Zasady wypełniania ZUS RZA, ZUS RSA

Zasady wypełniania raportu o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA

Formularz ZUS RSAstanowi załącznik do formularza ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa. Płatnik składek sporządza formularz ZUS RSA w celu przekazania informacji:

• o wypłaconych świadczeniach,
• o przerwach w opłacaniu składek.

Na formularzu ZUS RSA płatnik sporządza:

• raport miesięczny,
• raport korygujący.

Formularz ZUS RSA stosuje się także w przypadku korygowania danych przekazanych do ZUS na wycofanym już formularzu ZUS RGA.

Podstawowe zasady wypełniania imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA: W przypadku gdy płatnik nie wypłaca ubezpieczonemu zasiłku/świadczenia  (tzn. pole „Kwota” jest puste lub wpisane jest „0,00”) – nie wypełnia się pola „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”.

W przypadku wypłaty zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy (kod 212, 214*, 311, 312, 313, 314, 331, 332, 333, 334), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazać liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu od i okresu do”, a w przypadku wypłaty świadczeń rehabilitacyjnych (kod 321, 322), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazywać liczbę świadczeń.

_________
* Kod 214 został wprowadzony od 1października 2003 r. Kod ten może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych za okres od października 2003 r. a służy  do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1stycznia 2003 r.

Od 1 października 2003 r. wprowadzone zostały kody wyrównań: 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338,  z tym że:

• kod świadczenia/przerwy 216 może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r. a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 2003 r.,
• kody świadczenia/przerwy 215, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338 mogą być wykazywane w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r. a służą do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 1999 r.

Kody te należy stosować w przypadku sporządzania raportu ZUS RSA w związku z dokonaniem dopłaty do wcześniej wypłaconego świadczenia danego rodzaju.

W przypadku wypłaty wyrównań zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy (kod 215, 216, 315, 316, 317, 318, 335, 336, 337 i 338), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazać liczbę dni  wynikającą z wyliczenia  „okresu od i okresu do”, a w przypadku wypłaty wyrównania świadczeń rehabilitacyjnych (kod 323, 324), w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazywać liczbę świadczeń.

Kod 211 – zasiłek porodowy, służy do wykazywania zasiłków porodowych przysługujących do 14 stycznia 2002 r. (nie należy stosować go w przypadku wypłaty dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka).

Od 1 października 2003 r. wprowadzony został kod 155, który może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r. a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia  do 31 grudnia 2003 r.

Okres przerw w opłacaniu składek o kodach 111,  121, 122,  151, 152, musi być wykazywany w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA (tj. „Data od” i „Data do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport).

Okres, za który zostało wypłacone świadczenie w razie choroby i macierzyństwa albo z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (kod 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334) oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie świadczenia (kod 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338) nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA (oznacza to, iż „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport).

Ogólne zasady sporządzania dokumentów rozliczeniowych, terminy ich przekazywania oraz formy przekazywania zostały omówione we wstępie do poradnika.

I. DANE ORGANIZACYJNE

W polu 01 – należy wpisać identyfikator raportu (numer/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.
Numer – oznacza numer raportu za dany miesiąc, przy czym:

• 01 – oznacza raport miesięczny,
• 02 – oznacza raport korygujący,
• 03-39 – oznacza każdy kolejny raport korygujący za ten miesiąc.

Numery od 40 do 49 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych  przez płatników, którzy w trakcie miesiąca uzyskali  lub utracili status zakładu pracy chronionej lub aktywności zawodowej i zobowiązani są złożyć za dany miesiąc dwa komplety dokumentów rozliczeniowych.

Numery od 51 do 69 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za świadczeniobiorców  przez powiatowe urzędy pracy, wojskowe biura emerytalne, Zakład Emerytalno-Rentowy MSWiA, Biuro Emerytalne Służby Więziennej, jednostki organizacyjne pomocy społecznej albo wójtów, burmistrzów i prezydentów miast, za osoby pobierające świadczenia rodzinne oraz za osoby korzystające ze świadczeń pomocy społecznej, banki i inne podmioty za świadczeniobiorców, którym wypłacają emerytury lub renty z zagranicy lub renty strukturalne.

