Zasady wypełniania ZUS ZWPA, ZUS ZBA, ZUS ZAA, ZUS RCA

Zasady wypełniania imiennego raportu miesięcznego o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA

Formularz ZUS RCA stanowi załącznik do formularza ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Na formularzu ZUS RCA płatnik sporządza:

• raport miesięczny,
• raport korygujący,
• w którym rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i/lub na ubezpieczenie zdrowotne  oraz zasiłki wypłacone z budżetu państwa.

Formularz ZUS RCA stosuje się także w przypadku korygowania danych przekazanych do ZUS na wycofanym już formularzu ZUS RNA.

Ogólne zasady sporządzania dokumentów rozliczeniowych, terminy ich przekazywania oraz formy przekazywania zostały omówione we wstępie do poradnika.

I. DANE ORGANIZACYJNE

W polu 01 – należy wpisać identyfikator raportu (numer/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.
Numer – oznacza numer raportu za dany miesiąc, przy czym:

• 01 – oznacza raport miesięczny
• 02 – oznacza raport korygujący
• 03-39 – to kolejne numery raportów korygujących za ten miesiąc.

Numery od 40 do 49 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych  przez płatników, którzy w trakcie miesiąca uzyskali  lub utracili status zakładu pracy chronionej lub aktywności zawodowej i zobowiązani są złożyć za dany miesiąc dwa komplety dokumentów rozliczeniowych.

Numery od 51 do 69 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za świadczeniobiorców  przez powiatowe urzędy pracy, wojskowe biura emerytalne, Zakład Emerytalno-Rentowy MSWiA, Biuro Emerytalne Służby Więziennej, jednostki organizacyjne pomocy społecznej albo wójtów, burmistrzów i prezydentów miast, za osoby pobierające świadczenia rodzinne oraz za osoby korzystające ze świadczeń pomocy społecznej, banki lub inne podmioty za świadczeniobiorców, którym wypłacają emerytury lub renty z zagranicy albo renty strukturalne.

Numery od  51 do  89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za emerytów i rencistów oraz osoby pobierające zasiłek przedemerytalny lub świadczenie przedemerytalne przez Zakład  Ubezpieczeń Społecznych.

Numery od 70  do 79 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych  składanych za sędziów i prokuratorów oraz za żołnierzy i funkcjonariuszy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego.

Numery od 80 do 89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych  składanych  przez syndyka masy upadłościowej za okres od dnia ogłoszenia upadłości.

Numery od 90 do 99 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych przez ZUS za osoby pobierające zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub przebywające na urlopach wychowawczych, którym zasiłek za okres do 30 kwietnia 2004 r. wypłacał ZUS.

W polu 02 – należy wpisać kolejny numer kartki raportu ZUS RCA. Jeżeli płatnik składek sporządza raport za więcej niż czterech ubezpieczonych, zobowiązany jest wypełnić kolejną kartkę raportu ZUS RCA.

II.  DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

W polu 01 – należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 – należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z ewentualnymi „0”).

Pola  03 – 05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 – należy wpisać PESEL – numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w dokumencie zgłoszeniowym.

Pola  07 – 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

BLOK III –  przeznaczony jest dla jednej osoby ubezpieczonej

III.A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.

W imiennych raportach miesięcznych należy podawać imię pierwsze i nazwisko ubezpieczonego oraz numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – numer NIP, a jeżeli ubezpieczonemu nie nadano również numeru NIP,  należy podawać serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

W polu 01 – należy wpisać nazwisko (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską) w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA lub w IV bloku dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.

W polu 02 – należy wpisać imię (pierwsze) w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.

W polu 03 – należy wpisać kod typu identyfikatora P – PESEL, a w przypadku jego braku:

• N – NIP,
• 1 – dowód osobisty,
• 2 – paszport.

W polu 04 – należy wpisać numer podanego identyfikatora.

III.B.  ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

W polu 01 – należy wpisać, zgodnie z załącznikiem do niniejszego poradnika,  sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń.

Pole 02 – należy  wypełnić w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W polu tym należy wpisać:

• 1 – w przypadku gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony,
• 2 – w przypadku gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał płatnik składek,
• 3 – w przypadku gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

W polu 03 – należy wpisać wymiar czasu pracy, określony w umowie o pracę, w postaci ułamka zwykłego, np.:

• 1/1 – dla pełnego wymiaru czasu pracy,
• 1/2 – dla połowy wymiaru czasu pracy,
• 3/4 – dla trzech czwartych wymiaru czasu pracy,
• 7/8 – dla siedmiu ósmych wymiaru czasu pracy lub
• 150/176 – gdy wymiar czasu pracy określony jest w godzinach.

W polu 04 – należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która powinna zostać ustalona  zgodnie z  art. 18 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137,  poz. 887 z późn. zm.) oraz rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161,  poz. 1106 z późn. zm.).

Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi:

• w 1999 r. – 50 375,22 zł
• w 2000 r. – 54 780,00 zł
• w 2001 r. – 62 940,00 zł
• w 2002 r. – 64 620,00 zł
• w 2003 r. – 65 850,00 zł
• w 2004 r. – 68 700,00 zł
• w 2005 r. – 72 690,00 zł.
• w 2006 r. – 73 560,00 zł.

