Moja siostra pracuje w niewielkim zakładzie (23 osoby) na stanowisku administracyjnym oraz rozliczeniowym. Bardzo często mają też tam dostawy towarów, które ona odbiera i od razu płaci za nie kurierowi, dlatego też dla ułatwienia, aby szef nie musiał codziennie nosić gotówki w kieszeni, poprosił ją, aby założyła konto bankowe na siebie, czyli prywatne (tylko tak jest to możliwe w placówce, gdyż jakby miało by być na szefa, to musiałby być osobiście, a to już utrudnienie z tego co wiem …) i na to konto szef codziennie przelewa z firmowego konta odpowiednią potrzebną na przesyłki kwotę tj. (2000 zł, 5000 zł, a nawet 15 000 zł), które to właściwie od razu są wypłacane z bankomatu i lądują w kasie przygotowane na dostawy. Martwię się o siostrę. Czy ona w razie kontroli US nie będzie mieć problemów? W końcu te codziennie wpłaty po jakimś czasie tworzą dość dużą kwotę, która tak naprawdę nie jest nigdzie odprowadzana. Czy ma się o co martwić? Na wyciągach bankowych te pieniądze pochodzą z konta firmowego z nagłówkiem zakładu pracy.
Taka czynność powinna przede wszystkim opierać się o udzielone pisemnie (dla celów dowodowych) pełnomocnictwo do działania w imieniu przedsiębiorcy (pełnomocnictwo do poszczególnych czynności lub prokura). Dodatkowo tytuł takiego przelewu powinien wskazywać na cel wykorzystania pieniędzy, by nie zostały one potraktowane jako pożyczka, wynagrodzenie za świadczenie usług itp. Sama nazwa przekazującego środki pieniężne nie jest wystarczająca. Same przelewy między pracodawcą a pracownikiem również od strony zakładu pracy muszą być odpowiednio rozksięgowane. Dowody zapłaty (w tym np. faktury itp.) powinny być każdorazowo przedstawiane pracodawcy do rozliczenia i muszą dokładnie zgadzać się z kwotą zrealizowanych na rzecz pracownika przelewów.
Znacznie prostszym byłoby korzystanie z firmowego konta bankowego z prawem do wypłat środków pieniężnych lub do korzystania z karty płatniczej do wysokości przyznanego przez pracodawcę limitu wypłat.
Podstawa prawna:
Art. 109(1) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93).