Zarządzanie finansami

Biznes dotyczy produktów i usług, które ludzie kupują bądź sprzedają, dlatego nierozerwalnie łączy się z ludźmi. Ale biznes napędzają pieniądze, są one nierozerwalnie związane z przedsiębiorczością.

Rentowność

Aby regularnie płacić rachunki musisz w sposób efektywny i bardzo skuteczny zarządzać swoja gotówką. Przepływ środków pieniężnych to pieniądze, jakie przychodzą i wychodzą z firmy. Jeśli wydajesz pieniądze firmowe zanim one wpłyną możesz spodziewać się poważnych kłopotów. Pisząc o przepływie środków pieniężnych nie sposób nie wspomnieć o rentowności. Termin ten oznacza miarę dochodowości przedsiębiorstwa, czyli inaczej mówiąc efektywności biznesu i jest rozumiany jako wzajemna relacja wyniku finansowego do określonych wielkości ekonomicznych.

Firma jest rentowna nawet wtedy, gdy jej zyski nie są gromadzone w formie gotówkowej. Zamiast tego mogą się kryć pod postacią niegotówkowych aktywów takich jak zapasy, należności, wyposażenie czy tez nieruchomości.

Choć zwiększenie zasobów gotówkowych jest tylko jednym z wielu skutków podwyższania rentowności, jest to skutek, który ma największe znaczenie dla firmy, bo przecież pieniądze zasilają biznes.

Bywa jednak, że wiele dobrze prosperujących firm zbankrutowało, gdyż ich właściciele lokowali pochodzące pieniądze z zysków w niewłaściwy sposób. Zamieniając je na płynne aktywa nie posiadali gotówki, która w przyszłości była potrzebna do zapłacenia rachunków.

Konto jak barometr

Twoje firmowe konto jest barometrem stanu gotówki. Projektując przepływ środków pieniężnych weź pod uwagę następujące czynniki:

• czy będziesz mięć na koncie wystarczającą ilość gotówki, aby wypłacić wynagrodzenie za bieżący miesiąc?
• czy masz wystarczająco dużo gotówki, aby zapłacić za dużą fakturę, której termin płatności upływa niedługo?
• czy masz wystarczająca ilość gotówki, aby pokryć ewentualne zobowiązania, takie jak: pożyczki bankowe, rachunki za usługi komunalne, podatki od nieruchomości itp.

Odpowiadając na powyższe pytania przygotowujesz rachunek przepływu środków pieniężnych na przyszły okres, czyli prognozujesz posiadanie środków pieniężnych w danym okresie czasu.

Musisz na przykład przewidzieć jak będzie kształtowała się sprzedaż, jaki procent należności uda ci się odzyskać od dłużników, ile będziesz musiał wydać na płace pracowników oraz ile będziesz potrzebował na zapłacenie faktur pochodzących od dostawców. Planując wydatki i przychody powinieneś mięć świadomość, jak kształtują się one w krótkim okresie czasu, a także w dłuższych przedziałach. Przewidywany przepływ środków pieniężnych możesz sporządzić z krótkoterminowym wyprzedzeniem. Prognozowanie w dłuższym horyzoncie czasowym, może być obarczone dużymi błędami. Najlepiej jest stworzyć plan przepływu środków pieniężnych na co najmniej pół roku, a następnie jego comiesięczna aktualizację. W ten sposób szybciej dostrzeżesz ewentualne kłopoty i szybciej na nie zareagujesz.

Pamiętaj gotówka stanowi wizerunek funkcjonowania twojej firmy a przepływ środków pieniężnych jest jednym z najważniejszych narzędzi finansowych firm, jego znajomość powinna być obowiązkowa wśród przedsiębiorców.

Zarządzanie zapasami

Gromadzenie zapasów jest pozytywnym zjawiskiem, jednak znaczny ich nadmiar może doprowadzić cię do kłopotów. Nadmierne zapasy zalegają tylko w magazynie a ty płacisz odsetki od zaciągniętego kredytu na ich zakup.

Zdarza się, że zapasy znikają, lecz nie zawsze w taki sposób, który satysfakcjonowałby właściciela. Mogą zostać skradzione lub też może minąć data ich ważności i wtedy są tylko do wyrzucenia.

Jeżeli twój biznes związany jest z gromadzeniem pewnej ilości zapasów, wykorzystaj poniższe wskazówki do lepszego zarządzania nimi:

• Unikaj nadmiernych zamówień,
• Podziel zapasy na małe segmenty, zwracając uwagę na te towary, które przynoszą największe zyski, pamiętaj 80% twoich zysków pochodzi ze sprzedaży 20% asortymentu zapasów magazynowych
• Sprawdź czy system gospodarki magazynowej jest funkcjonalny, a pracownicy obsługujący go są odpowiednio przeszkoleni i wykonują dobrze powierzone im zadania
• Przeprowadzaj inwentaryzacje tak często jak to możliwe, przynajmniej zaś raz do roku
• Wybieraj rzetelnych dostawców towarów. Nie sugeruj się tylko cena, ale również niezawodnością dostaw

To,że zapasy są namacalną materią pozwala na efektywne zarządzanie nimi. Nie są one ani nieprzewidywalne tak jak to jest w przypadku sprzedaży ani nieokreślone tak jak marketing, więc pozwalają na zwiększenie rentowności firmy (im mniej zapasów spiszesz na straty tym większy będzie twój zysk) a także na przepływ środków pieniężnych (im mniej inwestujesz w zapasy tym więcej zostaje pieniędzy na twoim koncie).