W polu 05 – należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe, która powinna zostać ustalona zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie wypadkowe nie stosuje się ograniczenia, o którym mowa w przypadku podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W przypadku gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe jest wyższa niż ograniczona do 250% podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, w polu 05  wpisuje się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe.

W polu 06 – należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, która powinna zostać ustalona zgodnie z art. 81-82  ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. nr 210, poz. 2135).

W polu 07 – należy wpisać kwotę składek na ubezpieczenie emerytalne, finansowaną przez ubezpieczonego*.

W polu 08 – należy wpisać kwotę składek na ubezpieczenia rentowe, finansowaną przez ubezpieczonego*.

W polu 09 – należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie chorobowe*.

W polu 10 – należy wpisać kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne.

W polu 11 – należy wpisać kwotę składek na ubezpieczenie emerytalne, finansowaną przez płatnika składek*.

W polu 12 – należy wpisać kwotę składek na ubezpieczenia rentowe, finansowaną przez płatnika składek*.

W polu 13 – należy wpisać kwotę składki na ubezpieczenie wypadkowe*.

W polu 14 – należy wpisać kwotę, o jaką obniżono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego (maksymalnie 7% wynagrodzenia pracownika stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowej składki na ubezpieczenia społeczne).

W polu 15 – należy wpisać łączną kwotę składek stanowiącą sumę wartości pól: 07+08+09+10+11+12+13.
_____________
* Zakłady pracy chronionej i zakłady aktywizacji zawodowej w stosunku do osób niepełnosprawnych,  zakłady pracy zatrudniające poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, w stosunku do osób zaliczonych do umiarkowanego i znacznego stopnia niepełnosprawności oraz zakłady pracy zatrudniające co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem w wysokości co najmniej 6% w stosunku do zatrudnionych osób niepełnosprawnych – za osoby zaliczone do znacznego, umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, w polach 07-13 wpisują kwoty składek należne od ubezpieczonego i od płatnika składek, niezależnie od tego, że są one finansowane przez budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

W przypadku osób duchownych, w polach 07-13 wpisuje się kwoty składek należnych od ubezpieczonego i od płatnika, odpowiednio do wysokości podlegającej finansowaniu przez ubezpieczonego i Fundusz Kościelny.

W przypadku gdy kwota podstawy wymiaru składek dla danego ubezpieczonego jest wyższa niż 999999,99 zł, należy wypełnić jeszcze jeden raport, dzieląc kwotę podstawy wymiaru składek.

III.C.  ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ FINANSOWANYCH Z BUDŻETU PAŃSTWA

W polu 01- należy wpisać liczbę osób, na które wypłacony został zasiłek rodzinny.

W polu 02 – należy wpisać kwotę wypłaconego zasiłku rodzinnego.

W polu 03 – należy wpisać kwotę wypłaconego zasiłku wychowawczego należnego za okres do 30 kwietnia 2004 r. i/lub sumę kwot wypłaconych ubezpieczonemu dodatków do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka, kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego, rozpoczęcia roku szkolnego, podjęcia przez dziecko nauki w szkole poza miejscem zamieszkania.

W polu 04 – należy wpisać liczbę osób, na które wypłacony został zasiłek pielęgnacyjny.

W polu 05 – należy wpisać kwotę wypłaconego zasiłku pielęgnacyjnego.

W polu 06 – należy wpisać łączną kwotę zasiłków, stanowiącą sumę wartości pól: 02 + 03 + 05.
 
BLOKI  IV-VI – przeznaczone są dla kolejnych osób ubezpieczonych lub dla
tej samej osoby ubezpieczonej, w przypadku gdy rozliczenie następuje z różnymi sześcioznakowymi kodami tytułu ubezpieczenia lub z tym samym sześcioznakowym kodem tytułu ubezpieczenia, jeżeli kwota podstawy wymiaru składek jest wyższa niż 999999,99 zł.

IV.A.  DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.A. W przypadku wypełniania dla jednej osoby więcej niż jednego bloku danych, należy podać ten sam typ i numer identyfikatora.

IV.B.  ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.B.

IV.C. ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ FINANSOWANYCH Z BUDŻETU PAŃSTWA

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.C.

W polu 03 – należy wpisać kwotę stanowiącą sumę wartości pól: III.B.15 + III.C.06 + IV.B.15 + IV.C.06.

V.A.  DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.A.

V.B.  ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.B.

V.C.  ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ FINANSOWANYCH Z BUDŻETU PAŃSTWA

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.C.

VI.A.  DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.A.

VI.B.  ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.B.

VI.C.  ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ FINANSOWANYCH Z BUDŻETU PAŃSTWA

Należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III.C.

W polu 04 – należy wpisać kwotę stanowiącą sumę wartości pól: V.B.15 + V.C.06 + VI.B.15 + VI.C.06.

VII. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 15 02 2005.

W polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.

W polu 03 – należy umieścić pieczątkę imienną oraz podpis głównego księgowego.

W polu 04 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeżeli płatnik ją posiada).

W polu 01 – osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Fragment pochodzi z opracowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pt. „Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych” – kwiecień 2006 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych