 1220 – dotyczy osób przebywających na urlopie wychowawczym, mających ustalone prawo do emerytury lub renty, które podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym (w związku z zawieszeniem pobierania świadczenia emerytalnego lub rentowego).
• 1240 – kod ten dotyczy osób pobierających zasiłek macierzyński, jeśli nie mają one ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiadają innego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń społecznych (osoba taka podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu).

Powiadom ZUS

Zgodnie z przepisami wspomnianej ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w przypadku osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński obowiązki płatnika składek pełnią:

• pracodawca w stosunku do osób:

  – przebywających na urlopach wychowawczych bez prawa do zasiłku wychowawczego,

  – przebywających na urlopach wychowawczych i pobierających zasiłek wychowawczy, jeśli zasiłek ten jest wypłacany przez pracodawcę,

  – pobierających zasiłek macierzyński, jeśli świadczenie to jest wypłacane przez pracodawcę;

• jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie ubezpieczeniami społecznymi, np. zleceniodawca w stosunku do zleceniobiorcy, jeśli wypłaca zasiłek macierzyński, rolnicza spółdzielnia produkcyjna w stosunku do swoich członków, którym wypłaca zasiłki macierzyńskie lub członków przebywających na urlopach wychowawczych.
• podmiot, na rzecz którego wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, w stosunku do osób pobierających zasiłek macierzyński, jeśli zasiłek jest wypłacany przez ten podmiot.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych w stosunku do osób, którym wypłaca zasiłki macierzyńskie, zasiłki w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub zasiłki wychowawcze.

Warto zaznaczyć, że jeżeli osoba przebywająca na urlopie wychowawczym albo pobierająca zasiłek macierzyński poinformuje płatnika składek, że przed rozpoczęciem urlopu lub pobierania zasiłku miała i nadal ma inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych bądź ma ustalone prawo do emerytury lub renty, to w myśl przepisów nie powinna być zgłaszana przez płatnika do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego.

Oznacza to, że osoby tej nie należy wykazywać w imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA lub ZUS RNA z kodem tytułu ubezpieczenia 12XXXX.

Natomiast osoby, które przebywają na urlopach wychowawczych lub pobierają zasiłek macierzyński i które z tego tytułu same dokonały zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego nie dokonują (w myśl przepisów obowiązujących od 1 czerwca 2001 r.) wyrejestrowań z tych ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA.

Druki rozliczeniowe płatników składek

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, na płatniku ciąży obowiązek przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych imiennych raportów miesięcznych. Raporty te musza być składane po upływie każdego miesiąca, w terminie wyznaczonym do opłacania składek.

Istnieje kilka rodzajów takich formularzy. Za osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu lub zdrowotnemu płatnicy powinni co miesiąc sporządzać następujące formularze:

• ZUS RZA – raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, z kodem tytułu ubezpieczenia 12XXXX, jeśli dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,;
• ZUS RSA lub ZUS RGA – raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, z kodem tytułu ubezpieczenia 12XXXX i kodem świadczenia/przerwy 350, za okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, pobierania zasiłku macierzyńskiego, powstałych w związku z ustaleniem prawa do emerytury lub renty lub posiadaniem innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń.
• ZUS RCA – raport imienny dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się od 12XXXX, w którym dokonują na bieżąco rozliczenia składek za te osoby oraz wykazują świadczenia finansowane z budżetu państwa (np. zasiłek rodzinny wypłacany takiej osobie);
• ZUS RNA – raport imienny dla płatników nie uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, z kodem tytułu ubezpieczenia 12XXXX, w którym dokonują na bieżąco rozliczenia składek oraz wykazują świadczenia finansowane z budżetu państwa (np. zasiłek rodzinny).

Warto podkreślić fakt, że złożenie kompletu dokumentów z kodem tytułu ubezpieczenia 12XXXX nie zwalnia płatnika od obowiązku przekazania za daną osobę imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA (lub ZUS RGA) z kodem właściwym np. dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę (0110XX), kodem świadczenia/przerwy 121, 122, 311 oraz ewentualnie imiennego raportu ZUS RCA, ZUS RNA z kodem pracowniczym, jeśli za część miesiąca osoba ta osiągnęła również przychody ze stosunku pracy.