Windykacja długów

Pożyczaniem pieniędzy zajmują się nie tylko banki ale również firmy. Ma to miejsce w momencie kiedy klient zakupi towar i nie zapłaci gotówką. Co prawda ma on 30 dni na uregulowanie faktury, ale w tym czasie ta sama gotówka, w której posiadaniu jest twój klient mogłaby zmniejszyć np. wielkość twojego zadłużenia w banku lub tez generować zyski na rachunku bieżącym.

W obecnych czasach klient stawiany jest na piedestale. Dzięki niemu twój biznes się kręci, bowiem ktoś musi kupować twoje produkty czy usługi. Jednak słowo ?klient? powinno być zastąpione słowem ?wypłacalny klient?, współcześni biznesmeni wiedza, że dobry klient to taki, który płaci za dostarczony mu towar.

Ściąganiem długów od niewypłacalnych klientów na początku działania małej firmy zajmuje się sam właściciel i z pewnością nie jest to przyjemne zajęcie.

Oto wskazówki, które mogą okazać się pomocne w życiu początkującego przedsiębiorcy:

• Nie każdy klient jest pożądany. Dobrzy klienci to tacy, którzy płaca należności w wyznaczonym terminie i nie uszczuplają twoich dochodów. Nie bądź naiwny i nie wierz bezkrytycznie klientom
• Zastosuj wnioski o odroczona płatność
• Zbadaj sprawozdanie finansowe klienta, któremu po raz pierwszy zamierzasz wysłać pierwszą dostawę towaru
• Analizuj każdy przypadek indywidualnie, zastanów się czy dany klient jest wypłacalny, czy wcześniej wywiązywał się z płatności w wyznaczonym terminie i czy dzięki niemu uda ci sie osiągnąć godziwy zysk, sprzedając mu towar na kredyt?
• Sprawdź kredytobiorcę. Udzielaj kredytów tak jak to robią banki – bardzo ostrożnie
• Ustalaj warunki między twoja firma a klientem dotyczące okresu płatności

Windykacja należności nie jest sprawa łatwa i przyjemną. Co zrobić by odzyskać swoje pieniądze i w jaki sposób? Ściągając długi pamiętaj o następujących aspektach:

• Sporządź listę firm, które winne są ci należności
• Im starsza należność tym mniej chętnie jest spłacana, dlatego wszczynając procedurę windykacyjną nie czekaj dłużej niż 45 dni zwłoki
• Zastosuj odsetki karne, w przypadku nie wypłacalnych klientów
• Nie dostarczaj towarów tym klientom, którzy nie dotrzymują warunków płatności
• Skorzystaj z usług firm windykacyjnych tylko w ostateczności. Metody stosowane przez takie firmy nie są łagodne. Ściągają one długi, ale równocześnie pozbawiają cię klienta, gdyż z pewnością nie skorzysta on z twoich usług mając do czynienia z tak drastycznymi środkami upominania się o swoje. Chodź z drugiej strony tobie potrzebni są tylko „dobrzy klienci”, a dobrzy = wypłacalni.

Jak podwyższyć rentownośc firmy?

Dla każdego właściciela firmy zwiększenie różnicy między pieniędzmi wpływającymi do firmy a wydatkami, na korzyść zysków, jest podstawowa sprawą. Nie ma jednak uniwersalnej metody na podwyższenie rentowności, niemniej jednak mówi się o trzech głównych sposobach zwiększenia zysków. Zalicza się do nich:

• zmniejszenie wydatków
• zwiększenie marzy
• zwiększenie sprzedaży

Tak, więc unikając metody prób I błędów współczesny przedsiębiorca rozumiejąc mechanizmy funkcjonowania biznesu I gospodarki, wie gdzie szukać przyczyn zmniejszających się zysków firmy.

Obniżanie wydatków

To, w jaki sposób kontrolujesz wydatki wpływa bezpośrednio na sposób funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Niemniej jednak istnieje różnica w sposobie redukowania kosztów pomiędzy zmianą usługodawcy na takiego, który świadczy podobne usługi za niższą cenę, a zmianą usługodawcy na takiego, który jest, co prawda tańszy, ale poziom jego usług odbiega od dotychczasowego poziomu. Gdy obniżasz jakość produktów czy tez usług w celu zredukowania cen może to przynieść więcej szkody niż pożytku.

Ograniczenie kosztów przeprowadzaj bardzo rozważnie biorąc pod uwagę wszystkie, a szczególnie długofalowe konsekwencje własnego działania. Jako właściciel przedsiębiorstwa należysz do osób, od których zależy w dużym stopniu jak do ograniczenia kosztów ustosunkowują się twoi pracownicy. Tak, więc zwracaj szczególną uwagę na kwestie związane z wydatkami I pilnuj by pieniędzy nie wydawać bezmyślnie. W momencie, gdy szef daje dobry przykład reszta podąży jego śladem.

