Lista obecności pracownika w pracy jako kluczowy element funkcjonowania firmy. Sprawdzamy jak ją prowadzić

Efektywne zarządzanie czasem pracy i obecnością pracowników jest kluczowym elementem funkcjonowania każdej firmy. Lista obecności pracownika w pracy to narzędzie niezbędne do monitorowania frekwencji oraz rozliczania czasu pracy. Właściwe jej prowadzenie w firmie pozwala na dokładne podsumowanie obecności pracownika, identyfikację nieobecności oraz monitorowanie spóźnień.

Istnieje wiele metod prowadzenia ewidencji – od tradycyjnej papierowej listy obecności, poprzez listy obecności w formacie Excel, aż po zaawansowane elektroniczne systemy ewidencji. Dzisiaj podpowiemy, jak prowadzić listy obecności pracowników.

Lista obecności pracownika w pracy

Lista obecności pracownika to kluczowe narzędzie służące do monitorowania obecności i nieobecności zatrudnionych w przedsiębiorstwie osób. Może przybierać różne formy, od tradycyjnych papierowych dokumentów po nowoczesne elektroniczne systemy.

Warto od razu zwrócić uwagę na pewną przewagę, jaką ma elektroniczna lista obecności nad tą papierową, ponieważ umożliwia szybkie generowanie raportów i zapewnia zgodność z przepisami RODO. Wzory listy obecności są różnorodne, a ich wybór zależy od specyficznych potrzeb organizacji.

Czy listy obecności pracowników są obowiązkowe?

Lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa. Jak wynika z Art. 149 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Mimo to większość właścicieli firm skrupulatnie wypełnia listy obecności, ponieważ później jest ona cennym źródłem informacji o przepracowanych godzinach i nieobecnościach pracowników. Niekiedy nawet specjaliści ds. kadry i płac przepisują dane z papierowej listy obecności do elektronicznej ewidencji czasu pracy albo porównują je między sobą, aby ograniczyć ryzyko pomyłek przed wypłatą wynagrodzenia.

Przepisem uzasadniającym prowadzenie listy obecności jest Art. 1041 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy. Wynika z niego, że pracodawca powinien uwzględnić w regulaminie pracy sposób potwierdzania przez pracowników faktu przybycia do firmy i obecności w danym dniu. Możliwym rozwiązaniem jest omawiana w artykule lista obecności.

Przechowywanie list obecności nie jest regulowane przepisami prawa. W związku z tym można przyjąć, że długość tego okresu wynosi 3 lata. Po tym czasie roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu.

Warto przeczytać: Badania okresowe pracowników. Kogo obowiązują i co warto o nich wiedzieć?

Lista obecności w pracy – co powinno się na niej znaleźć?

Pracownicza lista obecności powinna zawierać takie elementy jak:

• imię i nazwisko pracownika,
• godzina przybycia do pracy,
• godzina zakończenia pracy,
• data,
• podpis pracownika potwierdzający obecność w pracy.

Nie wiesz, jak w prawidłowy sposób prowadzić pracowniczą listę obecności w firmie? Okazuje się, że wcale nie musisz tworzyć jej samodzielnie. W internecie bez problemu znajdziesz darmowy wzór listy obecności do pobrania i wypełnienia.

Tradycyjna lista obecności i elektroniczna lista obecności

Tradycyjna lista obecności dla jednego pracownika często przybiera formę papierową, taką jak specjalna karta monitorowania czasu pracy. Tego typu dokumentacja pracownicza wymaga manualnego wypełniania listy obecności, co może być czasochłonne i podatne na błędy. Przechowywanie list obecności w formie papierowej również wiąże się z wyzwaniami związanymi z przestrzenią i bezpieczeństwem danych.

Z kolei elektroniczna lista obecności oferuje nowoczesne narzędzia ewidencjonowania, takie jak lista obecności w formacie excel czy dedykowana lista obecności online, która umożliwia automatyczne generowanie list i podsumowanie obecności pracownika. Zapewnia lepsze przechowywanie danych i zgodność z przepisami prawa, jednocześnie oferując elastyczność i wygodę użytkowania.

Jak prowadzić listę obecności offline i online?

Poszczególne aspekty czasu pracy uwzględniane na liście obecności można odnotowywać np. w arkuszu kalkulacyjnym na dysku Google, do którego będą mieć dostęp wszyscy pracownicy. Inne dostępne możliwości to:

• odbijanie kart na czytnikach znajdujących się przy wejściach do firmy,
• skanowanie kodów QR za pomocą aplikacji zainstalowanej na smartfonach pracowników,
• zgłaszanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy na specjalnym kanale w komunikatorze online,
• ustne potwierdzanie przybycia do firmy, np. w dziale kadr.

Lista obecności pracownika a ewidencja czasu pracy – różnice

Trzeba wyraźnie podkreślić, że lista obecności służy do monitorowania frekwencji oraz czasu pracy i rozliczania nieobecności, ale nie jest tym samym co ewidencja czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy zawiera o wiele więcej szczegółowych informacji dotyczących przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników, w tym przepracowane godziny, nadgodziny, pracę w niedziele i święta czy wykorzystany urlop. Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy leży na każdym pracodawcy.

Lista obecności i elastyczny czas pracy

Lista obecności odgrywa istotną rolę w zarządzaniu elastycznym czasem pracy, umożliwiając precyzyjne monitorowanie godzin pracy pracowników mimo zmiennego grafiku. Tradycyjne, jak i elektroniczne listy obecności pozwalają na łatwe rejestrowanie i podsumowanie obecności pracownika, niezależnie od indywidualnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dzięki temu pracodawcy mogą skutecznie prowadzić ewidencję czasu pracy, monitorować przestrzeganie ustalonych norm oraz dostosowywać zarządzanie zasobami ludzkimi do potrzeb firmy, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami prawa pracy.

Lista obecności pracownika w pracy – korzyści prowadzenia

Do najważniejszych zalet prowadzenia listy obecności pracowników należą:

• precyzyjne monitorowanie czasu pracy – umożliwia dokładne rejestrowanie godzin pracy oraz monitorowanie obecności i nieobecności pracowników,
• zgodność z przepisami – pomaga w spełnianiu obowiązków ewidencyjnych zgodnie z kodeksem pracy i przepisami RODO,
• usprawnienie rozliczeń – ułatwia rozliczanie wynagrodzeń, nadgodzin i innych świadczeń związanych z czasem pracy,
• efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi – dostarcza danych potrzebnych do analizy frekwencji, planowania grafików i optymalizacji zasobów,
• redukcja błędów – minimalizuje ryzyko błędów dzięki automatycznemu generowaniu raportów i podsumowań,
• bezpieczeństwo danych – zapewnia lepsze przechowywanie i ochronę danych osobowych pracowników.

Lista obecności a RODO

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy leży po stronie pracodawcy, natomiast pracownik w świetle prawa musi potwierdzić swoją obecność w pracy w formie pisemnej lub elektronicznej. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy pracodawca powinien przedstawić pracownikowi formę listy obecności: pisemną lub elektroniczną.

Według nowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych zabronione jest przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia, gdyż są to dane wrażliwe. Nie mogą więc na liście znaleźć się przyczyny nieobecności takie jak choroba, zasiłek macierzyński czy zasiłek opiekuńczy. Rozliczenia nieobecności odbywają się w ewidencji czasu.

Warto przeczytać: Referencje dla pracownika. Czy list polecający jest obowiązkowy i jak poprawnie go napisać?