Zwolnione od podatku dochodowego świadczenia pracownicze

Bezpieczeństwo i higiena pracy są bardzo istotnymi elementami w każdej firmie. Bardzo często kontrolowane wymagają od pracodawcy nieustępliwego dostosowania się do obowiązujących przepisów. W ich imię pracodawca powinien zapewnić swym pracownikom, w zależności od pracy, jaką wykonują oraz od warunków, w których ona ma miejsce – odpowiednią odzież, obuwie, zabezpieczenia w postaci kasków itd.

BHP

W myśl art. 21 ust.1 pkt.11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego.

Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca zobowiązany jest zapewnić swym pracownikom godne, czyste i bezpieczne warunki pracy. Dlatego też powinien dostarczać pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej, zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników, które występują w środowisku pracy, powinien też zapewnić nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania wynikające z Polskich Norm. Pracodawca powinien postąpić tak w każdym przypadku, w którym istnieje przypuszczenie, iż odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ustalając z zakładową organizacją związkową warunki pracy i bhp na poszczególnych stanowiskach, pracodawca może wnioskować o używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego na stanowiskach, na których jest to możliwe. Także i w takiej sytuacji muszą one spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy.

Bez związków

Zdarza się, że w danym przedsiębiorstwie nie działają związki zawodowe. Wówczas ustalenia takie dokonywane są w porozumieniu z pracownikami wybranymi w tym celu przez załogę. Nie dotyczy to stanowisk, na których praca wiąże się z obsługą maszyn i urządzeń technicznych, a także powoduje intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi.

Zgodnie z art. 2377 § 4 kodeksu pracy w sytuacji, kiedy pracownik używa własnej odzieży i obuwia roboczego, to pracodawca zobowiązany jest do wypłacania mu ekwiwalentu pieniężnego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Dodatkowo zobowiązany jest zapewnić, aby przekazywane pracownikom środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe. Pracodawca ma również obowiązek prania, konserwacji, naprawy, odpylania oraz odkażania tej odzieży i obuwia roboczego. Jeżeli tego nie może zapewnić, to czynności te mogą być wykonywane przez pracowników za jego zgodą, ale w zamian pracodawca jest zobowiązany do wypłacania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez nich kosztów.

Z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy wynika jasno również sprawa posiłków profilaktycznych. Wydawane nieodpłatnie powinny być one pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych.

Zwolnienie podatkowe dotyczące tych świadczeń pracowniczych nie jest objęte żadnym z limitów. Zwolnione od podatku są wszystkie udokumentowane kwoty wydawane na świadczenia bhp. Dodatkowo świadczenia te muszą być realizowane przez pracodawcę zgodnie z przepisami bhp. Jeżeli jednak ekwiwalenty wypłacane w zamian za te świadczenia przekraczają faktyczne wydatki ponoszone przez pracownika, np. w związku z praniem odzieży roboczej, to nadwyżka ponad te koszty podlega opodatkowaniu.

Posiłki profilaktyczne

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest do wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych, jeżeli pracują oni w uciążliwych i utrudnionych warunkach. Świadczenia te wynikają bezpośrednio z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenia tego typu objęte są zwolnieniem podatkowym.

Zwolnienie dotyczy świadczeń związanych z wydaniem posiłków i napojów, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Jeżeli świadczenia te nie wynikają z przepisów bhp, to wówczas zastosowanie ma art. 12 ust. 1 pkt12 tej samej ustawy. Stwierdza się w tym przepisie, iż wolna od podatku dochodowego jest wartość napojów bezalkoholowych oraz posiłków wydawanych pracownikom do spożycia wyłącznie w czasie wykonywania przez nich pracy, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 4 kwietnia 2002 roku zwolnienie podatkowe obejmuje wartość posiłków spożywanych w stołówce zakładowej prowadzonej przez pracodawcę lub inną wyspecjalizowaną jednostkę organizacyjną na zlecenie pracodawcy, z wyjątkiem ekwiwalentu za te posiłki.

