Ranking kont firmowych Ranking kont osobistych

Zwolnienie pracownika

Zwalnianie nawet kiepskich pracowników nie należy z pewnością do łatwych i przyjemnych decyzji. Zanim zdecydujesz się na ten krok, przemyśl jeszcze raz dokładnie wszystkie za i przeciw. Może da się mimo wszystko tego uniknąć.

Zanim zwolnisz pracownika

Przypuśćmy, że zatrudniłeś parę miesięcy temu nowego pracownika. Na początku myślałeś, że był to trafiony wybór. Z przeprowadzonego z nim wywiadu wywnioskowałeś, że będzie to osoba, która idealnie wpasuje się w koncepcję twojej firmy. Niestety, już po kilku dniach zorientowałeś się, że ta osoba jest wyjątkowo leniwa, nieodpowiedzialna i w dodatku gorliwie dąży do popsucia atmosfery w twojej firmie, siejąc ferment na prawo i lewo. Każdy następny miesiąc przynosił kolejne rozczarowania. Nowy pracownik nie robił żadnych postępów, nawet do tego nie dążył.

W takim wypadku nie pozostaje ci nic innego, jak zacząć rozważać możliwość zwolnienia ignoranta. To nie jest łatwa decyzja, zważywszy że owy pracownik ma na utrzymaniu bezrobotną żonę i czwórkę małych dzieci. Twoja decyzja byłaby dla niego katastrofą. Pozostali pracownicy komentowaliby to prawdopodobnie jako przykład twojego
okrucieństwa. Z drugiej jednak strony musisz myśleć o firmie, jej przyszłości. Masz świadomość tego, że pewne reguły obowiązują wszystkich bez wyjątku pracowników.

Co z takim fantem zrobić? Jak wybrnąć z tej kłopotliwej sytuacji? Czy zwlekać z podjęciem decyzji o zwolnieniu pracownika?

Może się zdarzyć, że gdy nadejdzie chwila, kiedy będziesz musiał powiadomić go o swojej decyzji, zaczną cię dręczyć wyrzuty sumienia, że wina jednak leży po twojej stronie. To nic, że przewinienia pracownika były ewidentne. Już sam fakt zwolnienia traktowany jest jako zawodowa porażka. No bo jak masz zwolnić osobę, której zaufałeś, zaoferowałeś zatrudnienie. Nachodzą cię ponure myśli, że gdzieś, w którymś momencie rekrutacji popełniłeś błąd. Aby uniknąć tego nieprzyjemnego uczucia, powinieneś się upewnić, że zrobiłeś wszystko, by uniknąć takiego obrotu spraw.

Kilka pytań do samego siebie

Zanim zdecydujesz się zwolnić pracownika, zadaj sobie kilka szczerych pytań. Odpowiedzi na nie upewnią cię w tym, że dobrze robisz, decydując się na ten przykry krok. Oto one:

  • Czy poinformowałem pracownika o obowiązujących w firmie regułach i sposobie wykonywania pracy?
  • Czy dałem pracownikowi jasno do zrozumienia, czego od niego oczekuję?
  • Czy informowałem go o tym, jak zapatruję się na jego pracę i postępy w pracy?
  • Czy sprecyzowałem konsekwencje, na które może być narażony, jeśli nie zmieni swego stosunku do wykonywanej pracy?
  • Czy dałem mu wystarczającą ilość czasu na poprawę?

Jeśli uważasz, że to zrobiłeś, możesz przestać się obwiniać. Nie chodzi o to, żeby od razu całą winą za sytuację obarczyć pracownika. Trzeba jednak uzmysłowić pracownikowi, że to z jego strony są niedociągnięcia. Przecież to jemu powinno przede wszystkim zależeć na jakości swojej pracy. Tym bardziej że w dobie wysokiego bezrobocia, zdaje sobie chyba sprawę, jak bardzo popłaca szanowanie pracy i rzetelne jej wykonywanie.