W momencie, gdy ustalisz już sposób kontrolowania wydatków warto byś wprowadził program tak zwanego budżetowania zerowego. Polega on na tym, ze sporządzanie nowego rocznego budżetu rozpoczynasz od wyzerowania wszystkich jego pozycji. W tym celu powinieneś odrzucić założenie, że pieniądze wydane w ubiegłym roku są podstawą do ustalenia wydatków na rok bieżący. Sposób ten w wyraźny sposób zaprzecza temu, co stosuje większość firm. W większości przypadków przedsiębiorcy planują wydatki przyszłoroczne na podstawie wydatków ubiegłorocznych powiększonych o stała liczbę punktów procentowych. Kluczowym współczynnikiem jest współczynnik inflacji za poprzedni rok. Tak wiec w przypadku, gdy wskaźnik inflacji wyniósł 15 %, wszystkie planowane wydatki są równocześnie powiększone o 15 %. Zaleta budżetowania opartego na stałym wzroście wydatków jest prostota, wadą zaś to, że wydatek raz umieszczony w budżecie zostaje w nim stale I z roku na rok się powiększa a jego eliminacja możliwa jest tylko dzięki budżetowaniu zerowemu. Załóżmy planując wydatki na koszta reprezentacyjne ustalasz je w taki w sposób by kwoty ubiegłoroczne wydane na ten cel powiększyć o bieżący współczynnik inflacji. Stosując proces budżetowania zerowego musisz założyć, że wydatki te w ubiegłym roku wynosiły 0 zł. Z pewnością prognozowanie wydatków na następny rok jest bardzo pracochłonne, ale owocne, ponieważ z przyszłości wpłynie to na znaczne oszczędności.

Zasada 80/20

Poza stosowaniem budżetowania zerowego polityka kontroli wydatków wymaga również stosowania zasady 80/20. Zasada ta zakłada, że 80% pieniędzy idzie na pokrycie 20% kategorii kosztów. Poniżej przedstawiamy wskazówki dzięki, którym będziesz mógł efektywniej kontrolować wydatki:

• unikaj zatrudniania zbyt wielu pracowników
• automatyzuj prace wszędzie tam, gdzie to możliwe (nowoczesne technologie są zwykle tańsze niż ludzie)
• na bieżąco zajmuj się swoimi wydatkami nie czekając aż nadejdzie kryzys (stwórz program kontroli wydatków)
• obarczaj odpowiedzialnością za kontrole wydatków tych, którzy je generują

Hasło maksymalizacji zysków I kontroli wydatków powinno stać się przewodnim hasłem twojej firmy. Wszystko, co dotyczy kontroli wydatków ma bezpośredni wpływ na zyski, dlatego nie płac nie potrzebnych opłat bankowych, zanim zobowiążesz się zapłacić za usługę zawsze proś o przedstawienie szacunkowych kosztów. Poza tym zawsze pros o szczegółowe faktury. Nie chodzi o to by jedynym kryterium wyboru usług, z których korzysta twoja firma była cena, ale o to byś był na bieżąco z aktualnymi cenami na rynku, a tam gdzie to możliwe, żebyś zmieniał dostawców usług, albo wywierał nacisk na tych, z których usług obecnie korzystasz.

Zwiększanie marży i sprzedaży

Zwiększanie marży związane jest bezpośrednio z zwiększeniem różnicy pomiędzy cena sprzedaży a kosztem produktu lub usługi. Jeśli sprzedajesz swój produkt za 20 zł, z jego koszt (także transport) wynosi 15 zł, marża wyrażona w złotówkach równa się 5 zł. Podobnie jak przy obniżaniu wydatków – każda złotówka pochodząca z przychodu, wpływa bezpośrednio na podwyższenie zysku. Podnoszenie cen jest zwykle procesem tanim, więc kwota, o która podniesiesz ceną, podwyższy zysk, przy założeniu, że nie zmniejszy to obrotów. To czy klienci zaakceptują podwyżkę zależy od takich czynników jak konkurencja, dostęp do podobnych produktów na rynku, a także od stosunków, jakie panują między tobą a klientami.

Istotną sprawą jest bieżąca aktualizacja wysokości marży. Zwykle na początku roku dobrze jest podnieść ceny. Zawsze sprawdzaj o ile punktów procentowych podwyższasz cenę. Nie podnoś bezmyślnie cen wszystkich produktów o te samą liczbę punktów procentowych, tylko do każdego z nich podchodź indywidualnie.

Po tym jak wprowadziłeś do swojej polityki system budżetowania zerowego I zwiększyłeś marżę czas na podwyższenie sprzedaży. Taki sposób zwiększania zysków firmy jest z pewnością bardziej radosny niż „cięcia”. Wypuszczanie na rynek nowych produktów, zatrudnianie sprzedawców a także rozwijanie nowych form promocji zwiększa satysfakcje młodego przedsiębiorcy I powoduje, że wyniki jego pracy są wymierne i namacalne.