Dotyczy to sytuacji, w których pracodawca wydaje posiłki swoim pracownikom wyłącznie w czasie wykonywania przez nich pracy (bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu). O zastosowaniu zwolnienia przesądza łączne spełnienie określonych przesłanek. Napoje bezalkoholowe oraz posiłki muszą być faktyczne przeznaczone do spożycia oraz wydane pracownikom.

Gdy ekwiwalent zamiast posiłku

Od 1 stycznia 2003 r. zwolnienie jest dopuszczalne, gdy pracownik otrzymuje ekwiwalent zamiast posiłku, przy czym ów ekwiwalent nie jest zwolniony z podatku. Zwolnienie ma zastosowanie wyłącznie do posiłków spożywanych i wydawanych przez pracowników, do których obowiązków należy przygotowanie i ich wydanie oraz nadzór nad tymi czynnościami. Dodatkowo dotyczy ono innych pracowników, jeżeli otrzymanie tych posiłków wynika z odrębnych ustaw lub aktów wykonawczych wydanych na podstawie tych aktów, np. na podstawie przepisów kodeksu pracy.

Zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli wydanie posiłków przez pracodawcę wynika z układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagrodzenia. Jednak wysokość świadczenia objętego zwolnieniem nie może przekroczyć miesięcznie jednej czwartej kwoty najniższego wynagrodzenia za pracę, ogłaszanego za grudzień roku poprzedzającego rok podatkowy.

Zwolnieniem tym są objęte wartość bonów, talonów, abonamentów wymienialnych na posiłki. Zwolnienie nie obejmuje wartości napojów i posiłków wydawanych osobom niebędącym pracownikami lub wydawanych poza godzinami i miejscem wykonywania pracy, jak również wartość posiłków o ustalonym prawie do ekwiwalentów. Wysokość tego zwolnienia podatkowego określa kwota nieprzekraczająca jednej czwartej kwoty najniższego wynagrodzenia, ogłaszanego na podstawie odrębnych przepisów, za grudzień roku poprzedzającego rok podatkowy. Zwolnienie to ma zastosowanie także wtedy, gdy pracodawca zawrze z jednostką specjalizującą się w przygotowywaniu posiłków umowę, której przedmiotem będzie wydawanie pracownikom napojów bezalkoholowych i wyłącznie gotowych posiłków.

Co z bonami?

Oprócz posiłków i napojów profilaktycznych, wolna od podatku dochodowego jest również wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych oraz artykułów spożywczych w przypadku, gdy pracodawca, pomimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z art. 21 ust. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku otrzymywania przez pracownika świadczeń związanych z wyżywieniem, przysługiwać będzie mu zwolnienie tylko z jednego tytułu. Jeżeli pracownik otrzymuje zwolnione od podatku posiłki profilaktyczne lub talony uprawniające do ich uzyskania, to nie może jednocześnie korzystać ze zwolnienia obejmującego np. bony na napoje bezalkoholowe. W konsekwencji te następne świadczenia zaliczane będą przez pracodawcę do przychodu podlegającego opodatkowaniu. O zwolnienie poszczególnych świadczeń decyduje kolejność ich realizacji.

Zgodnie z przepisom kodeksu pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dla załóg pływających, po morzu, rzece, oceanie itd. przysługują również posiłki pracownicze, w postaci napojów bezalkoholowych oraz posiłków regeneracyjnych lub profilaktycznych. Wyżywienie tej grupy pracowniczej jest również zwolnione z podatku dochodowego. Zwolnienie to obejmuje kwoty strawnego wypłacane załogom pływającym w zamian za bezpłatne wyżywienie. Świadczenia tego typu korzystają ze zwolnienia podatkowego do wysokości nie przekraczającej dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom czasowo przeniesionym. Wysokość dodatku za rozłąkę określana jest przez przepisy zarządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (MP nr 32, poz. 258 z późn. zm.).