Tak więc zwalniamy pracownika, gdyż nie spełnia on pokładanych w nim nadziei i oczekiwań. Ale bywają też inne powody zwalniania pracowników. Może to być ewidentne złamanie podstawowych zasad pracy (kradzież, pijaństwo) lub zwolnienia ratujące finanse firmy (zwolnienia indywidualne, grupowe). Do tych ostatnich wrócimy
w dalszej części rozdziału.

Skandaliczne naruszenie zasad pracy

W niektórych sytuacjach nie pozostaje nic innego, jak błyskawicznie zareagować na zaistniałą sytuację. Wyobraź sobie, że któryś z pracowników popełnił taki występek, który albo grozi więzieniem, albo podlega karze grzywny. W dodatku pracownik ten negatywnie wpływa na współpracowników. Mowa tu o kradzieży, narkotyzowaniu się w pracy, fałszowaniu dokumentów, oszukiwaniu przełożonych, braniu łapówek, używaniu przemocy fizycznej bądź psychicznej wobec innych pracowników.

Chyba nie ma żadnych wątpliwości, że takie postawy kwalifikują się do natychmiastowego zwolnienia winnego. O ile pracownik, który nie spełnia twoich oczekiwań, może po cichu liczyć na kredyt zaufania i wyrozumiałość z twojej strony, to pracownik zachowujący się jak przestępca sam sobie kopie grób.

W jaki dzień tygodnia zwalniać?

Może się to wydawać banalne, ale takie szczegóły jak dzień tygodnia mogą mieć znaczenie zarówno dla ciebie, jak i zwalnianego pracownika. Generalnie lepiej uczynić to w piątek niż w poniedziałek. W żadnym wypadku nie w dniu poprzedzającym jakieś święto, szczególnie takie jak Boże Narodzenie albo, co gorsza, urodziny czy Dzień Kobiet. Trudno byłoby znaleźć przejaw większego nietaktu. Jeśli zdecydujesz się na piątek, to też nie pod sam koniec dnia, bo pracownik gotów jest pomyśleć, że boisz się konfrontacji z innymi pracownikami lub po prostu chcesz mieć tę sprawę z głowy przed weekendem. Wszyscy współpracownicy mogą interpretować to jako ucieczkę od rzetelnych wyjaśnień i dyskusji ze zwalnianym.

Tak czy owak, zwolnienie w piątek powoduje, że pracownik ma cały weekend na otrząśnięcie się z szoku, przetrawienie twojej decyzji, podzielenie się nią na spokojnie z rodziną, znajomymi, a być może już rozpoczęcie planowania dalszej przyszłości. Nawet jeśli pracownik spodziewał się takiego obrotu spraw, długo jeszcze będzie miał w uszach twoje „przykro mi”. Ty zresztą też. Takie niewygodne, nawet dawno oczekiwane i z góry zaplanowane rozmowy, zawsze wywołują silne emocje u obu stron. Decydując się na piątek, być może oszczędzasz zwalnianemu wstydu przed innymi pracownikami i ich mniej lub bardziej szczerymi próbami pocieszenia oraz bombardowania go pytaniami. Także tobie łatwiej będzie odreagować stres przez weekend, kiedy możesz się do tego trochę zdystansować. W tygodniu myśl ta paraliżowałaby twoją pracę.

Moralność zwolnionego

Powinieneś zdawać sobie sprawę, że zwalniany pracownik wcale nie musi wykazywać się uczciwością, lojalnością i dalszym utożsamianiem się z firmą, szczególnie jeśli uważa, że niesprawiedliwie postąpiłeś zwalniając go. W ramach rozgoryczenia możliwe, że pokusi się na mały odwet, działając na szkodę firmy. Co może na przykład zrobić?

Wszystko zależy od zajmowanego przez niego stanowiska, zakresu kompetencji, no i oczywiście układów w firmie. W skrajnych przypadkach może narazić firmę na stratę finansową, zakładając nawet, że nie będzie chciał jej chciał podpalić. Prędzej wyniesie albo skasuje jakieś ważne dane w komputerze, niwecząc pracę swoją lub innych. Możliwe, że w ramach słodkiej zemsty, będzie chciał przekazać jakieś poufne informacje konkurencji lub wykorzysta je w poszukiwaniu nowego zajęcia.

Dlatego też planując zwolnienie danego pracownika, należy zastanowić się, jakie zagrożenie może on stworzyć, pozostając na swoim stanowisku pracy już po poinformowaniu go o zwolnieniu. W przypadku zwolnienia o charakterze dyscyplinarnym można zaproponować pracownikowi niestawienie się w pracy. Przy zwolnieniach z powodów o mniejszym kalibrze warto poinformować pracownika o tym, co mu nadal wolno, a czego już nie, jak np. korzystanie z danych zarezerwowanych wyłącznie dla wybranych pracowników, zostawanie samemu w pracy po godzinach itp.

Kultura rozstania

Jeżeli już rozstajesz się z pracownikiem, zwróć uwagę na to, aby odbyło się to w sposób zarówno stanowczy, jak i kulturalny. Niech sposób rozstawania się z pracownikami w twojej firmie będzie wzorem dla innych pracodawców. Pamiętaj bowiem, że forma i styl, w jakim zwalniasz pracownika może wyjść daleko poza granice twojej firmy. Poza tym pozostali pracownicy mogą podświadomie wyobrażać sobie siebie w podobnej sytuacji.
Jeśli zwalniasz pracowników z hukiem, w sposób chłodny, bezczelny, bez najmniejszego zainteresowania ich przyszłością, zaszczepisz automatycznie lęk i niepewność wśród pozostałych pracowników. Możesz zacząć wzbudzać w nich niechęć i cichy bunt.

Zwalniany pracownik ma prawo spokojnie rozstać się ze swoim stanowiskiem, poukładać ostatnie sprawy, przekazać obowiązki osobie, która zajmie jego miejsce, poinformować swoich klientów odejściu, aby nie byli zaskoczeni nowym głosem w słuchawce.

Klienci i inne osoby z zewnątrz postrzegają twoją firmę przez pryzmat konkretnych pracowników. Czasem jest to tak mocne przyzwyczajenie, że zmiana pracownika może spowodować u nich pewne rozczarowanie. Pociesz się, że czasem może być dokładnie na odwrót!

Jak przeprowadzić tę trudną rozmowę

Przede wszystkim należy ją przeprowadzić. Niewybaczalne jest wezwanie pracownika do siebie, wręczenie mu zwolnienia i wyproszenie go za drzwi. Ci, którzy tak postępują i cieszą się faktem, że mają to już z głowy, są marnymi pracodawcami, nawet jeśli dobrze płacą. Rażąca znieczulica odpycha od firmy zamiast do niej przyciągać.

Nie twierdzimy, że rozmowa będzie lekka, bezstresowa i przyjemna, ale jej przeprowadzenie świadczy o twojej dojrzałości w kierowaniu organizacją.

Przygotowanie do rozmowy

Aby taka rozmowa nastręczała mniej trudności, musisz być do niej bardzo dobrze przygotowany i odpowiednio nastawiony psychicznie. Oznacza to między innymi, że musisz być w pełni przekonany co do słuszności i nieodwracalności podjętej przez siebie decyzji.

Jeśli nie będziesz przygotowany, pracownik wyczuje twoje wahanie i może chcieć je wykorzystać, żywiąc nadzieję, że może zmienisz decyzję. Jeśli już postanowiłeś go zwolnić, bądź konsekwentny. Nawet jeśli dobre serce podpowiada ci, żeby dać mu jeszcze jedną szansę, nie rób tego. Pamiętaj jednak, że każda reguła ma wyjątki.

