Klasycznym sposobem realizacji potrzeb pracowniczych jest tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Obowiązujące przepisy umożliwiają jednak pracodawcom rezygnowanie z tworzenia tego funduszu na rzecz wypłaty świadczeń urlopowych. Obowiązki pracodawcy zależne są od liczby pracowników zatrudnionych na pełne etaty 1 stycznia danego roku kalendarzowego, zaś granicę stanowi tutaj zatrudnianie co najmniej 20 pracowników.
Cel funduszu
Celem Funduszu jest finansowanie działalności socjalnej oraz dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, o czym stanowi art. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca jest administratorem Funduszu, ale nie może on wydatkować środków na inne cele niż te, dla których Fundusz został utworzony oraz niezgodnie z regulaminem Funduszu. Nie można też łamać zasad przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, a więc świadczenia powinny korelować z sytuacją życiową, rodzinną i materialną uprawnionych.
Niedopuszczalne jest także przeznaczanie środków Funduszu na rekreację i wypoczynek poza granicami kraju, finansowanie dojazdów pracowników do pracy, opłacanie zakładowej opieki medycznej, szczepienia ochronne, finansowanie szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników, zbiorowe żywienie pracowników (zakładowe bary i stołówki), składki na ubezpieczenia zdrowotne, różne formy ubezpieczeń życiowych i emerytalnych, nowe inwestycje socjalne (z wyjątkiem finansowanych z przychodu ze sprzedaży zakładowych obiektów socjalnych), koszty obchodów świąt resortowych i branżowych.
Ilu podwładnych?
Ustalając liczbę pracowników, nie uwzględnia się chałupników oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej nieprzerwanie co najmniej przez 30 dni, ponieważ osoby te nie są pracownikami. Natomiast osoby te wlicza się przy ustalaniu liczby zatrudnionych w celu dokonania odpisów na Fundusz, zgodnie z wyraźnym postanowieniem rozporządzenia z dnia 14 marca 1994 r.
W szczególny sposób traktowani są pracodawcy ze sfery budżetowej. Pracodawcy będący jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi i gospodarstwami pomocniczymi jednostek budżetowych, o których mowa w art. 18-10 ustawy o finansach publicznych, tworzą bowiem Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Ponadto odrębne zasady w zakresie korzystania ze świadczeń socjalnych dotyczą nauczycieli i pracowników cywilnych zatrudnionych w resortach „mundurowych”.
Ustawowy limit: 20 osób
Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązani do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Jednak mogą oni w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli nie są objęci układem – w regulaminie wynagradzania – postanowić o niższej niż ustawowa wielkości odpisu na zakładowy fundusz socjalny oraz nietworzeniu w ogóle Funduszu.
Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub rezygnacji z tworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z przedstawicielem załogi specjalnie wyłonionym przez pracowników do reprezentowania ich interesów (art. 4 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).
Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określają sposobu wyboru takiego reprezentanta przez załogę. Można więc go wyłonić, np. za pomocą głosowania. Nie określono również trybu informowania pracodawcy o wyborze delegata. Wystarczy zatem ustne poinformowanie pracodawcy o fakcie delegowania danej osoby przez załogę.
Poniżej 20 osób
Pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dobrowolnie utworzyć Fundusz lub wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Jeżeli jednak nie zdecydują się na taką działalność socjalną, muszą poinformować o tym pracowników.
W przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, informację w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zamieszcza w tych aktach.
20 osób zatrudnionych w rzeczywistości
Pracodawca, który zatrudnia faktycznie co najmniej 20 pracowników, ale w przeliczeniu na pełne etaty mniej niż 20 i nie jest objęty układem zbiorowym pracy, postanowienie w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Zapis taki może mieć następującą treść: „Pracodawca nie tworzy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i nie wypłaca świadczenia urlopowego”. Jednak w celu uniknięcia częstych zmian regulaminu wynagradzania pracodawca może zamieścić postanowienie warunkowe, że utworzy Fundusz, gdy stan zatrudnienia na 1 stycznia będzie wynosił co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W takim przypadku w regulaminie wynagradzania można zamieścić zapis, zgodnie z którym pracodawca nie tworzy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i nie wypłaca świadczenia urlopowego, w sytuacji gdy stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia każdego roku kalendarzowego jest niższy niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Dobrze jest też zamieścić klauzulę, zgodnie z którą jeżeli stan zatrudnienia wynosi co najmniej 20 pracowników, pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i wydaje regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
Rezygnacja z Funduszu a zasady wynagradzania
Pracodawca musi uzgadniać treść regulaminu wynagradzania z zakładową organizacją związkową (jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, lecz organizacja międzyzakładowa, to należy z nią dokonać ustaleń). Natomiast gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, wówczas, co do zasady, regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jednak inaczej należy postąpić w przypadku postanowień regulaminu wynagradzania dotyczących rezygnacji z tworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego. Te postanowienia wymagają bowiem – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (ani międzyzakładowa organizacja związkowa) – uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 4 ust. 3 i 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Uzgodnienie dotyczy wyłącznie ww. postanowień, a nie całego regulaminu wynagradzania.
Regulamin – wspólne dzieło pracodawcy i organizacji związkowej
Pracodawca uzgadnia regulamin Funduszu z zakładową organizacją związkową (art. 27 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek przedstawić zakładowej organizacji związkowej projekt regulaminu. Jeżeli u pracodawcy działa kilka zakładowych organizacji związkowych, regulamin funduszu należy uzgodnić ze wspólną reprezentacją związkową, a nie oddzielnie z poszczególnym organizacjami.
Dysponowanie przez pracodawcę środkami Funduszu, bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, uprawnia te organizacje do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz Funduszu rozdysponowanych kwot.
Związki zawodowe mogą wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków, które pracodawca wydatkował niezgodnie z przepisami ustawy, lub o przekazanie należnych środków na Fundusz.
Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, powinny one uzgodnić wspólne stanowisko w sprawie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Uzgodnienie oznacza akceptację całego tekstu regulaminu przez organizację związkową i jest pojęciem szerszym niż konsultacja. W razie nieuzgodnienia regulaminu pracodawca nie może go wydać. Jeżeli w ciągu 30 dni organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p. nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska, decyzję w sprawie regulaminu Funduszu podejmuje samodzielnie pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych).
Takie same zasady obowiązują, gdy pracodawca musi ustalić regulamin Fundusz w uzgodnieniu z międzyzakładową organizacją związkową. Zgodnie bowiem z art. 27 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych, regulamin Funduszu ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Przepis ten wprost dotyczy tylko zakładowej organizacji związkowej, ale na podstawie art. 34 par. 1 ustawy o związkach zawodowych, stosuje się go również do pracodawcy objętego działaniem międzyzakładowej organizacji związkowej.
Paweł Sankowski