Freelancing zmienia się za sprawą KSeF. Jak sobie z tym poradzić?

Niespełna 40% freelancerów to osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Za sprawą KSeF wystawienia faktury wymaga już znacząca część ich klientów. W związku z tym o rozpoczęciu współpracy może zacząć decydować jasność dotycząca sposobu rozliczenia.

Freelancing może stać się trudniejszy dla wykonawców, którzy funkcjonują poza klasycznym modelem B2B. Z branżowych danych wynika, że jest to większość tego rynku. Tylko 37,9% freelancerów prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Ci, za sprawą KSeF mogą na trwałe znaleźć się na uprzywilejowanej pozycji względem swoich konkurentów.

Nowy system sprawił, że większość przedsiębiorców jest już objęta obowiązkiem wystawiania faktur za jego pośrednictwem. Śmiało można założyć, że należą do nich klienci freelancerów. Z uwagi na taką cyfryzację księgowości mogą oczekiwać oni jasnej deklaracji dotyczącej sposobu rozliczenia jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

Freelancing z kluczową zmianą

Okazuje się, że KSeF może ugodzić w dotychczas kluczowe atuty rynku freelancingu. Skorzystanie z tej formy współpracy cechuje się szybkością realizacji zlecenia. Oprócz tego jej atutem była duża elastyczność. Cyfrowa księgowość sprawia, ze freelancerzy będą w pewnym stopniu zmuszeni, by do tych zalet dodać prostotę rozliczenia. W przeciwnym wypadku wraz ze wspomnianymi atutami, stracą także klientów.

„Rynek freelance przez lata sprzedawał szybkość i elastyczność. KSeF dopisuje do tego trzeci warunek: przewidywalność. Klient biznesowy nie chce ryzykować, że projekt zostanie wykonany, ale płatność utknie na etapie dokumentów. Dla freelancera rozliczenie staje się częścią oferty” – komentuje Oleg Topchiy, założyciel Freelancehunt.

Dojrzeć także do KSeF

Z danych Freelancehunt wynika, że 39,3% realizowanych w tej branży współprac przekracza wartość 5 tys. zł. W ubiegłym roku klientami freelancerów były w większości: małe i średnie firmy (45%), mikroprzedsiębiorstwa (35%) oraz duże firmy (25,7%). Już te dwie informacje sprawiają, że faktura staje się naturalnym elementem współpracy, a nie tylko końcową formą rozliczenia.

Eksperci podkreślają zmianę, jaką przez lata przeszedł krajowy rynek. Freelancing obecnie jest formą, za pośrednictwem której można podjąć współpracę z doświadczonymi specjalistami i realnie wpłynąć na skalowanie swojego biznesu. Dojrzałość rozwiązań, które oferuje ta forma współpracy wciąż nie zawsze idzie jednak w parze z procedurą rozliczeń.

Raport Freelancehunt pokazuje, że aż 42,9% freelancerów nie wie, w jaki sposób może rozliczać się z klientami bez prowadzenia własnej firmy. Współczesne realia sprawiają, że to może rodzić poważny problem, również w konkurowaniu z innymi freelancerami.

„Najłatwiej stracić zlecenie nie przez brak kompetencji, ale przez brak odpowiedzi na proste pytanie klienta: jak to rozliczymy? KSeF przyspiesza moment, w którym freelancer musi mieć tę odpowiedź. Firmy będą coraz mniej cierpliwe wobec niejasnych rozliczeń, bo same funkcjonują w coraz bardziej kontrolowanym obiegu dokumentów […] W praktyce freelancer może przegrać nie dlatego, że jest słabszy merytorycznie, ale dlatego, że klient szybciej rozliczy projekt z kimś innym. Przy współpracy z firmami formalności zaczynają być częścią konkurencyjności ” — mówi Valentyn Ziuzin, prezes zarządu Freelancehunt.

Własna działalność, ale nie tylko

Z tego powodu uprzywilejowani już na starcie stają ci z freelancerów, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Dla osób, które z różnych względów nie decydują się na ten krok, istnieją jednak alternatywy.

W określonych przypadkach jest nią działalność nierejestrowana. Zgodnie z przepisami limit, który uprawnia do jej prowadzenia jest ustalany kwartalnie. Jego wartość odpowiada odpowiada 225% minimalnego wynagrodzenia brutto z pracę. W 2026 roku dla płacy minimalnej w wysokości 4806 zł wynosi on 10.813,50 zł.

Inną możliwością jest skorzystanie z usług platform pośredniczących, takich jak Useme, czy Freelancehunt. W przypadku drugiego z tych podmiotów usługa „Faktura bez firmy” umożliwia legalne rozliczenie współpracy bez konieczności zakładania działalności.

Mimo zmian na rynku freelancingu widać więc, że funkcjonowanie w tej branży w oparciu o jednoosobową działalność gospodarczą wciąż nie jest konieczne. By nie wpłynąć negatywnie na swoją konkurencyjność, niezbędne jest jednak dostosowanie się do branżowych zmian.

Raport badawczy „Portret Freelancera 2025” został opracowany na podstawie badania zrealizowanego w grudniu 2025 roku. Zastosowano metodę ankiety online na próbie N=1100 aktywnych freelancerów. Badanie objęło Polskę oraz zagregowany region Europy Środkowo-Wschodniej (EŚW).