Chyba nie trzeba zaznaczać, że rozmowa nie powinna odbywać się przy udziale osób trzecich. Najbezpieczniej odbyć ją miejscu, w którym nikt nie będzie wam przeszkadzał. Może to być twój gabinet lub sala konferencyjna. Warto jeszcze przed rozmową poprosić innych, by wam nie przeszkadzano. Wyłącz telefon komórkowy i, jeśli to możliwe, odłóż słuchawkę telefonu stacjonarnego. Załatw też wszystkie pilne sprawy, żebyś nie myślał o nich w trakcie rozmowy i podświadomie nie dążył do skrócenia czasu jej trwania.

Przebieg rozmowy

Rozmowę możesz rozpocząć od podania pracownikowi powodów swojej decyzji. Można spisać je sobie wcześniej na kartce. Wszystkie powody powinny być oparte na faktach, a nie domysłach i przypuszczeniach. Oczywiście po kilku zdaniach wstępu wypowiesz sakramentalne „… i podjąłem decyzję o zwolnieniu pana z pracy”.

Mimo łagodnego doboru słów ich ciężar spowoduje, że stan napięcia osiągnie apogeum. Wystrzegaj się takich sformułowań, jak „chyba będziemy musieli się rozstać” lub jeszcze gorzej „muszę pana zwolnić, nie pozostawił mi pan wyboru”. Jednocześnie trzeba prędzej czy później podać zwalnianemu kopię wypowiedzenia, mówiąc mniej więcej tak: „Panie Michale, podpis na kopii wymówienia oznacza, że został pan poinformowany o mojej decyzji. Jeśli uważa ją pan za krzywdzącą, może się pan od niej odwołać w ustawowym terminie.”

Poza tym należy poinformować pracownika o wszystkich sprawach technicznych związanych z odejściem, czyli dacie opuszczenia miejsca pracy, dokumentach do odbioru, sprawach finansowych itp. Oczywiście jeśli czujesz, że pracownik tego potrzebuje, powinieneś przeprowadzić z nim niezobowiązującą rozmowę na temat tego, co oznacza twoja decyzja w jego życiu. Jeśli zauważysz, że odnosi się on niechętnie do twoich prób załagodzenia sytuacji poprzez przejście na mniej „formalny” ton, nie wysilaj się i poprzestań na życzeniu mu powodzenia w dalszej karierze zawodowej. Niezależnie od tego, czy go lubisz czy nie, staraj się sprawiać wrażenie, że nie jest ci on do końca obojętny. Dla wielu pracodawców nie będzie to trudne, gdyż właśnie takie uczucie będzie wypływało z ich wnętrza.

Inni też mają prawo wiedzieć o twojej decyzji

Zwolnienie jednego pracownika ma wpływ na pozostałych. Pamiętaj, że decyzję o zwolnieniu któregoś z pracowników powinieneś jak najszybciej podać do wiadomości publicznej, oczywiście wewnątrz firmy. Zrób to szybko, zanim zrobi to za ciebie zwalniany przez ciebie pracownik, którego wersja wydarzeń może bardzo odbiegać od rzeczywistej w związku z jego rozżaleniem i rozczarowaniem. Poza tym ludziom należy się prawda, w innym przypadku będą oni snuć różnego rodzaju domysły.

Dyskretnie

Jeśli już mowa o domysłach, uważaj, żebyś nie opowiadał innym o twoich planach co do zwolnienia, chyba że potrzebujesz konsultacji w tej sprawie. Rób to jednak rozważnie i ostrożnie. Poniżej poziomu przyzwoitości jest sytuacja, w której przeznaczony do zwolnienia pracownik dowiaduje się o tym ostatni i to nie z twoich ust, ale z ust dobrze poinformowanych „życzliwych”. To ty na tym tracisz, nawet jeśli nie miałeś złych intencji.

Pracownik sam się zwalnia

Zdarza się, że to nie ty decydujesz o odejściu pracownika, a on sam odchodzi z własnej woli. Być może zmuszają go do tego okoliczności rodzinne, a może dostał ciekawszą ofertę? Tak czy inaczej, dla ciebie odchodzący z nieprzymuszonej woli pracownik jest cennym źródłem informacji.