Numery od  51 do  89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych  składanych za emerytów i rencistów oraz osoby pobierające zasiłek przedemerytalny lub świadczenie przedemerytalne przez Zakład  Ubezpieczeń Społecznych.

Numery od 70  do 79 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych  składanych za sędziów i prokuratorów oraz za żołnierzy i funkcjonariuszy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego.

Numery od 80 do 89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych  składanych  przez syndyka masy upadłościowej za okres od dnia ogłoszenia upadłości.
Numery od 90 do 99 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych przez ZUS za osoby pobierające zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub przebywające na urlopach wychowawczych, którym zasiłek za okres do 30 kwietnia 2004 r. wypłacał ZUS.

W polu 02 – należy wpisać kolejny numer kartki raportu ZUS RSA.

II.  DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

W polu 01 – należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
W polu 02 – należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z ewentualnymi „0”).
Pola  03 – 05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 – należy wpisać PESEL – numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w dokumencie zgłoszeniowym.
Pola  07 – 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/ miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

BLOK III –  przeznaczony jest dla jednej osoby ubezpieczonej

III.A.  DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.

W imiennych raportach miesięcznych należy podawać imię i nazwisko ubezpieczonego oraz jego numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – numer NIP. A jeżeli ubezpieczonemu nie nadano również numeru NIP,  należy podawać serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

W polu 01 – należy wpisać nazwisko (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską) w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.

W polu 02 – należy wpisać imię (pierwsze) w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.

W polu 03 – należy wpisać kod typu identyfikatora P – PESEL, a w przypadku jego braku:

• N – NIP,
• 1 – dowód osobisty,
• 2 – paszport.

W polu 04 – należy wpisać numer podanego identyfikatora.

III.B.  RODZAJE I OKRESY PRZERW W OPŁACANIU SKŁADEK I ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ/WYNAGRODZEŃ ZA CZAS ABSENCJI CHOROBOWEJ

W polu 01 – należy wpisać, zgodnie z załącznikiem do niniejszego poradnika,  sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia.
W polu 02 – należy wpisać trzyznakowy kod świadczenia lub kod przerwy.
W polach 03 i 04 – należy podać okres przerwy w opłacaniu składek lub okres wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej:

• w polu 03 – należy wpisać datę, od kiedy nastąpiła przerwa w opłacaniu składek lub nastąpiła wypłata świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej (dzień/miesiąc),
• w polu 04 – należy wpisać datę, do kiedy trwała przerwa w opłacaniu składek lub trwała wypłata świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej (dzień/miesiąc).

W polu 05 – należy wpisać liczbę dni zasiłkowych lub liczbę wypłat.
W polu 06 – należy wpisać kod choroby.
W polu 07 – należy wpisać kwotę wypłaconych świadczeń lub wynagrodzenia za czas absencji chorobowej.

BLOKI  IV- X  –  przeznaczone są dla kolejnych osób ubezpieczonych

W przypadku  gdy dla jednego ubezpieczonego występuje więcej niż jedna sytuacja, dla której należy sporządzić raport o wypłaconych świadczeniach/wynagrodzeniach i/lub przerwach w opłacaniu składek, należy wypełnić kolejne bloki.

BLOKI  IV(IV.A i IV.B), V(V.A i V.B), VI(VI.A i VI.B) – należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III(III.A i III.B).

W przypadku wypełniania dla jednego ubezpieczonego więcej niż jednego bloku danych, należy podać ten sam typ i numer identyfikatora.

W polu 03 – należy wpisać kwotę, stanowiącą sumę wartości pól: III.B.07 + IV.B.07 + V.B.07 + VI.B.07.

BLOKI  VII(VII.A i VII.B), VIII(VIII.A i VIII.B), IX (IX.A i IX.B), X(X.A i X.B) – należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III (III.A i III.B).

W polu 04 – należy wpisać kwotę, stanowiącą sumę wartości pól: VII.B.07 + VIII.B.07 + IX.B.07 + X.B.07.

XI.  OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 15 02  2005.
W polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.
W polu 03 – należy umieścić pieczątkę imienną oraz podpis głównego księgowego.
W polu 04 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeżeli płatnik ją posiada).

Fragment pochodzi z opracowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pt. „Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych” – kwiecień 2006 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych