W dokumencie przyjęcia wyrobu gotowego błędnie wpisałem cenę wyrobu. Tej partii towaru już dawno nie mam w magazynie. Jak skorygować ten błąd? Poprawić ceny w tym dokumencie nie można – program krzyczy, że dana partia towaru jest już rozdysponowana. Tylko mi nie każcie usuwać wszystkich późniejszych dokumentów. Może jest jakaś inna metoda.
Ewentualne błędy może Pan poprawić przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr, natomiast błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie odpowiedniego dokumentu korygującego wraz ze stosownym uzasadnieniem. Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób oraz chronić przed zniszczeniem. Zapisy księgowe utrwalone na magnetycznych nośnikach danych powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny trwały nośnik danych.
Poprawnie wystawiony dowód księgowy powinien zawierać:
- nr identyfikacyjny;
- określenie rodzaju dowodu (np. faktura VAT, KP, KW, polecenie przelewu, PZ, WZ, RW, OT, LT, lista płac, rachunek za pracę zleconą);
- określenie stron dokonujących operacji, czyli nazwę firmy, adres firmy;
- opis operacji i jej wartość;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – datę sporządzenia operacji;
- podpisy osób: wystawcy dowodu i osoby przyjmującej lub tej, której wydano składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych ze wskazaniem miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodów w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisem osoby odpowiedzialnej za te dyspozycje.
Proszę pamiętać że dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej są podstawą prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych. Na początku nowego roku obrotowego proponujemy przypomnienie podstawowych wiadomości związanych z tym tematem.
Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z póź. zm.)
Przemysław Gogojewicz