Warto się zatem zastanowić, czy nie byłoby dobrze zapytać go, co sądzi o warunkach pracy w twojej firmie, co może powiedzieć na temat wad i zalet zajmowanego przez niego stanowiska, czy jest coś, co z jego punktu widzenia powinno zostać kategorycznie zmienione. Uzyskane odpowiedzi mogą ci pomóc w ewentualnych zmianach w organizacji pracy i samych warunków pracy.

Dlaczego pracownik się zwalnia?

To, że pracownik się zwalnia, może wynikać z różnych powodów. Część z nich może nie mieć nic wspólnego z firmą. Najczęściej ma to miejsce wtedy, jeśli rotacja pracowników w firmie nie jest zbyt duża. W końcu nie na co dzień zdarzają się sytuacje losowe zmuszające do zmiany pracodawcy. Z kolei częste zwalnianie się pracowników może być uzasadnionym źródłem niepokoju. Trzeba sobie wtedy zadać pytanie, dlaczego nie jestem w stanie utrzymać swoich pracowników.

W szpitalu w Danderyd (Sztokholm) rotacja pracowników, zatrudnionych w firmie obsługującej sprzątanie szpitala i przewożenie pacjentów i próbek, jest bardzo duża. Rzadko się zdarza, żeby ktoś pracował tam dłużej niż 2 lata. Praca jest ciężka i stosunkowo słabo opłacana. To, że taka tendencja istnieje od wielu lat nie dziwi kadry zarządzającej. Zdaje sobie ona sprawę z nieatrakcyjności tego zajęcia, wykonywanego głównie przez emigrantów słabo znających język szwedzki. Z kolei ludzie zajmujący w tej firmie kierownicze stanowiska bardzo rzadko z nich rezygnują.

Powyższy przykład pokazuje, że pracodawca nie zawsze może mieć do końca wpływ na dużą rotację pracowników w firmie. Czasami nie wynika z ewidentnych zaniedbań pracodawcy, ale z samego charakteru pracy.

Niespełnione oczekiwania

To, że pracownicy odchodzą z firmy, oznacza zazwyczaj, że pracodawca nie spełnia ich oczekiwań. Jeśli pracownicy są usatysfakcjonowani charakterem pracy, atmosferą i zarobkami, będą dążyć do pozostania w firmie. A jeśli nawet któryś z pracowników wyższej postawionych w hierarchii firmy zechce odejść, o niczym złym raczej to nie świadczy.

Gorzej, gdy pracownicy zaczną lawinowo zwalniać się z pracy. Może to być uzasadnione tym, że firma słabo stoi i że nic nie wróży jej odbicia się od dna. W takim wypadku pracownicy czują lęk przed przymusowym zwolnieniem i sami wolą odejść. W dobie wysokiego bezrobocia każdy woli dodatkowo się zabezpieczyć.

Zła atmosfera

Częstym powodem rezygnacji pracowników są: zła atmosfera w firmie i brak możliwości rozwoju. To, że pracownik dobrze czuje się w firmie, często jest rekompensatą za mniej atrakcyjną pensję. Wszystko oczywiście w pewnych granicach. Jeśli czujesz, że pracownik wciąż podnosi swoje kwalifikacje, rozwija się i jest coraz bardziej efektywny w pracy, zastanów się nad podwyżką. Pamiętaj, że możesz go kiedyś stracić. Konkurencja nie śpi. Czasem ktoś może przejąć od ciebie osobę, którą ciężko jest zastąpić kimś innym. Z reguły upływa sporo czasu, zanim nowo przyjęta osoba nabywa takie kompetencje i możliwości, jakimi dysponował utracony pracownik. Rozważ zatem, co ci się na dłuższą metę bardziej opłaca.

Zwolnienia związane ze słabą kondycją firmy

Wcześniej mówiliśmy głównie o zwolnieniach wynikających z miernego wykonywania pracy, przekroczenia w sposób rażący przepisów lub innych powodów obarczających głównie pracownika. Nierzadko jednak trzeba zwolnić kogoś, kto wcale na to nie zasłużył, kto rzetelnie wykonywał swoją pracę. Zrozumiałym jest fakt stosowania przez wiele firm programu cięcia kosztów poprzez redukcję etatów. Niestety trzeba pamiętać, że każdy pracownik jest dla firmy dodatkowym obciążeniem finansowym, tym bardziej, jeśli dużo zarabia. Aby przetrwać na rynku, trzeba oferować jak najbardziej konkurencyjne ceny produktów i usług. Wpływ na wysokość ceny ma koszt produkcji tych pierwszych i świadczenia tych drugich. Dlatego też nierzadko pracodawcy pozbywają się pracowników łącząc etaty. Wychodzą z założenia, że to, co może zrobić dwóch pracowników pracując w normalnym tempie, równie dobrze wykona jeden pracownik dwojąc się i trojąc. Twarde prawa rynku? Pewnie tak, trzeba jednak pamiętać o pewnych obwarowaniach odnośnie zwolnień indywidualnych i grupowych, a także dobrowolnych odejść. Oczywiście zanim do tego dojdzie, trzeba się zastanowić, kto powinien pójść na pierwszy ogień.

Kogo wytypować do zwolnienia?

Decydując się na zwolnienia indywidualne lub grupowe, z jednej strony działasz w obronie kondycji firmy, a z drugiej strony odcinasz być może komuś jedyne źródło utrzymania. Kogo zatem wytypować do zwolnienia? Czy ma to być osoba młoda, bez dużych obciążeń finansowych, której może pomogą rodzice? Czy może któryś z menedżerów, który ciągnie z twojej firmy duże pieniądze? Czym się przede wszystkim kierować?

Nie pracownicy, a stanowiska

Spójrz na twoją firmę przez pryzmat konkretnego stanowiska lub działu. Może warto przeprowadzić drobiazgową i rzetelną analizę ekonomiczną tego, które ze stanowisk przynosi firmie najmniejsze korzyści. Do czego się najwięcej dopłaca? Jeśli już wiesz, które prace można zredukować, prześledź rzetelnie wniesiony przez potencjalnego kandydata do zwolnienia wkład, staż i jego sytuację rodzinną.

Może zamiast redukcji stanowisk, można by je zmodyfikować. Zastanów się, czy twoi pracownicy są na tyle elastyczni, aby w miarę szybko się przekwalifikować. Jeśli jednak przeprowadzasz terapię odchudzającą w firmie, zwróć uwagę na zmodyfikowane przepisy (weszły w życie od 1 lipca 2004) odnośnie zwolnień grupowych i indywidualnych.

ZOBACZ WIĘCEJ!

Fragment pochodzi z poradnika Marcina Aszyka i Björna Lundena
pt.: „Pracownicy. Praktyczny poradnik dla pracodawcy”.

Poradniki wydawnictwa BL Info różnią się od większości innych tego typu publikacji. Są napisane w taki sposób, by były zrozumiałe i praktyczne – zgodnie z zasadą TRUDNE SPRAWY W PROSTY SPOSÓB. Wiedzę, którą Czytelnik nabywa dzięki naszym poradnikom, może on zawsze wykorzystać w praktyce. Mimo że piszemy w sposób, który ułatwia zrozumienie wszystkich informacji, nigdy nie idziemy na skróty – nigdy nie robimy tego kosztem jakości i rzetelnych informacji. Dodatkowo zamieszczamy informacje o zmianach w przepisach podatkowych i prawnych na naszej stronie internetowej www.blinfo.pl. Dostęp do aktualizacji jest bezpłatny. W ten sposób poradniki BL są aktualne przez długi czas.

Wydawnictwo BL Info Polska

Administratorem Twoich danych jest Bonnier Business (Polska) sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Twoje dane będą przetwarzane w celu zamieszczenia komentarza oraz wymiany zdań, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na umożliwieniu użytkownikom wymiany opinii naszym użytkownikom (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zamieszczenia komentarza. Dalsze informacje nt. przetwarzania danych oraz przysługujących Ci praw znajdziesz w Polityce Prywatności.